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LOGÍSTICA II
LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU
ORGANIZACIÓN
LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN
e. Mantenimiento.-
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Está constituido por los deberes que tiene el almacén,
para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la
organización a la cual pertenece y estos deberes
constituyen las funciones de los elementos que forman el
almacén.
En esta parte se verá lo correspondiente a estos
elementos y cómo deben realizar sus funciones teniendo
en mente siempre la finalidad de la entidad que los
agrupa.
Estos elementos son, los siguientes:
LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN
3.1. Recepción
Este elemento es el encargado de recibir los
artículos que Compras adquiere, ya sea por
solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan los materiales, y su labor
consiste en:
- Descargar
- Desembalar
- Inspeccionar, verificar o chequear
- Ingresar o entregar a los depósitos, informar de su
llegada y elaborar un parte o informe de recepción
e ingreso.
LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN
3.4 Control
Este aspecto del almacenamiento, que se ha considera-
do en el último lugar en el ciclo que estudiamos, se rea-
liza durante todo él, desde la recepción hasta la entrega y
debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo
en los casos cualitativos, en los que es preferible la
intervención de personal especialista y conocedor de las
condiciones.
En muchas empresas por la magnitud de los artículos y
del movimientos de éstos, existe una dependencia
especial separada del almacén que se encarga del control
del movimiento de las existencias.
LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN
LA ZONA DE ALMACENAJE
LA ZONA DE ALMACENAJE
2. ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Dependen del estudio que se haga al respecto y de las
conclusiones que se saquen.
Cada entidad es un problema diferente y requiere su propia
solución.
No es posible establecer un solo patrón o molde.
Es imprescindible estudiar la entidad, su organización, la
distribución de sus dependencias, la situación física,
económica, etc. para poder establecer la forma más
conveniente para la entidad y que permita satisfacer los
objetivos siguientes:
LA ZONA DE ALMACENAJE
3. MEDIOS DE ALMACENAJE
Cuando se organiza o reorganiza un almacén hay
necesidad de contemplar el dotarlo de todos los medios
adecuados para que el servicio que preste sea oportuno y
así pueda cumplir eficientemente su función y la finalidad
que se le tiene asignada.
Al referirse a los medios necesarios del almacén, se quiere
significar todo aquello que ayuda a guardar y conservar
convenientemente las existencias, asegura su
manipulación sin peligro y permita el control en forma
eficiente.
Todo ello requiere de un estudio y una selección.
LA ZONA DE ALMACENAJE
- Cualidades morales.
- Cualidades intelectuales.
- Cualidades físicas.
3.2 Medios Materiales
3.2.1 Locales
Se debe llevar a cabo un estudio de los locales que
se necesitan y las condiciones que cada uno requiere,
de manera de construirlos o adaptarlos a las
necesidades de la entidad y de las existencias que en
ellos se van a almacenar.
El estudio que se menciona, se debe efectuar bajo
dos puntos de vista:
LA ZONA DE ALMACENAJE
a. Tipo de estantería
El tipo de estante a usar, la forma que tendrán, el material
de que estará hecho, las dimensiones, la altura, el ancho
que tendrá, la colocación y distribución dentro del local, etc.
son determinados por los artículos que cada estante
guardará.
No se trata de colocar estantes por ocupar todo el local, ni
de armarlos todos iguales por uniformar la presentación
sino que hay necesidad de efectuar un estudio para
obtener la solución más adecuada y de menor costo.
El estante se construye para el material que se guardará.
LA ZONA DE ALMACENAJE
MANIPULACIÓN DE
MATERIALES
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
1. Movimiento
Los materiales se deben trasladar de un punto de
almacenaje a otro, para lo cual hay que levantarlos,
acondicionarlos, moverlos y, por último posarlos en el
lugar de su utilización o almacenamiento.
2. Tiempo
Juega un papel importante desde el Abastecimiento hasta
la Distribución Física, por que es necesario disponer de
los materiales en el momento oportuno.
3. Cantidad
Se hace necesario asegurar que cada puesto de trabajo
dentro de la línea de producción tenga la cantidad exacta
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
4. Espacio
El espacio significa un costo en la posición, es decir
es lo que cuesta a la empresa el tener los insumos a su
disposición dentro de los almacenes.
Los requerimientos de espacio, así como los medios de
almacenaje, se ven influenciados por el sistema o método
de manipulación y por los equipos de manejo de
materiales con que cuentan, o que adquieren o alquilan
para realizar este.
Estos cuatro aspectos deben tratarse en forma conjunta
para solucionar los problemas relacionados con la
manipulación y darle “calidad” al sistema.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
PRINCIPALES OBJETIVOS
Esta es una función de servicio que tiene efecto directo
sobre los costos y utilidades de la empresa,
constituyéndose por ello en un área a la que siempre hay
que revisar para obtener mejoras en el sistema, los
métodos y procedimientos que se emplean al desarrollar
la actividad, a través del conjunto de sus objetivos y,
también de cada uno de ellos por separado.
Los principales objetivos de la manipulación de
materiales, involucrados en los objetivos logísticos, son
los siguientes:
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
1. Reducir costos
Estos están referidos a los costos relacionados con la
actividad, para lograrlo habrá que actuar sobre:
- Los costos de posesión, a fin de reducirlos.
- La mejor utilización del espacio disponible.
- La productividad para incrementarla.
2. Aumentar la capacidad productiva
Se logrará sólo si aumenta la productividad por
hora/hombre y si se aumenta la eficiencia de los equipos,
mediante la reducción del tiempo de proceso, si se mejora
el control sobre la producción y si se suaviza y aligera el
flujo de trabajo en la planta.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Definidos los objetivos, el paso siguiente es definir las
actividades y funciones para la obtención de las metas y
cuya agrupación y asignación darían lugar a la definición
de los elementos que tendrían la responsabilidad de
manipular los materiales. De esta manera se lograría
esbozar la organización.
Es obvio que la manipulación de materiales tiene más
importancia en unos tipo de actividad económica que en
otros, y la organización de la empresa deberá reflejar
dicha importancia. A continuación se considerarán
algunas normas y factores a tener en cuenta:
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
1. Normas de Organización
Las normas deben entenderse conforme están escritas,
pero cabe la posibilidad de que se les dé varias
interpretaciones en su aplicación, según la situación que
se presente, el ejecutivo o trabajador que la aplique y la
incidencia que tenga en las actividades de quien las
aplica. Por ello es conveniente el control en su aplicación,
para lograr la interpretación más adecuada a la situación
que se presente.
No hay mayor diferencias entre estas y las referidas a
otras operaciones industriales, salvo en el detalle de la
ejecución. Estas, entre otras son:
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
2. FACTORES DE IMPORTANCIA
La manipulación tendrá mayor importancia, según el tipo
de actividad a la que se dedique la empresa y la
organización que adopte estará en función de la
necesidad que el accionar de la empresa tenga del
manejo de los materiales. Existen factores que resaltan la
importancia de la manipulación de materiales en la
organización y que al estudiarlos, ayudan a estructurar a
la empresa de la mejor manera para un desempeño
eficiente de la actividad que se trata en esta parte. Dichos
factores, entre otros son:
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
3. FUNCIONES
Definidos los objetivos, establecidas las normas y los
factores que deben considerarse, a continuación se deben
especificar las funciones y actividades de cada elemento
de la dependencia de manipulación, si es que existe o que
tendrán que desempeñar aquellos que tengan a su cargo
el manejo de los materiales, teniendo en cuenta la
especialización necesaria.
Las funciones que corresponde desempeñar y que deben
estudiarse en sí mismas, al mismo tiempo que en relación
con las necesidades del trabajo a realizar en cada caso
en particular y pueden agruparse en:
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
3.2. Operaciones
Función que tiene la responsabilidad de la ejecución de
los planes de manipulación preparados por ingeniería.
Para ello, lleva a cabo actividades de transporte,
movimiento y control a lo largo del flujo de materiales,
especialmente en lo relacionado con Recepción,
Almacenaje, Proceso y Despacho de los materiales.
El personal que actúa en Operaciones y que asume la
responsabilidad de operar los medios de manipulación,
deberá conocer detalladamente el trabajo por realizar y
las formas correctas de lograr eficiencia en su conjunto,
mediante la utilización de los espacios para acomodar
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
3.3. Entrenamiento
Función que tiene por finalidad reducir los costos de
manipulación y lograr operaciones más eficientes. El
entrenamiento debe estar dirigido tanto a la supervisión y
control, como a la operación y manejo de los medios.
El entrenamiento continuo y planeado, es necesario para
mantener las operaciones de manipulación, en un alto
grado de eficiencia dentro de la organización. Para
cumplir este aspecto se deberá:
a. Disponer de un programa que actualice conocimientos.
b. Contar con material de entrenamiento, preparado
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
PRINCIPIOS DE LA MANIPULACIÓN
Existen hasta cuatro grupos, entre ellos:
1. PLANEAMIENTO
1.1. La manipulación debe planearse de acuerdo a la
economía del conjunto.
1.2. Los conceptos de manipulación deben ser aplica-dos
por todos los elementos de la organización.
1.3. Las instalaciones deben distribuirse para simplificar la
manipulación.
1.4. Responsabilidad centralizada.
1.5. Uso de la tercera dimensión
1.6. Empleo del almacén móvil.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
2. EXPLOTACIÓN
2.1. La manipulación eficiente es segura.
2.2. Debe evitarse la doble manipulación.
2.3. La operación debe realizarse con cargas unificadas
2.4. Usar la gravedad, siempre que sea posible.
2.5. Usar medios mecánicos prácticos, cuando la
gravedad no basta.
2.6. Establecer programas y normas para el
mantenimiento de los equipos.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
3. EQUIPO
3.1. Selección del equipo apropiado.
3.2. Incorporación del equipo al sistema de la empresa
3.3. Coordinación del trabajo.
3.4. Reducción del tiempo de parada de los equipos.
3.5. Normalización de equipos y métodos.
3.6. Flexibilidad del equipo.
MANIPULACIÓN DE MATERIALES
4. COSTO
4.1. Conocimiento de los costos de manipulación.
4.2. Elegir el equipo según el más bajo costo de
manipulación.
4.3. Amortización del equipo en tiempo razonable.
IV UNIDAD
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
EXISTENCIAS O STOCKS
Conjunto de artículos que se guardan en los
almacenes, en espera de ser utilizados o vendidos y
que permiten el abastecimiento en forma regular a los
consumidores sin que se vean afectados por la
discontinuación en la fabricación o por la demora en
la entrega por parte del proveedor.
De acuerdo a esta definición, se puede determinar que las
existencias varían en razón de los ingresos y salidas que
se efectúan, es decir del movimiento de los que adquieren
los artículos y los que utilizan. Esta variación obliga a
mantener una cantidad de cada artículo, que estará
acorde al tiempo de demora.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
CLASIFICACIÓN
Existen diferentes situaciones que pueden presentarse en
relación a ellas y la denominación con que se les conoce,
es decir la clasificación que puede hacerse; sin embargo,
podemos tomar los siguientes criterios en razón de:
a. El uso y el movimiento que tengan.
b. Su situación en relación con el proceso productivo.
c. Su obtención.
Esta clasificación aplicada igualmente a los almacenes
industriales como a los comerciales.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
3) Existencia sobrante
Son aquellos artículos que por alguna razón dejan de
usarse y cuya presencia en el Almacén debe terminar, por
lo que no deben reponerse de ninguna manera. Proviene
de las dos anteriores.
4) Existencia de Recuperación
Agrupa a los artículos ya usados pero que pueden ser
utilizados o adquiridos, aunque muchas veces no sea en
su aplicación inicial.
5) Existencia de protección
Es una cantidad determinada de cada artículo que debe
existir en el Almacén, para afrontar cualquier eventualidad
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
6) Existencia media
Consiste en la media aritmética de las cantidades en un
tiempo determinado, y se refiere a cada artículo que hay
en el Almacén. Generalmente el tiempo que se toma es
de un año, pero se puede fijar en lapsos meno- res.
7) Existencia máxima
Se refiere a la cantidad máxima de cada artículo que debe
existir en Almacén, y que si se sobrepasa resulta
antieconómica.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
b. Según su situación respecto al proceso productivo
1) Artículos necesarios para el proceso productivo
Son los que se necesitan en el Almacén para la
fabricación. Se pueden mencionar a los siguientes:
- Materias primas.
- Artículos semiacabados.
- Artículos de consumo, auxiliares y accesorios.
- Utilaje, aquellos que sirven directamente para
fabricar el producto sin formar parte de él.
(herramientas, montajes, etc.)
- Artículos de mantenimiento.
- Artículos para embalaje.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
c. Según su obtención
Esta clasificación se refiere al lugar donde se puede
adquirir y así tendremos los siguientes:
1) Adquiridas en el exterior, que puede ser:
Locales o extranjeras.
2) Fabricadas por la entidad.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
3. Importancia
Las existencias constituyen la razón de ser de los
almacenes, es decir su base. De los cual se deduce su
importancia.
Se puede decir que siendo también mayor el capital que
se invierte en cualquier negocio, es importante para el que
invierte el dinero.
De lo expuesto, se desprende que el control de las
existencias, es vital para la marcha de cualquier entidad,
bajo todo punto de vista, porque significa el poder
determinar cuántos artículos y que cantidad de cada uno
debemos tener en existencia para abastecer rápidamente
a los consumidores sin tropiezos.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
1. Sistemas de Ubicación
Almacenar artículos, trae consigo la exigencia de saber en
cualquier momento dónde se encuentra cada uno de los
artículos almacenados.
Es parte de la organización del almacén determinar donde
debe colocarse cada artículo y el lugar donde se coloque
debe ser fácil y rápidamente ubicable.
Esto obliga a que se establezca para cada entidad un
sistema de ubicación que permita a cualquier persona
encontrar el artículo que se desea.
Al elaborar un sistema de ubicación, se está
prescindiendo de la memoria del personal
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
2. Código de Ubicación
Establecer un sistema de ubicación, o sea al dividir el
área o zona de almacenamiento, de manera que cada
artículo tenga su lugar, hay que hacer a ésta fácilmente
reconocible y ello se logra empleando símbolos que
identifique los diferentes lugares del área de almacenaje o
sea confeccionado un “CÓDIGO DE UBICA-CIÓN”, lo
que se logra:
a. Distribuyendo la zona o área de almacenaje de acuerdo
a las bodegas o depósitos, plataformas, áreas libres, etc.
que contendrán los artículos.
b. Dentro de cada depósito, se determinan los estantes y
espacio libres que deben existir según los artículos a
EXISTENCIAS O INVENTARIOS
guardar en ellos.
c. En cada estante se determinan los casilleros que tendrán,
los que estarán formados por la intersección de las
columnas e hileras.
d. Los espacio libres se señalarán en igual forma que
los depósitos y los almacenes.
Hecha la distribución se elegirá el sistema de
simbolización a usar, el cual puede ser: alfabético,
numérico, signos y señales o mixtos, procediéndose a
asignar a cada depósito, estante o casillero un símbolo
que lo identifique completamente, de manera que señale
con la mayor exactitud posible el lugar.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS