DELTA CONSULTANT

Disampaikan oleh : Interpretasi Bidang Pendidikan Melalui IWA 2

Kresno Budiyono

1
 JADUAL PELATIHAN

Day 1 Day 2
09.30-12.00 Opening, quality 08.00-10.00 Developing quality
concept , Quality documentation
Assurance & ISO 90001

12.00-13.00 Break 10.00-10.15 Break

13.00-15.00 ISO 9001:2008 10.15-12.00 Group Presentation

requirement

15.00-.15.30 Break 12.00-13.00 Break

13.00-15.00 ISO 9001:2008 13.00-15.00 Implementing &

requirement certification process

15.00-.15.30 Break 15.00-15.30 Conclusions & Action

Plan

15.30-17.00 ISO 9001:2008 15.30-15.40 Closing

requirement

2
National Education
Department
Republic of Indonesia

Pengertian Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi

adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan
berkelanjutan, sehingga stakeholders mahasiswa, orang
tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang,
serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh
kepuasan

3
 MANAJEMEN ORGANISASI SEHAT
KEPEMIMPINAN

LULUSAN
(SCL) KOMPETEN
Efisien Produktif

(KBK) OUTPUT

RELEVAN
JAMINAN
PROSES
KUALITAS
OUTPUT
INPUT JAMINAN JAMINAN
KUALITAS KUALITAS
INPUT PROSES

PERBAIKAN TERUS MENERUS

4
 Kesimpulan :
 Mutu perguruan tinggi yang menilai adalah masyarakat
atas terpenuhinya: societal, industrial, and professional
needs, kepuasan layanan pendidikan, dan kepuasaan
pengguna lulusannya.
 Gatra akademis otonomi perguruan tinggi adalah
kebebasan menentukan pilihan program studi, kompetensi
lulusannya, kurikulum, sesuai dengan visi, misi, dan
kemampuan penyelenggaraannya agar mutu yang
diinginkan dapat tercapai.
 Gatra akademis otonomi perguruan tinggi dan mutu
perguruan tinggi juga menyatu dengan akuntabilitas
penyelenggaraan pendidikan karena masyarakat
menetapkan persyaratan mutu hasil didik dan terlibat
dalam menyusun kurikulum.

5
6
 Apa itu IWA 2 ?

 Panduan bagi organisasi pendidikan dan sejenisnya untuk

implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dalam
hubungannya dengan dan berdasarkan ISO 9001:2008.
 Didokumentasikan sebagai petunjuk untuk organisasi
pendidikan.
 Menjalankan dan perbaikan berkesinambungan pendidikan
kepada pelajar.
 Tidak untuk keperluan sertifikasi atau keperluan kontrak.

7
Perbedaan ISO 9001 &
IWA 2

 ISO 9001:2000, Persyaratan Standar Internasional

untuk Sistem Manajemen Mutu

 8 Prinsip Manajemen
 Generik, dapat diaplikasikan dalam berbagai bentuk organisasi

 IWA 2, Pedoman Internasional untuk Proses

Peningkatan Pelayanan Pendidikan

 8 Prinsip Manajemen seperti ISO 9001

 4 Prinsip Tambahan

8
 The Quality management Principles
in Education Service Organizations
(8 Prinsip Manajemen) + 4 Tambahan
ISO 9001:2008 IWA 2:2007

 Fokus Pelanggan 4 Prinsip Tambahan

 Kepemimpinan  Menambah velue pelajar
 Keterlibatan Personel  Fokus pada nilai sosial
 Pendekatan proses  Kecerdasan dan
 Pendekatan Sistem ke Kecakapan
Manajemen  Otonomi
 Perbaikan
berkesinambungan
 Pendekatan Fakta
 Kerjasama dengan mitra

9
Struktur ISO 9001/ IWA 2

10
11
Sistem Manajemen Mutu

 8 Klausul :  8 Klausul :
1. Lingkup 1. Lingkup

2. Acuan Normatif 2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi 3. Istilah dan Definisi

4. Sistem Manajemen Mutu 4. Sistem Manajemen Mutu

5. Tanggung Jawab Manajemen dalam Organisasi Pendidikan

6. Manajemen Sumber Daya 5. Tanggung Jawab Manajemen

7. Realisasi Produk atau Jasa dalam Organisasi Pendidikan

6. Manajemen Sumber Daya
8. Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan dalam Organisasi Pendidikan
7. Realisasi Layanan Pendidikan

8. Pengukuran, Analisa dan

Perbaikan dalam Organisasi
pendidikan
+ 2 Lampiran

12
Sistem Manajemen Mutu

Tambahan 2 Lampiran :
1. Lampiran A Penilaian sendiri untuk organisasi pendidikan (self
assessment)
2. Lampiran B Contoh Untuk Pendidikan
B. 1 Proses
B. 2 Pengukuran
B. 3 Rekaman
B. 4 Alat (Tools)

13
1. Ruang Lingkup

 Seluruh Fungsi/ Bagian/  Pedoman penerapan sistem

manajemen mutu dalam
Departemen pada
organisasi pendidikan.
Organisasi
 Tidak menambahkan,
 Pengendalian merubah, dan memodifikasi
persyaratan ISO 2001 : 9008
persyaratan-
persyaratan ISO 9001 :
 Tidak diperuntukkan untuk
2008 khususnya pada kontrak, untuk pengecekkan
klausul 7 yaitu Realisasi kesesuaian atau alat untuk
Produk sertifikasi.

14
2. Acuan Normatif

 ISO 2001 : 9001  ISO 2005: 2005 QMS –

Requirement Fundamentals and
Vocabulary

 ISO 18001 : 2005

 ISO 9001 : 2008
Requirements
 ISO 14001

 ISO 18001

15
3. Istilah Dan Definisi

► Organisasi Pendidikan

► Organisasi = Perusahaan (Organisasi yang menyediakan

layanan pendidikan baik yang
dapat berdiri sendiri atau menjadi
► Subkontraktor = Supplier
bagian dari organisasi)

► Penyedia Pendidikan

(Orang yang menyampaikan

pendidikan antara lain berprofesi
sebagai guru, pengajar, trainer,
Doktor, Profesor) 16
4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum 4.1 Pedoman Umum

4.2 Persyaratan Dokumen 4.2 Dokumentasi
4.2.1 Umum 4.2.1 Umum
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
4.2.4 Pengendalian Rekaman

17
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum
 Ditetapkan-Dokumentasi-
Implementasi-Pelihara
 Perbaikan berkelanjutan
 Proses-Identifikasi-Urutan &
Interaksi
 Sumber Daya diperhatikan
 Pengawasan-Pengukuran &
Analisis
Proses Subkontraktor
dikendalikan
4.1 Pedoman Umum
 Identifikasi proses yang terkait
dengan:
 Perencanaan Pendidikan
 Pengembangan Kurikulum
 Penyampaian Pendidikan
 Evaluasi proses pendidikan
 Proses didalam organisasi
pendidikan dapat dilihat dalam
lampiran B.1
 Kesesuaian persyaratan yang
diaplikasikan terhadap
perundang-undangan, peraturan,
dan persyaratan akreditasi
18
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2 Persyaratan Dokumen 4.2 Dokumentasi

4.2.1 Umum 4.2.1 Umum
• Kebijakan Mutu dan Sasaran • Manual Mutu untuk organisasi
Mutu pendidikan mencakup:
• Pedoman Mutu • Istilah dan definisi
• Prosedur yang disyaratkan • Undang-undang & Peraturan
standar • Program Akreditasi
• Dokumen yang diperlukan • Layanan Pendukung
organisasi
• Catatan / Rekaman

19
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2.2 Pedoman Mutu 4.2.2 Pedoman Mutu

 Dokumentasi SMM tergantung  Menggambarkan lingkup dan interaksi
ukuran dan jenis dan pendidikan dengan proses pendukung
kompleksitas  Termasuk rujukan untuk prosedur
yang digunakan dan kriteria lain
 Media dokumentasi (hard dan
berdasarkan SMM
soft copy)
 Deskripsi Pedoman Mutu
 Ruang lingkup & pengecualian
 Kebijakan & Sasaran Mutu
 Peta proses
 Profil organisasi & struktur organisasi
 Tanggung jawab & wewenang
 Acuan prosedur

20
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
 Persetujuan dan Pengesahan
Dokumen
 Peninjauan/ Revisi Dokumen
 Identifikasi Status
 Tersedia, Dapat Dibaca, Dikenali
 Identifikasi Dokumen Eksternal
 Pengendalian Distribusi Dokumen
 Pengendalian Dokumen
Kadaluarsa
4.2.3 Pedoman Mutu
 Pengendalian dokumen eksternal,
peraturan yang relevan,
perundang-undangan, peraturan,
surat edaran pemerintah,
akreditasi, perhatian pihak yang
terkait
 Pengelolaan dan pengendalian
dokumen legal siswa
 Pemeriksaan kecukupan
persyaratan dalam kegiatan
pendidikan
21
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2.4 Pengendalian Rekaman 4.2.4 Pengendalian Rekaman
Identifikasi Nomor Dokumen
Sistem Penyimpanan
Masa Simpan Dokumen
Pemusnahan Dokumen
Pengendalian setiap tahapan
pendidikan
Menetapkan masa simpan
dan pemusnahan sesuai
dengan peraturan
perundang-undangan
Siswa dan rekaman
pembelajaran yang termasuk
dalam petunjuk perlindungan
pribadi tercantum dalam
lampiran B.3 disimpan oleh
organisasi pendidikan
Rekaman yang harus
tersedia lihat Lampiran B.3
22
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen

5.2 Fokus pada Pelanggan 5.2 Fokus pada Pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu 5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Perencanaan 5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.1 Sasaran Mutu
5.4.2 Perencanaan SMM 5.4.2 Perencanaan SMM
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
& Komunikasi & Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab 5.5.1 Tanggung Jawab
Wewenang Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal 5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen 5.6 Tinjauan Manajemen
23
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen Puncak harus:
 Mengkomunikasikan
persyaratan pelanggan
 Memenuhi undang-
undang yang berlaku
 Menetapkan kebijakan
mutu
 Menetapkan Sasaran
Mutu
 Melakukan Tinjauan
Manajemen
 Penyediaan Sumber Daya
 Perbaikan Berkelanjutan
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen Puncak harus:
 Mengidentifikasikan
layanan pendidikan
 Memenuhi kebutuhan dan
harapan siswa
 Perencanaan strategi
organisasi pendidikan
sesuai tujuan jangka
panjang
 Mendorong pemakaian
cara praktis
24
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.2 Fokus Pada Pelanggan 5.2 Fokus Pada Pelanggan

 Persyaratan pelanggan  Persyaratan siswa harus
harus DITENTUKAN dan DITENTUKAN dan
DIPENUHI untuk DIPENUHI untuk
meningkatkan KEPUASAN meningkatkan KEPUASAN
PELANGGAN antara lain KEBUTUHAN
 Tertera pada klausul DAN HARAPAN SISWA
7.2.1, 7.2.3, 8.2.1 serta PERSYARATAN
KURIKULUM

25
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.3 Kebijakan Mutu
 Sesuai dengan tujuan
organisasi
 Komitmen untuk memenuhi
persyaratan
 Dikomunikasikan dan
dimengerti
 Disahkan dan disetujui oleh
Manajemen Puncak
5.3 Kebijakan Mutu
 Konsisten dengan standar
profesional pendidikan,
peraturan pemerintah dan
perundang-undangan,
persyaratan akreditasi dan
kebijakan lainnya
26
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
 Ditetapkan di tingkat fungsi
 Spesifik (S)
 Terukur (M)
 Dapat dicapai (A)
 Realistis (R)
 Ada batas waktu (T)
 Konsisten dengan Kebijakan
Mutu
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
 Terukur dan terintegrasi
dalam sasaran umum
organisasi pendidikan,
spesifikasi layanan
pendidikan termasuk
pengukuran kinerja
(Lampiran B.2)
27
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.4 Perencanaan 5.4 Perencanaan

5.4.2 Perencanaan SMM 5.4.2 Perencanaan SMM
Dibuktikan dengan  Termasuk aktivitas dan
Perencanaan Mutu agar sumber daya yang
organisasi tetap diperlukan untuk
KONSISTEN terhadap: memastikan efektifitas
 Persyaratan sistem Mutu SMM dalam pencapaian
 Persyaratan Pelanggan sasaran
dan Mutu Produk
 Pengendalian perubahan
proses

28
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab &
Wewenang
 Ditetapkan
 Dikomunikasikan dalam
organisasi
5.5.2 Wakil Manajemen
 SMM ditetapkan dan dipelihara
 Melaporkan kinerja SMM ke
Manajemen Puncak
 Memastikan kesadaran tentang
Persyaratan Pelanggan
 Hubungan dengan pihak
pelanggan
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab &
Wewenang
 Termasuk tanggung jawab dan
wewenang yang didelegasikan ke
area fungsional personal yang
terlibat
5.5.2 Wakil Manajemen
 Mengkomunikasikan dengan
siswa dan pihak terkait yang
lain mengenai SMM
29
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.6 Tinjauan Manajemen (TM)
5.6.1 Umum
 Dilakukan periode tertentu
 Rekaman TM dipelihara
5.6.2 Masukan Tinjauan
 Hasil audit & TM lalu
 Umpan balik pelanggan
 Kinerja proses
 Kesesuaian produk
 Status tindakan perbaikan dan
pencegahan
 Perubahan SMM dan saran
perbaikan
5.6 Tinjauan Manajemen (TM)
 Kompleksitas dan tingkat
kekritisan dalam layanan
organisasi pendidikan dan
pendukung merupakan faktor
yang signifikan untuk
kepentingan penentuan frekuensi
tinjauan
5.6.2 Masukan Tinjauan
 Jadwal tinjauan berkala pelajaran
 Hasil evaluasi
 Kepuasan siswa
 Kriteria penilaian
 Penyusunan tinjauan ketika
kurikulum baru dibuat
 Dokumentasi perbaikan dan
desain 30
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.6.3 Keluaran Tinjauan

 Keputusan dan Tindakan

 Perbaikan Efektivitas SMM dan Proses
 Perbaikan produk terkait persyaratan
pelanggan
 Sumber Daya yang diperlukan
 Dikomunikasikan kepada semua personel

31
6. Manajemen Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran &
Pelatihan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran &
Pelatihan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja
32
6. Manajemen Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya

 Menerapkan dan memelihara Organisasi hendaknya:
SMM  Menentukan masukan informasi untuk
 Meningkatkan kepuasan menyusun sumberdaya yang
pelanggan dibutuhkan
 Menjalankan rencana jangka pendek,
6.2 Sumber Daya Manusia
sedang dan panjang
6.2.1 Umum  Melakukan verifikasi dan tugas
Personel harus KOMPETEN penilaian
sesuai dengan:  Menyediakan sumber daya untuk
komunikasi efektif (staf pengajar, staf
 Pendidikan
administrasi, pegawai, siswa)
 Pelatihan  Menyediakan sumber daya untuk
 Keterampilan & pengalaman memastikan kebutuhan siswa
terpenuhi

33
6. Manajemen Sumber Daya
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, &
Kesadaran
 Menentukan kompetensi
personal
 Menyediakan pelatihan
 Menilai efektifitas pelatihan
 Memastikan tugas dan peran
karyawan
 Memelihara rekaman sesuai
Pendidikan, Pelatihan dan
Pengalaman
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, &
Kesadaran
 Organisasi hendaknya
melakukan aktivitas yang
sistimatika yaitu
membandingkan kebutuhan
kompetensi terhadap
persyaratan kurikulum
(Lampiran B.1)
34
6. Manajemen Sumber Daya
6.3 Prasarana
 Menetapkan , Menyediakan, dan
memelihara prasarana
 Prasarana tersebut adalah:
 Gedung, ruang kerja
 Peralatan proses (Komputer)
 Pendukung (Transportasi &
Komunikasi)
6.3 Prasarana
 Mengidentifikasi prasarana khusus,
fasilitas, lingkungan, dan peralatan
yang mendukung proses belajar
mengajar seperti: kelas, lab,
workshop, perpustakaan, taman,
kantin, fasilitas kesehatan, ruang
komputer
 Menentukan tanggung jawab dan
wewenang untuk melakukan:
 Penawaran, pembelian, penerimaan
 Penyimpanan, penjaminan, instalasi
 Pemakaian dan pemeliharaan
35
6. Manajemen Sumber Daya
6.4 Lingkungan Kerja
 Menetapkan dan mengelola
lingkungan kerja
 Lingkungan kerja tersebut
adalah:
 Kebersihan dan keamanan
 Kebisingan, pencahayaan
 Polusi, getaran, suhu
 Lokasi kerja
 Interaksi sosial
6.4 Lingkungan Kerja
 Penyediaan layanan
pendidikan termasuk
membuat dan memelihara
kondisi yang kondusif untuk
lingkungan belajar yang
memenuhi persyaratan siswa
 Menyediakan bukti penilaian
berkala lingkungan kerja
 Hasil dari penilaian nantinya
akan dibahas dalam TM dan
menjadi bagian perbaikan
berkelanjutan
36
 7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.3 Perencanaan & Pengembangan
7.4 Pembelian
7.5 Produksi dan penyediaan jasa
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan
& Pengukuran
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.1 Perencanaan realisasi
7.2 Proses yang berhubungan dengan
siswa
7.3 Perencanaan & Pengembangan
Dalam Organisasi Pendidikan
7.4 Pembelian
7.5 Penyediaan Pelayanan Pendidikan
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan
& Pengukuran
37
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
Organisasi harus menetapkan :
 Sasaran mutu & persayratan
produk
 Proses, Dokumen, dan Sumber
Daya yang spesifik
 Kegiatan Verifikasi, Validasi,
Pemantauan, Inspeksi, dan
Pengujian Produk
 Bukti Rekaman Proses dan
Produk dipelihara
 Rencana Mutu sebagai Acuan
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.1 Perencanaan realisasi
Organisasi pendidikan:
 Rencana pada tingkatan yang
berbeda pada layanan
pendidikan
 Proses realisasi (mengubah
kurikulum dalam prilaku siswa)
dalam Lamp B.1
 Proses pembelajaran terkendali
 Metode pengontrolan harus
menjadi bagian dalam tinjauan
manajemen
38
7. Realisasi
Produk
7.2 Proses yang berkaitan dengan
pelanggan:
7.2.1 Penentuan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
Organisasi harus menetapkan:
 Persyaratan pelanggan, pengiriman
dan pasca pengiriman
 Persyaratan yang tidak ditentukan
pelanggan, tetapi untuk penggunaan
tertentu
 Persyaratan lain yang ditentukan oleh
organisasi
7. Realisasi
Layanan
Pendidikan
7.2 Proses yang berhubungan dengan
siswa
7.2.1 Penentuan persyaratan yang
berhubungan dengan layanan
pendidikan
Organisasi menyediakan layanan
pendidikan dengan ciri-ciri tidak
tersentuh, tidak dapat disimpan maka
ketika terjadi proses belajar
mengajar, harapan siswa adalah:
 Aman dan fasilitas bersih
 Komnikasi dua arah
 Setiap orang diperlakukan dengan
hormat
 Aktivitas dilakukan oleh personel
dengan kualifikasi cukup 39
 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait

dengan produk
Organisasi harus menetapkan:
 Persyaratan produk ditentukan
 Persyaratan yang berbeda
diselesaikan
 Mampu memenuhi persyaratan
yang ditentukan
 Persyaratan yang tidak
ditentukan pelanggan, tetapi
untuk penggunaan tertentu
 Contoh:
 Bukti rekaman (Kontrak, spesifikasi,
shopdrawing)
 Konfirmasi/ approval jika persyaratan
tidak tertulis
 Perubahan persyaratan pastikan
dokumen diubah dan disetujui
7.2.2 Tinjauan persyaratan yang
berhubungan dengan pendidikan
 Persyaratan dinyatakan
 Rekaman harus disimpan, lihat
rekaman B.3
 Persyaratan diwujudkan untuk
memenuhi harapan
 Persyaratan yang spesifik dari
siswa
 Memenuhi persyaratan
perundang-undangan
40
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Organisasi harus menetapkan 7.2.3 Komunikasi Pelanggan
 Informasi produk
 Pertanyaan  Informasi mata pelajaran
 Pesanan  Rencana belajar, termasuk
kurikulum
 Penanganan kontrak
 Umpan balik siswa
 Perubahan kontrak
 Keluhan siswa
 Umpan balik pelanggan
 Keluhan pelanggan

41
 7. Realisasi Produk
7. 3 Perencanaan dan
pengembangan
7.3.1 Perencanaan desain dan
pengembangan
Organisasi harus menetapkan :
 Tahapan proses
 Tinjau ulang, validasi dan
verivikasi
 Tanggung jawab & wewenang
 Rekaman desain &
pengembangan harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3 Perencanaan dan
pengembangan organisasi
pendidikan
7.3.1 Perencanaan
 Desain pengendalian pendidikan
harus sesuai tujuan layanan
pendidikan
 Tinjprosedur memastikan materi
pelajaran sesuai persyaratan
 Kalibrasi peralatan yang dipakai
dalam pembelajaran
 Penilaian potensi atau
ketercapaian dan efektivitasnya
42
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.2 Masukan desain dan

pengembangan 7. 3.2 Masukan desain
Organisasi harus menetapkan :  Mengidentifikasi input untuk
 Persyaratan fungsi dan proses mendesain kurikulum
 Peraturan dan perundangan  Menyimpan rekaman, lihat lamp.
B.3
 Informasi dari desain
sebelumnya
 Persyaratan lainnya
 Rekaman desain &
pengembangan harus dipelihara

43
 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.3 Keluaran desain dan

pengembangan :
7. 3.3 Keluaran desain
 Memenuhi persyaratan
 Termasuk skill dan pengetahuan
masukan
yang diperlukan
 Informasi untuk pembelian,
 Strategi pembelajaran
produksi, dan penyediaan jasa
mengacu pada kriteria  Penilaian kinerja
keberterimaan produk  Lihat Lamp. B.3
 Menentukan karakterisitik
produk untuk pemakaian yang
benar dan aman

44
 7. Realisasi Produk
7. 3.4 Tinjauan desain dan
pengembangan
 Evaluasi kemampuan
 Identifikasi masalah dan
tindakan yang diperlukan
 Tinjauan dari berbagai ilmu
 Rekaman harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.4 Tinjauan desain
 Tinjauan hasil terhadap
persyaratan yang berhubungan
dengan siswa dari setiap
tahapan
 Dipakai untuk disain pelajaran
 Didasarkan atas pengalaman dan
informasi yang sesuai
45
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.5 Verifikasi desain dan pengembangan

 Pemastian desain keluaran memenuhi 7. 3.5 Verifikasi
persyaratan masukan  Dilakukan secara internal oleh
 Rekaman hasil verifikasi dipelihara spesialis
 Dilakuan secara eksternal oleh pihak
independen
 Output sesuai input
 Lihat lamp. B.3

46
 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.6 Validasi desain dan pengembangan

 Memastikan produk memenuhi 7. 3.6 Validasi
persyaratan penerapan dan
 Dilihat dari hasil kurikulum dan
penggunaan
silabus
 Bila perlu, validasi diselesaikan
 Metode validasi dengan cara
sebelum pemakaian produk
melakukan tes secara kecil (pilot test)
 Rekaman dan tindakan hasil validasi dan sertfikasi
harus dipelihara

47
 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.7 Pengendalian perubahan desain 7. 3.7 Pengendalian perubahan

dan pengembangan  Termasuk evaluasi efek dari
 Identifikasi, tinjau ulang, verifikasi dan masuknya kurikulum baru
validasi
 Evaluasi dampak perubahan desain
dan pengembangan
 Rekaman harus dipelihara

48
7. Realisasi Produk

7. 4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian
Organisasi harus memastikan:
 Produk yang dibeli sesuai spesifikasi
 Pemilihan supplier
 Pengendalian supplier
 Evaluasi kemampuan supplier (harga, mutu,
pengiriman, jaminan)
 Proses pembelian harus sesuai dengan peraturan dan
persyaratan perundang-undangan
 Rekaman harus dipelihara

49
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 4.2 Informasi pembelian

 Persyaratan persetujuan produk, prosedur,

proses pemilihan
 Persyaratan kualifikasi personel (apabila
diperlukan)
 Persyaratan sistem manajemen mutu

50
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 4.3 Verifikasi produk yang dibeli

 Inspeksi kedatangan produk yang dibeli

 Bila perlu dilakukan verifikasi atau tes dan metode percobaan
di tempat supplier
 Rekaman harus dipelihara

51
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.5.2 Validasi proses produksi dan

pelayanan
Validasi dilakukan bila keluaran tidak 7.5.2 Validasi proses
dapat diverifikasi kecuali setelah Validasi dilakukan bila keluaran
tidak
diserahkan :
dapat diverifikasi kecuali setelah
 Kriteria peninjauan dan
persetujuan proses diserahkan
 Persetujuan peralatan dan
kualifikasi personel
 Pemakaian metode dan prosedur
tertentu
 Persyaratan rekaman
 Validasi ulang

52
7. Realisasi 7. Realisasi
Produk Layanan
Pendidikan

7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur

Identifikasi dan Mampu Telusur 7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur

dilakukan bila keluaran tidak
dapat diverifikasi kecuali setelah Identifikasi dan Mampu Telusur
diserahkan : mencakup :
 Identifikasi status produk  Kurikulum
 Pengendalian rekaman dipelihara  Nomor induk siswa
 Jadwal pelajaran
 Buku pegangan, buku pelajaran
 Peralatan laboratorium
 Hasil penelitian
 dll

53
 7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.5.4 Barang milik pelanggan 7.5.4 Barang milik pelanggan

Organisasi harus:  Barang milik pelanggan, termasuk

 Mengidentifikasi dan memelihara ijazah, raport, hasil penelitian, buku
 Mencatat dan melaporkan kerja/ lembar kerja, software, dan
kerusakan dan kehilangan fasilitas yang dititipkan di organisasi
 Mencakup pula hak intelektual

54
7. Realisasi Produk
7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran
Pengendalian peralatan mencakup:
 identifikasi peralatan
 Kalibrasi/ verifikasi per jangka
waktu tertentu
 Penyetelan/ penyettingan
 Identifikasi status kalibrasi
 Perlindungan dari kerusakan dan
penurunan mutu
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran
 Menetapkan test/ penilaian yang
valid untuk pendidikan
 Memastikan test yang aman dan
valid
 Pemantauan dilakukan selama
pengajaran untuk memastikan
kesesuaian dengan rencana
belajar, kurikulum dan program
pendidikan
 Jika ditemukan alat penilaian
tidak valid maka harus
diperbaiki, lihat lampiran B.3
55
7. Realisasi Produk

7.5..5 Pemeliharaan produk 7.5.5 Pemeliharaan

Organisasi harus memelihara  Pemeliharaan dokumen akademik

kesesuaian produk selamaproses seperti kurikulum, silabus, program
internal sampai pengiriman yang komputer
mencakup:  Termasuk laboratorium
 Identifikasi  Termasuk juga untuk siswa yang
tinggal di asrama perlu disediakan
 Penanganan dan pengemasan fasilitas kesehatan, konseling,
 Penyimpanan keamanan, akomodasi dan
 perlindungan trasnportasi

56
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Internal Audit
8.2.3 Pemantauan-Pengukuran
Proses
8.2.4 Pemantauan-Pengukuran
Produk
8.3 Produk yang tidak sesuai
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pembelajar
8.2.2 Internal Audit
8.2.3 Pemantauan-Pengukuran
Proses
8.2.4 Pemantauan-Pengukuran
Layanan Pendidikan
8.3 Produk yang tidak standar
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
57
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.1 Umum
8.1 Umum
Pemantauan, Pengukuran, Analisis
 Hasil pemantauan digunakan
dan Proses Peningkatan Mutu
untuk mengidentifikasikan area
dilakukan untuk: peningkatan SMM dan proses
 Kesesuaian Produk pendidikan, lihat lampiran B.1
 Memastikan Kesesuaian SMM
 Memastikan Terus Menerus
SMM

58
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Organisasi harus memperoleh
informasi persepsi pelanggan
mengenai pemenuhan persyaratan.
Metode informasi Kepuasan
Pelanggan:
 Komplain/ keluhan
 Analisis data
 Survei/ kuisioner
 Komunikasi langsung (wawancara)
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pembelajar
 Menetapkan presepsi siswa tentang
layanan pendidikan
 Data kepuasan siswa didukung oleh
data yang obyektif (statistik)
 Diskusikan dengan siswa sesuai
dengan kepuasan persepsi, lihat
lampiran B.3
59
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.2.2 Internal Audit
 Prosedur Audit Internal
 Ruanglingkup, jenis & frekwensi
audit
 Program/ rencana audit internal
 Pelatihan auditor/ kualifikasi
auditor
 Wewenang auditor dan auditee
 Laporan audit
 Rekaman audit
8.2.2 Internal Audit
 Menilai kinerja SMM dan proses
pendidikan
 Membuktikan penggunaan
metode untuk proses pendidikan
, lihat lampiran B.1
 Umpan balik untuk
mengidentifikasi kebutuhan
tindakan perbaikan dan
pencegahan, lihat lampiran B.4
60
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses
 Pemantauan & Pengukuran Proses
SMM
 Jika hasil yang direncanakan tidak
tercapai, dilakukan tindakan
perbaikan terhadap persyaratan
8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses
 Menggunakan alat evaluasi spesifik
 Metode yang digunakan untuk
mengukur kinerja dan efektivitas
proses, lampiran B.1 & B.3

61
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan
8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk
 Verifikasi persyaratan/ karakteristik produk
 Dilakukan pada tahapan yang sesuai
 Bukti kesesuaian dengan spesifikaasi
 Produk tidak boleh dilepas sebelum
verifikasi
 Persetujuan personel yang berwenang
8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk
 Untuk seluruh type pendidikan. Penilaian
digunakan untuk mengukur perkembangan
ketercapaian persyaratan kurikulum
 Penilaian kinerja penyedia pendidikan juga
dilakuan sebagai bagian dari layanan
pendidikan
 Rekaman dipelihara
62
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai 8.3 Pengendalian Produk Tidak Standar
 Prosedur pengembalian produk tidak  ProsAlternatif untuk memperbaiki
sesuai ketidak sesuaian
 Identifikasi dan Pengendalian Produk  Untuk proses, lihat lampiran B.1
NC
 Simpan hasil laporannya, lihat
 Personel yang bertanggung jawab lampiran B.3
 Bukti rekaman
 Penanganan Produk NC melalui:
- mengurangi ketidak sesuaian
- konsesi dengan pelanggan
- pencegahan pemakaian material
diluar spesifikasi

63
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.4 Analisis Data
Organisasi harus menganalisis:
 Kesesuaian persyaratan produk
 Kepuasan pelanggan
 Karakteristik dan kecenderungan
proses/ produk
 Pemasok/ supplier
 Penaganan produk NC
8.4 Analisis Data
 Variabel yang dianalisis seperti
indikator kinerja, catatan
pencapaian, kepausan siswa,
analisis kecenderungan siswa
masuk yang semuanya melalui
teknik statistik
 Lihat lampiran B.4
64
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.5 Peningkatan 8.5 Peningkatan

8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
Organisasi harus meningkatkan :
 Kebijakan mutu
 Sasaran mutu
 Hasil audit
 Analisis data
 Tindakan Perbaikan & Pencegahan
 Tinjauan Manajemen
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
 Mendorong personel untuk
mengidentifikasi dan menetapkan
perbaikan langkah perbaikan
 Proses perbaikan termasuk penanganan
komplain. Saran, komentar dari siswa

65
 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.2 Tindakan Perbaikan:

Prosedur tindakan perbaikan untuk:  Mengimplementasikan tindakan
 Peninjauan ketidak sesuaian koreksi berdasarkan analisis ketidak
 Keluhan pelanggan sesuaian, lhat lampiran B.1 dan B.2
 Penyebab ketidak sesuaian
 Ketidak sesuaian berulang
 Penetapan dan penerapan tindakan
 Bukti rekaman tindakan
 Tinjauan bukti tindakan

66
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Prosedur tindakan pencegahan untuk:
 Penentuan ketidak sesuaian
potensi dan penyebabnya
 Evaluasi kebutuhan untuk
mencegah ketidak sesuaian
 Penetapan dan penerapan tindakan
 Bukti rekaman tindakan
 Tinjauan bukti tindakan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
 Mengimplementasikan tindakan
pencegahan berdasarkan analisis
ketidaksesesuaian potensial, lihat
lampiran B. 2
 Hasil pembelajaran harus ditinjau
dan dikomunikasikan ke seluruh
bagian organisasi, lihat lampiran
B.3
67
68
 Hirarki Dokumen
Manual Menyatakan filosofi/ kebijakan
Perusahaan terhadap mutu
Mutu

Menyatakan bagaimana menerapkan

Kebijakan sistem manajemen mutu

Prosedur Mutu

Menyatakan langkah-langkah/
Instruksi untuk produk, mesin
atau pekerjaan tertentu

Instruksi Kerja, Dokumen Teknis, Standar, Dll

Merupakan bukti
dari penerapan
sistem
Catatan Mutu

69
70
 Proses Dokumentasi SMM
Persyaratan Tuntutan/
Dokumentasi Kebutuhan
ISO 9001/ IWA kebutuhan
yang sudah ada internal
2 Eksternal

Menunjuk Koordinator & Tim Pembuat Dokumentasi

Menilai/ membandiingkan dokumen yang sudah ada

Analisa proses dan keterkaitan
dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal

Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan

Manual Mutu Prosedur & instruksi kerja Form & Rekaman

Pembuatan draf dokumen

Sirkulasi draft dokumen untuk mendapatkan umpan balik

Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan

Penerapan dan pengendalian

71
Implementasi, Sertifkasi dan
Pemeliharaan Sistem
Manajemen Mutu

72
Implementasi dan Pemeliharaan
Sistem Manajemen Mutu

• Langkah Implementasi ISO 9001:2008

• Masalah-masalah yang sering dihadapi
dalam Penerapan ISO 9001
• Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem
Mutu yang berkesinambungan

73
Program Implementasi ISO 9001: 2008

Persiapan

Dokumentasi

Implementasi

Audit Sertifikasi

Program Peningkatan Mutu

ORGANISASI

74
Tahapan Implementasi ISO 9001
Persiapan:
 Komitmen dari manajemen puncak
 Ikut pelatihan/briefing ISO 9001:2008
 Tetapkan ruang lingkup penerapan
 Tetapkan rencana proyek termasuk Steering Committee
(komite Pengarah) dan Working Committee (Komite
Kerja).
 Pelatihan ISO 9001:2008 untuk Working Committee
 Tetapkan Kebijakan Mutu
 Promosi 8 Prinsip Manajemen Mutu

75
Tahapan Implementasi ISO 9001
Dokumentasi:
 Lakukan Penjabaran Kebijakan (Policy Deployment)
termasuk Program Peningkatan Mutu
 Lakukan pemetaan proses
 Identifikasi dan tetapkan dokumentasi
• yang baru
• modifikasi (peluang improvement)
 Desain dan pengembangan dokumentasi

76
Tahapan Implementasi ISO 9001
Implementasi:
 Komunikasikan ke seluruh karyawan (kebijakan,
sasaran, prosedur yang baru, program peningkatan, dll)
 Penerapan ISO 9001:2008 termasuk Program
Peningkatan Mutu
 Pantau dan tinjau penerapan
 Tindakan dan revisi dokumentasi (bila diperlukan)

77
Tahapan Implementasi ISO 9001
Audit:
 Pelatihan untuk auditor internal
 Lakukan audit internal
 Lakukan tinjauan manajemen untuk melihat efektivitas
sistem manajemen mutu
 Jalankan tindakan koreksi

78
Tahapan Implementasi ISO 9001
Sertifikasi:
 Hubungi badan sertifikasi
 Diskusikan ruang lingkup penerapan “permissible
exclusion” (bila ada)
 Desk audit oleh badan sertifikasi
 Site assessment oleh badan sertifikasi
 Surveillance audit (tiap 6 bulan/1 tahun)
 Resertifikasi (tiap 3 tahun)

79
80
 Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam
Penerapan ISO 9000

 Kurangnya pemahaman akan aktivitas dan prinsip Sistem

Manajemen Mutu
 Kurangnya pemahaman akan persyaratan ISO 9001
 Kesulitan dalam dokumentasi
 Kesulitan dalam mengatasi masalah dari dokumentasi ke
implementasi/penerapan
 Kurangnya kerjasama antar staf senior
 Kurangnya komitmen dari Manajemen
 Mutu bukanlah prioritas utama dalam aktivitas kerja sehari-hari
 Kurangnya sumber daya untuk penerapan dan pemeliharaan
sistem mutu

81
Masalah yang dialami dalam Pemeliharaan
ISO 9000

 Menjaga dokumen sistem mutu tetap up-to date

 Menambah kerja administrasi (paperwork)
 Kesulitan memelihara audit internal yang efektif
 Pekerja sering tidak mengikuti prosedur yang
sudah tertulis jika sedang bekerja di bawah
tekanan (beban kerja bertambah)

82
 Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem Mutu
yang berkesinambungan
Melalui :
 Perencanaan audit mutu internal
 Mengambil tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian
 Menindaklanjuti tindakan perbaikan dalam jangka waktu
yang sudah disepakati
 Peningkatan yang berkesinambungan melalui audit mutu
internal
 Melaporkan masalah mutu yang belum terselesaikan
dalam tinjauan manajemen dan diikuti dengan tindakan
perbaikan

83
 Hatur Nuhun
Matur Nuwun
Merci bien
Arigatoo
Thank You
Matur se Kelangkong
Syukron
Kheili Mamnun
Danke
Tsie-Tsie
Kamsia
84