 Matakuliah: SISTEM ADMINISTRASI

PROYEK ( SAP )
 Tahun : 2014

Administrasi Kontrak
ADMINISTRASI KONTRAK
Setelah proses pembentukan kontrak selesai
menjadi dokumen kontrak maka langkah berikutnya
adalah mengelola eksekusi kontrak yg terdiri dari
aspek teknik dan administratif

 Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari

kegiatan :
1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang
disyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan
sistem arsip
3. Change order dan back charge
4. Klaim
5. Pengelolaan pembayaran
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
Diantara dokumen yang penting adl
1. Surat2 tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran,
dan subkontrak
2. Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive
General Liability

1. TANDA JAMINAN
Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya
jaminan yg melindungi dari akibat2 y9 terjadi karena kontraktor tidak
melanjutkan pekerjaan/tidak melaksanakan pembayaran kpd
subkontraktor/rekanan

 MACAM JAMINAN :
 Jaminan LELANG (bid band)
 Jaminan KINERJA (performance bond)
 Jaminan PEMBAYARAN (payment bond)
 Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN LELANG (bid bond)
 Tujuan jaminan lelang adl untuk melindungi pemilik dari kerugian
keuangan yg terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri

 Mekanismenya, peserta lelang diwajibkan menyerahkan tanda jaminan

berupa garansi bank kpd pemillik pd saat menyerahkan proposal

 Tanda jaminan tsb memberikan hak kpd pemilik untuk menarik sejumlah
dana yg ditentukan besarnya atas beban peserta lelang, bila oleh satu
dan lain sebab tidak bersedia menerima pekerjaan yg telah
dimenangkan

 Tanda jaminan lelang tsb akan dikembailkan kpd masing2 peserta jika
proses lelang telah diakhiri dengan ditunjuknya pemenang
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN KINERJA (performance (bond)
 Tujuan jaminan kinerja adl untuk melindungi
pemilik thd kemungkinan kontraktor tidak dapat
memenuhi kewajiban seperti telah ditentukan dlm
kontrak,
mis : menghentikan pekerjaan karena kesulitan
keuangan

 Dalam kasus ini pemilik berhak menarik dana yg

dijaminkan dari badan atau perusahaan penjamin
untuk membayar pekerjaan yang dilakukan oleh
pihak ketiga atas prakarsa pemilik, melanjutkan
pekerjaan yang ditinggalkan oleh kontraktor
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN PERALATAN
 Suatu jaminan atas berfungsinya peralatan yang telah terpasang di
proyek

 Jaminan tsb dikenal sbg equipment guaranty yg diterbitkan oleh vendor

atau manufacturer yg meliputi jaminan material & mutu pengerjaan
(workmanship), umumnya berlaku selama 1 thn

 Dlm hal ini, kontraktor berkewajiban memperoleh surat pernyataan/

sertifikat jaminan tsb, dan menyerahkan kpd pemilik pd saat proyek
selesai

JAMINAN PEMBAYARAN (payment bond)

 Jaminan pembayaran dimaksudkan untuk melindungi subkontraktor dan
rekanan, jika kontraktor tidak melakukan pembayaran pada waktu dan
jumlah yg telah dijanjikan dalam kontrak antara mereka, sedang barang
dan jasa telah diserahkan & dikerjakan sesuai dengan ketentuan
DOKUMEN YANG DISYARATKAN
JAMINAN SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)
 Dlm hal ini, kontraktor untuk melindungi dirinya dalam
masalah kerugian keuangan yg diakibatkan oleh
subkontraktor yg tidak dapat melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan kontrak yg telah mereka setujui

2. SERTIFIKAT ASURANSI
 Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat
menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd
harta benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian.
 Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus
melindungi diri dengan berbagai macam asuransi
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN
Asuransi tsb terdiri dari :
 Asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau
pemilik
 Asuransi yg melindungi kontraktor dad kehilangan,
kerusakan dan klaim serta liability selama operasi proyek

ASURANSI BUILDER ALL RISK

 Asuransi ini bertujuan melindungi dari kemungkinan adanya
kerusakan yg terjadi pada harta milik proyek
 Jumlah harga yg dihitung didasarkan atas jumlah biaya total
proyek dikurangi harga milik proyek yg dianggap tidak
terkena kerusakan, mis: harga tanah, desain engineering dll
 Umumnya pemilik menentukan pihak kontraktor atau pemilik
sendiri yg akan membeli asuransi in! sedangkan kontraktor
membantu segi administrasi
 DOKUMEN YANG DISYARATKAN
ASURANSI TRANSIT
 Asuransi ini bertujuan untuk melindungi resiko kerusakan atau
kehilangan hak milik proyek - sewaktu dalam perjalanan (transit)

 Termasuk didalamnya adl asuransi barang atau muatan (cargo

insurance) untuk angkutan lewat laut maupun udara

 Proyek perlu mempunyai asuransi transit, yg jumlah harganya sama

dengan harga muatan

 Umumnya pemilik membeli asuransi transit sedangkan kontraktor utama

memroses dan mengajukan kpd pemilik bila timbul klaim

Disamping jenis asuransi tsb diatas masih ads asuransi jenis lain
yaitu mis : comprehensive general liability dan automobile liability
 SURAT MENYURAT & SISTEM
ARSIP MASA PERENCANAAN &
PEMBENTUKAN KONTRAK
Catatan dan arsip gol. ini terdiri
 Suatu catatan dan arsip dari butir2 :
kontrak umumnya  Perencanaan strategi & Jadwa!
dikelompokkan sesuai kontrak
dgn sistematika  Prakuaiifikasi peserta lelang
pengelolaan kontrak  Kerangka acuan & garis baser
yaitu : lingkup proyek
 Masa pembentukan  Rancangan kontrak
 RFT atau dokumen lelang
 Masa eksekusi atau
 Dokumen proposal peserta
pelaksanaan lelang
 Korespondensi,  Hasil evaluasi proposal
Otorisasi, dan  Catatan2 negosiasi & penentuan
Laporan Berkala pemenang
 Dokumentasi  Dokumen kontrak sell termasuk
Keuangan adendum bile ada
 Letter of intent
 SURAT MENYURAT & SISTEM
ARSIP
MASA EKSEKUSI KONTRAK
Catatan dan arsip yg penting pd KORESPONDENSI, OTORISASI, &
katagori ini adl: LAPORAN BERKALA
 Dokumen evaluasi status Mengatur berbagai hal mengenai
kemajuan pekerjaan surat menyurat, serta format, alamat
 Invoice atau faktur dan laporan berkala kemajuan proyek
catatan2 lain untuk (mingguan, bulanan dll) dan sistem
pembayaran berkala penyimpanan arsip
 Pembayaran butir2
reimbursable - Pengajuan DOKUMENTASI KEUANGAN
change order KHUSUSNYA DANA PINJAMAN
 Dokumentasi evaluasi &  Dana untuk membiayai proyek
persetujuan change order sering kali diperoleh dari pihak
 Pembayaran change order luar, seperti bank atau lembaga
 Dokumentasi pembayaran keuangan lain.
change order  Cukup banyak pekerjaan
 Dokumentasi pengajuan serta administrasi yg menyangkut
evaluasi klaim masalah tsb, seperti prosedur
realisasi s/d pembayaran
 Pembayaran 8 sertifikasi kembali & laporan penutupan
asuransi
 Proses & hasil atau pertemuan
audit
MENGELOLA PEMBAYARAN
Untuk merumuskan suatu cara
pembayaran yg dianggap wajar,
perlu dimengerti keinginan
masing2 pihak yg berbeda yaitu :
 Pihak KONTRAKTOR tidak
ingin melakukan pre-financing
pekerjaan yg telah diserahkan
kpdnya sesuai kontrak (tanpa
ada pengaturan khusus
mengenai masalah tsb, seperti
bunga dll)
 PEMILIK bermaksud
membayar hanya untuk
pekerjaan yg telah - selesai
pada waktu ditagih, artinya
membayar sesuai kinerja
DASAR PERHITUNGAN
PEMBAYARAN
Dikenal beberapa cara pembayaran
yg didasarkan atas :
1. Biaya yg sesungguhnya telah
dikeluarkan
2. Kurun waktu tertentu secara
periodik
3. Kemajuan pekerjaan dan kinerja
yg telah dicapai :
4. Metode milestone
5. Metode milestone dan
prosentase penyelesaian
6. Pembayaran berdasarkan
perkiraan pengeluaran bulan yg
akan datang
 MENGELOLA PEMBAYARAN
 KEMAJUAN KINERJA
 BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH PEKERJAAN
DIKELUARKAN Pada kontrak lump-sum kontraktor
Pembayaran kpd kontraktor menagih pembayaran kpd pemilik
diperhitungkan berdasarkan jumlah secara periodik umumnya bulanan
dana yg telah dikeluarkan sampai yg didasarkan kpd pekerjaan yg
pada waktu tertentu (biasanya telah terlaksana atau kinerja
akhir bulan) (performance)

 KURUN WAKTU TERTENTU :  Untuk proyek E-MK (Engineering

SECARA PERIODIK Manufacturing Kontruksi) sering
digunakan milestone clan milestone
Pembayaran dibagi rata secara plus persentasi penyelesaian
periodik (mingguan, bulanan dll)
 MENGELOLA PEMBAYARAN
 PEMBAYARAN
 RETENSI
Prosedur yg umum pada
akhir pelaksanaan kontrak
lump-sum, dimana pemilik
menahan untuk beberapa
waktu sejumlah uang
pembayaran kepada
kontraktor berdasarkan
kemajuan atau prestasi
pekerjaan kontraktor
BERDASARKAN PERKIRAAN
PENGELUARAN BULAN YG
AKAN DATANG
Menurut cara ini, kontraktor
membuat perkiraan pengeluaran
biaya untuk lingkup kerja bulan
yang akan datang dan diajukan
kepada pemilik
Bila ternyata terjadi selisih
karena pengeluaran ternyata
dibawah perkiraan, maka akan
diperhitungkan untuk pengajuan
bulan berikutnya