You are on page 1of 18

ADMINISTRASI

MANAJEMEN
DASAR
KESEKRETARIATAN
OLEH: SYAVIRA A. ALATAS, S.PD
PENGERTIAN

“Administrasi Kesekretariatan dapat diartikan


sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan administrasi
yang dilakukan oleh para sekretaris terhadap
perusahaan dan pimpinannya serta tugas-tugas
bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan perusahaan”
PENGERTIAN (LANJUTAN…)

“Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang


pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan,
terutama untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang akan menunjang kegiatan
menajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional
perusahaan”
FUNGSI SEKRETARIS

1. Merencanakan (Planning)

2. Menyusun (Arranging)

3. Menghimpun (Collecting)

4. Mencatat (Recording)

5. Mengolah (Processing)

6. Mengendalikan (Controlling)

7. Mengirim (Transferring)

8. Menyimpan (Filing)
PROFIL SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Memiliki kompetensi yang tinggi

2. Mampu bertindak proaktif

3. Mambu membuat perencanaan

4. Mampu melaksanakan tugas-tugasnya

5. Tanggap terhadap situasi yang ada

6. Kreatif, inovatif, tidak puas dengan pekerjaan asal selesai

7. Mampu meringankan beban pikiran pimpinan

8. Berpenampilan menarik, menjiwai & mencintai profesinya


KOMPETENSI SEKRETARIS

HARD •Keahlian
COMPETENCY •Pengetahuan

• Kemampuan Organizational
• Kemampuan Komunikasi Verbal

SOFT • Kemampuan Team Work


• Kemampuan Problem Solving
COMPETENCY • Kemampuan Strategis & Diplomatis
• Kemampuan Korespondensi Bisnis
• Kemampuan Analisis
TUGAS SEKRETARIS PERUSAHAAN

1. Tugas Rutin

2. Tugas Khusus

3. Tugas Istimewa

4. Tugas Resepsionis

5. Tugas Keuangan

6. Tugas Sosial

7. Tugas Insidental

8. Tugas Rapat Bisnis


TUGAS-TUGAS RUTIN

1. Surat Menyurat / Korespondensi (Draft & dikte)


2. Menyusun Agenda Kegiatan Pimpinan (Efektif & efisien)
3. Menangani Surat Masuk/Keluar (Buku agenda, kartu kendali,
lembar disposisi, dll.)
4. Kearsipan (Yang memiliki nilai guna Administrasi, Hukum,
Ekonomi, Riset, Pendidikan dan Dokumentasi.)
5. Membuat dan Menyusun Laporan (Cermat, benar, objektif,
lengkap, tegas dan tepat waktu)
6. Menjaga Kebersihan & Kenyamanan (Diri pribadi, Meja kerja
dan ruang kantor pimpinan).
TUGAS-TUGAS KHUSUS

1. Mengkonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau


instansi luar dan surat lain yang bersifat rahasia (Confidential).
2. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan (Pemesanan tiket, hotel,
agenda perjalanan sampai mencatat pengeluaran biaya
perjalanan dinas )
3. Menyusun acara pertemuan bisnis.
4. Mengurus masalah dengan bank, perusahaan lain atau
mendatangi instansi pemerintah untuk mencari informasi.
5. Pembelian kado/cindera mata untuk rekanan bisnis pada even-
even tertentu.
TUGAS-TUGAS ISTIMEWA

1. Membetulkan letak posisi peralatan & perlengkapan pimpinan.

2. Penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

3. Mengingatkan pimpinan membayar iuran, asuransi dari suatu


badan atau instansi.

4. Menghadiri rapat-rapat, sebagai pendamping pimpinan selama


pertemuan bisnis.

5. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu


diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
TUGAS-TUGAS RESEPSIONIS

1. Menangani Telepon (Ramah, sopan, mencatat pesan dan


janji pertemuan)

2. Menangani Tamu Pimpinan (Mengingatkan dan


menyiapkan akomodasi/konsumsi.)
TUGAS-TUGAS KEUANGAN

1. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya:


penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek,
pengambilan uang dari Bank.

2. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas


nama pimpinan.

3. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk


pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-
hari.
TUGAS-TUGAS SOSIAL

1. Mengurusi rumah tangga kantor.

2. Mengakomodir pelaksanaan acara-acara Perusahaan


beserta pengurusan undangannya.

3. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela


sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.

4. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/


keadaan organisasi, product knowledge, budaya
perusahaan tempat bekerja
TUGAS-TUGAS INSIDENTAL

1. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang


termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-
media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.

2. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,


formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

3. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.


TUGAS-TUGAS RAPAT BISNIS

Meeting Checklist:

Before Meeting During Meeting After Meeting Tools

Akomodasi On Time Notulen Alat tulis

Transportasi Absensi Laporan Pointer

Konsumsi Name Tag Follow up Laptop

Agenda Chair Tag LPJ Biaya Meeting Infokus

Absensi Snack / Permen FD / Ex. HD

Undangan Air Mineral Kalkulator

Reminder Pembicara Banner

Pengajuan Biaya Bahan Presentasi Backdrop


KARAKTERISTIK SEKRETARIS

• Low Profile • Interpersonal


• Ambisius Relationship
• Bekerja Cerdas • Pola Berpikir
• Tanggap pada Terpadu
Perubahan • Market Yourself
• Pencari Informasi • Motivasi Tinggi
• Pembentuk Net
Working
SEKRETARIS MASA DEPAN

•BRAIN
•BRAVE
•BEHAVIOR
•BELIEF
•BEAUTY
TERIMA KASIH

You might also like