You are on page 1of 84

DELTA CONSULTANT

Disampaikan oleh : Interpretasi Bidang Pendidikan Melalui IWA 2


Kresno Budiyono

1
JADUAL PELATIHAN

Day 1 Day 2
09.30-12.00 Opening, quality 08.00-10.00 Developing quality
concept , Quality documentation
Assurance & ISO 90001

12.00-13.00 Break 10.00-10.15 Break

13.00-15.00 ISO 9001:2008 10.15-12.00 Group Presentation


requirement

15.00-.15.30 Break 12.00-13.00 Break

13.00-15.00 ISO 9001:2008 13.00-15.00 Implementing &


requirement certification process

15.00-.15.30 Break 15.00-15.30 Conclusions & Action


Plan

15.30-17.00 ISO 9001:2008 15.30-15.40 Closing


requirement

2
National Education
Department
Republic of Indonesia

Pengertian Penjaminan Mutu


Pendidikan Tinggi

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi


adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan
berkelanjutan, sehingga stakeholders mahasiswa, orang
tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang,
serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh
kepuasan

3
MANAJEMEN ORGANISASI SEHAT
KEPEMIMPINAN

LULUSAN
(SCL) KOMPETEN
Efisien Produktif

(KBK) OUTPUT

RELEVAN
JAMINAN
PROSES
KUALITAS
OUTPUT
INPUT JAMINAN JAMINAN
KUALITAS KUALITAS
INPUT PROSES

PERBAIKAN TERUS MENERUS


4
Kesimpulan :
 Mutu perguruan tinggi yang menilai adalah masyarakat
atas terpenuhinya: societal, industrial, and professional
needs, kepuasan layanan pendidikan, dan kepuasaan
pengguna lulusannya.
 Gatra akademis otonomi perguruan tinggi adalah
kebebasan menentukan pilihan program studi, kompetensi
lulusannya, kurikulum, sesuai dengan visi, misi, dan
kemampuan penyelenggaraannya agar mutu yang
diinginkan dapat tercapai.
 Gatra akademis otonomi perguruan tinggi dan mutu
perguruan tinggi juga menyatu dengan akuntabilitas
penyelenggaraan pendidikan karena masyarakat
menetapkan persyaratan mutu hasil didik dan terlibat
dalam menyusun kurikulum.

5
6
Apa itu IWA 2 ?

 Panduan bagi organisasi pendidikan dan sejenisnya untuk


implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dalam
hubungannya dengan dan berdasarkan ISO 9001:2008.
 Didokumentasikan sebagai petunjuk untuk organisasi
pendidikan.
 Menjalankan dan perbaikan berkesinambungan pendidikan
kepada pelajar.
 Tidak untuk keperluan sertifikasi atau keperluan kontrak.

7
Perbedaan ISO 9001 &
IWA 2

 ISO 9001:2000, Persyaratan Standar Internasional


untuk Sistem Manajemen Mutu

 8 Prinsip Manajemen
 Generik, dapat diaplikasikan dalam berbagai bentuk organisasi

 IWA 2, Pedoman Internasional untuk Proses


Peningkatan Pelayanan Pendidikan

 8 Prinsip Manajemen seperti ISO 9001


 4 Prinsip Tambahan

8
The Quality management Principles
in Education Service Organizations
(8 Prinsip Manajemen) + 4 Tambahan
ISO 9001:2008 IWA 2:2007

 Fokus Pelanggan 4 Prinsip Tambahan


 Kepemimpinan  Menambah velue pelajar
 Keterlibatan Personel  Fokus pada nilai sosial
 Pendekatan proses  Kecerdasan dan
 Pendekatan Sistem ke Kecakapan
Manajemen  Otonomi
 Perbaikan
berkesinambungan
 Pendekatan Fakta
 Kerjasama dengan mitra

9
Struktur ISO 9001/ IWA 2

10
11
Sistem Manajemen Mutu

 8 Klausul :  8 Klausul :
1. Lingkup 1. Lingkup

2. Acuan Normatif 2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi 3. Istilah dan Definisi

4. Sistem Manajemen Mutu 4. Sistem Manajemen Mutu

5. Tanggung Jawab Manajemen dalam Organisasi Pendidikan


6. Manajemen Sumber Daya 5. Tanggung Jawab Manajemen

7. Realisasi Produk atau Jasa dalam Organisasi Pendidikan


6. Manajemen Sumber Daya
8. Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan dalam Organisasi Pendidikan
7. Realisasi Layanan Pendidikan

8. Pengukuran, Analisa dan


Perbaikan dalam Organisasi
pendidikan
+ 2 Lampiran

12
Sistem Manajemen Mutu

Tambahan 2 Lampiran :
1. Lampiran A Penilaian sendiri untuk organisasi pendidikan (self
assessment)
2. Lampiran B Contoh Untuk Pendidikan
B. 1 Proses
B. 2 Pengukuran
B. 3 Rekaman
B. 4 Alat (Tools)

13
1. Ruang Lingkup

 Seluruh Fungsi/ Bagian/  Pedoman penerapan sistem


manajemen mutu dalam
Departemen pada
organisasi pendidikan.
Organisasi
 Tidak menambahkan,
 Pengendalian merubah, dan memodifikasi
persyaratan ISO 2001 : 9008
persyaratan-
persyaratan ISO 9001 :
 Tidak diperuntukkan untuk
2008 khususnya pada kontrak, untuk pengecekkan
klausul 7 yaitu Realisasi kesesuaian atau alat untuk
Produk sertifikasi.

14
2. Acuan Normatif

 ISO 2001 : 9001  ISO 2005: 2005 QMS –


Requirement Fundamentals and
Vocabulary

 ISO 18001 : 2005


 ISO 9001 : 2008
Requirements
 ISO 14001

 ISO 18001

15
3. Istilah Dan Definisi

► Organisasi Pendidikan

► Organisasi = Perusahaan (Organisasi yang menyediakan


layanan pendidikan baik yang
dapat berdiri sendiri atau menjadi
► Subkontraktor = Supplier
bagian dari organisasi)

► Penyedia Pendidikan

(Orang yang menyampaikan


pendidikan antara lain berprofesi
sebagai guru, pengajar, trainer,
Doktor, Profesor) 16
4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum 4.1 Pedoman Umum


4.2 Persyaratan Dokumen 4.2 Dokumentasi
4.2.1 Umum 4.2.1 Umum
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
4.2.4 Pengendalian Rekaman

17
4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum 4.1 Pedoman Umum


 Ditetapkan-Dokumentasi-  Identifikasi proses yang terkait
Implementasi-Pelihara dengan:
 Perbaikan berkelanjutan  Perencanaan Pendidikan
 Pengembangan Kurikulum
 Proses-Identifikasi-Urutan &
 Penyampaian Pendidikan
Interaksi
 Evaluasi proses pendidikan
 Sumber Daya diperhatikan
 Proses didalam organisasi
 Pengawasan-Pengukuran & pendidikan dapat dilihat dalam
Analisis lampiran B.1
Proses Subkontraktor  Kesesuaian persyaratan yang
dikendalikan diaplikasikan terhadap
perundang-undangan, peraturan,
dan persyaratan akreditasi

18
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2 Persyaratan Dokumen 4.2 Dokumentasi


4.2.1 Umum 4.2.1 Umum
• Kebijakan Mutu dan Sasaran • Manual Mutu untuk organisasi
Mutu pendidikan mencakup:
• Pedoman Mutu • Istilah dan definisi
• Prosedur yang disyaratkan • Undang-undang & Peraturan
standar • Program Akreditasi
• Dokumen yang diperlukan • Layanan Pendukung
organisasi
• Catatan / Rekaman

19
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2.2 Pedoman Mutu 4.2.2 Pedoman Mutu


 Dokumentasi SMM tergantung  Menggambarkan lingkup dan interaksi
ukuran dan jenis dan pendidikan dengan proses pendukung
kompleksitas  Termasuk rujukan untuk prosedur
yang digunakan dan kriteria lain
 Media dokumentasi (hard dan
berdasarkan SMM
soft copy)
 Deskripsi Pedoman Mutu
 Ruang lingkup & pengecualian
 Kebijakan & Sasaran Mutu
 Peta proses
 Profil organisasi & struktur organisasi
 Tanggung jawab & wewenang
 Acuan prosedur

20
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.3 Pedoman Mutu


 Persetujuan dan Pengesahan  Pengendalian dokumen eksternal,
Dokumen peraturan yang relevan,
 Peninjauan/ Revisi Dokumen perundang-undangan, peraturan,
 Identifikasi Status surat edaran pemerintah,
akreditasi, perhatian pihak yang
 Tersedia, Dapat Dibaca, Dikenali terkait
 Identifikasi Dokumen Eksternal  Pengelolaan dan pengendalian
 Pengendalian Distribusi Dokumen dokumen legal siswa
 Pengendalian Dokumen  Pemeriksaan kecukupan
Kadaluarsa persyaratan dalam kegiatan
pendidikan

21
4. Sistem Manajemen Mutu

4.2.4 Pengendalian Rekaman 4.2.4 Pengendalian Rekaman


Identifikasi Nomor Dokumen Pengendalian setiap tahapan
Sistem Penyimpanan pendidikan
Masa Simpan Dokumen Menetapkan masa simpan
Pemusnahan Dokumen dan pemusnahan sesuai
dengan peraturan
perundang-undangan
Siswa dan rekaman
pembelajaran yang termasuk
dalam petunjuk perlindungan
pribadi tercantum dalam
lampiran B.3 disimpan oleh
organisasi pendidikan
Rekaman yang harus
tersedia lihat Lampiran B.3

22
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen


5.2 Fokus pada Pelanggan 5.2 Fokus pada Pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu 5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Perencanaan 5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.1 Sasaran Mutu
5.4.2 Perencanaan SMM 5.4.2 Perencanaan SMM
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
& Komunikasi & Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab 5.5.1 Tanggung Jawab
Wewenang Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal 5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen 5.6 Tinjauan Manajemen
23
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen


Manajemen Puncak harus: Manajemen Puncak harus:
 Mengkomunikasikan  Mengidentifikasikan
persyaratan pelanggan layanan pendidikan
 Memenuhi undang-  Memenuhi kebutuhan dan
undang yang berlaku harapan siswa
 Menetapkan kebijakan  Perencanaan strategi
mutu organisasi pendidikan
 Menetapkan Sasaran sesuai tujuan jangka
Mutu panjang
 Melakukan Tinjauan  Mendorong pemakaian
Manajemen cara praktis
 Penyediaan Sumber Daya
 Perbaikan Berkelanjutan
24
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.2 Fokus Pada Pelanggan 5.2 Fokus Pada Pelanggan


 Persyaratan pelanggan  Persyaratan siswa harus
harus DITENTUKAN dan DITENTUKAN dan
DIPENUHI untuk DIPENUHI untuk
meningkatkan KEPUASAN meningkatkan KEPUASAN
PELANGGAN antara lain KEBUTUHAN
 Tertera pada klausul DAN HARAPAN SISWA
7.2.1, 7.2.3, 8.2.1 serta PERSYARATAN
KURIKULUM

25
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.3 Kebijakan Mutu 5.3 Kebijakan Mutu


 Sesuai dengan tujuan  Konsisten dengan standar
organisasi profesional pendidikan,
 Komitmen untuk memenuhi peraturan pemerintah dan
persyaratan perundang-undangan,
 Dikomunikasikan dan persyaratan akreditasi dan
dimengerti kebijakan lainnya
 Disahkan dan disetujui oleh
Manajemen Puncak

26
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.4 Perencanaan 5.4 Perencanaan


5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.1 Sasaran Mutu
 Ditetapkan di tingkat fungsi  Terukur dan terintegrasi
 Spesifik (S) dalam sasaran umum
 Terukur (M) organisasi pendidikan,
spesifikasi layanan
 Dapat dicapai (A) pendidikan termasuk
 Realistis (R) pengukuran kinerja
 Ada batas waktu (T) (Lampiran B.2)
 Konsisten dengan Kebijakan
Mutu

27
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.4 Perencanaan 5.4 Perencanaan


5.4.2 Perencanaan SMM 5.4.2 Perencanaan SMM
Dibuktikan dengan  Termasuk aktivitas dan
Perencanaan Mutu agar sumber daya yang
organisasi tetap diperlukan untuk
KONSISTEN terhadap: memastikan efektifitas
 Persyaratan sistem Mutu SMM dalam pencapaian
 Persyaratan Pelanggan sasaran
dan Mutu Produk
 Pengendalian perubahan
proses

28
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang


dan Komunikasi dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab & 5.5.1 Tanggung Jawab &
Wewenang Wewenang
 Ditetapkan  Termasuk tanggung jawab dan
 Dikomunikasikan dalam wewenang yang didelegasikan ke
organisasi area fungsional personal yang
terlibat
5.5.2 Wakil Manajemen
 SMM ditetapkan dan dipelihara
5.5.2 Wakil Manajemen
 Melaporkan kinerja SMM ke  Mengkomunikasikan dengan
Manajemen Puncak siswa dan pihak terkait yang
 Memastikan kesadaran tentang lain mengenai SMM
Persyaratan Pelanggan
 Hubungan dengan pihak
pelanggan
29
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.6 Tinjauan Manajemen (TM) 5.6 Tinjauan Manajemen (TM)


5.6.1 Umum  Kompleksitas dan tingkat
 Dilakukan periode tertentu kekritisan dalam layanan
organisasi pendidikan dan
 Rekaman TM dipelihara
pendukung merupakan faktor
5.6.2 Masukan Tinjauan yang signifikan untuk
 Hasil audit & TM lalu kepentingan penentuan frekuensi
 Umpan balik pelanggan tinjauan
 Kinerja proses 5.6.2 Masukan Tinjauan
 Kesesuaian produk  Jadwal tinjauan berkala pelajaran
 Status tindakan perbaikan dan  Hasil evaluasi
pencegahan  Kepuasan siswa
 Perubahan SMM dan saran  Kriteria penilaian
perbaikan  Penyusunan tinjauan ketika
kurikulum baru dibuat
 Dokumentasi perbaikan dan
desain 30
5. Tanggung Jawab Manajemen

5.6.3 Keluaran Tinjauan

 Keputusan dan Tindakan


 Perbaikan Efektivitas SMM dan Proses
 Perbaikan produk terkait persyaratan
pelanggan
 Sumber Daya yang diperlukan
 Dikomunikasikan kepada semua personel

31
6. Manajemen Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya


6.2 Sumber Daya Manusia 6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum 6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran & 6.2.2 Kemampuan, Kesadaran &
Pelatihan Pelatihan
6.3 Prasarana 6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja 6.4 Lingkungan Kerja

32
6. Manajemen Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya


 Menerapkan dan memelihara Organisasi hendaknya:
SMM  Menentukan masukan informasi untuk
 Meningkatkan kepuasan menyusun sumberdaya yang
pelanggan dibutuhkan
 Menjalankan rencana jangka pendek,
6.2 Sumber Daya Manusia
sedang dan panjang
6.2.1 Umum  Melakukan verifikasi dan tugas
Personel harus KOMPETEN penilaian
sesuai dengan:  Menyediakan sumber daya untuk
komunikasi efektif (staf pengajar, staf
 Pendidikan
administrasi, pegawai, siswa)
 Pelatihan  Menyediakan sumber daya untuk
 Keterampilan & pengalaman memastikan kebutuhan siswa
terpenuhi

33
6. Manajemen Sumber Daya

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, & 6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, &


Kesadaran Kesadaran
 Menentukan kompetensi  Organisasi hendaknya
personal melakukan aktivitas yang
 Menyediakan pelatihan sistimatika yaitu
 Menilai efektifitas pelatihan membandingkan kebutuhan
kompetensi terhadap
 Memastikan tugas dan peran persyaratan kurikulum
karyawan (Lampiran B.1)
 Memelihara rekaman sesuai
Pendidikan, Pelatihan dan
Pengalaman

34
6. Manajemen Sumber Daya

6.3 Prasarana 6.3 Prasarana


 Menetapkan , Menyediakan, dan  Mengidentifikasi prasarana khusus,
memelihara prasarana fasilitas, lingkungan, dan peralatan
yang mendukung proses belajar
 Prasarana tersebut adalah: mengajar seperti: kelas, lab,
 Gedung, ruang kerja workshop, perpustakaan, taman,
 Peralatan proses (Komputer) kantin, fasilitas kesehatan, ruang
komputer
 Pendukung (Transportasi &
 Menentukan tanggung jawab dan
Komunikasi) wewenang untuk melakukan:
 Penawaran, pembelian, penerimaan
 Penyimpanan, penjaminan, instalasi
 Pemakaian dan pemeliharaan

35
6. Manajemen Sumber Daya

6.4 Lingkungan Kerja 6.4 Lingkungan Kerja


 Menetapkan dan mengelola  Penyediaan layanan
lingkungan kerja pendidikan termasuk
 Lingkungan kerja tersebut membuat dan memelihara
adalah: kondisi yang kondusif untuk
 Kebersihan dan keamanan lingkungan belajar yang
memenuhi persyaratan siswa
 Kebisingan, pencahayaan
 Menyediakan bukti penilaian
 Polusi, getaran, suhu berkala lingkungan kerja
 Lokasi kerja  Hasil dari penilaian nantinya
 Interaksi sosial akan dibahas dalam TM dan
menjadi bagian perbaikan
berkelanjutan

36
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.1 Perencanaan Realisasi Produk 7.1 Perencanaan realisasi


7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan 7.2 Proses yang berhubungan dengan
7.3 Perencanaan & Pengembangan siswa
7.4 Pembelian 7.3 Perencanaan & Pengembangan
7.5 Produksi dan penyediaan jasa Dalam Organisasi Pendidikan
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan 7.4 Pembelian
& Pengukuran 7.5 Penyediaan Pelayanan Pendidikan
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan
& Pengukuran

37
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.1 Perencanaan Realisasi Produk 7.1 Perencanaan realisasi


Organisasi harus menetapkan : Organisasi pendidikan:
 Sasaran mutu & persayratan  Rencana pada tingkatan yang
produk berbeda pada layanan
 Proses, Dokumen, dan Sumber pendidikan
Daya yang spesifik  Proses realisasi (mengubah
 Kegiatan Verifikasi, Validasi, kurikulum dalam prilaku siswa)
Pemantauan, Inspeksi, dan dalam Lamp B.1
Pengujian Produk  Proses pembelajaran terkendali
 Bukti Rekaman Proses dan  Metode pengontrolan harus
Produk dipelihara menjadi bagian dalam tinjauan
 Rencana Mutu sebagai Acuan manajemen

38
7. Realisasi 7. Realisasi
Produk Layanan
Pendidikan

7.2 Proses yang berkaitan dengan


pelanggan: 7.2 Proses yang berhubungan dengan
7.2.1 Penentuan persyaratan yang siswa
berkaitan dengan produk 7.2.1 Penentuan persyaratan yang
Organisasi harus menetapkan: berhubungan dengan layanan
 Persyaratan pelanggan, pengiriman pendidikan
dan pasca pengiriman Organisasi menyediakan layanan
 Persyaratan yang tidak ditentukan pendidikan dengan ciri-ciri tidak
pelanggan, tetapi untuk penggunaan tersentuh, tidak dapat disimpan maka
tertentu ketika terjadi proses belajar
 Persyaratan lain yang ditentukan oleh mengajar, harapan siswa adalah:
organisasi  Aman dan fasilitas bersih
 Komnikasi dua arah
 Setiap orang diperlakukan dengan
hormat
 Aktivitas dilakukan oleh personel
dengan kualifikasi cukup 39
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait


dengan produk 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang
Organisasi harus menetapkan: berhubungan dengan pendidikan
 Persyaratan produk ditentukan  Persyaratan dinyatakan
 Persyaratan yang berbeda  Rekaman harus disimpan, lihat
diselesaikan rekaman B.3
 Mampu memenuhi persyaratan  Persyaratan diwujudkan untuk
yang ditentukan memenuhi harapan
 Persyaratan yang tidak  Persyaratan yang spesifik dari
ditentukan pelanggan, tetapi siswa
untuk penggunaan tertentu  Memenuhi persyaratan
 Contoh: perundang-undangan
 Bukti rekaman (Kontrak, spesifikasi,
shopdrawing)
 Konfirmasi/ approval jika persyaratan
tidak tertulis
 Perubahan persyaratan pastikan
dokumen diubah dan disetujui
40
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan


Organisasi harus menetapkan 7.2.3 Komunikasi Pelanggan
 Informasi produk
 Pertanyaan  Informasi mata pelajaran
 Pesanan  Rencana belajar, termasuk
kurikulum
 Penanganan kontrak
 Umpan balik siswa
 Perubahan kontrak
 Keluhan siswa
 Umpan balik pelanggan
 Keluhan pelanggan

41
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3 Perencanaan dan
pengembangan 7. 3 Perencanaan dan
7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan organisasi
pengembangan pendidikan
Organisasi harus menetapkan : 7.3.1 Perencanaan
 Tahapan proses  Desain pengendalian pendidikan
harus sesuai tujuan layanan
 Tinjau ulang, validasi dan
pendidikan
verivikasi
 Tinjprosedur memastikan materi
 Tanggung jawab & wewenang
pelajaran sesuai persyaratan
 Rekaman desain &
 Kalibrasi peralatan yang dipakai
pengembangan harus dipelihara
dalam pembelajaran
 Penilaian potensi atau
ketercapaian dan efektivitasnya

42
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.2 Masukan desain dan


pengembangan 7. 3.2 Masukan desain
Organisasi harus menetapkan :  Mengidentifikasi input untuk
 Persyaratan fungsi dan proses mendesain kurikulum
 Peraturan dan perundangan  Menyimpan rekaman, lihat lamp.
B.3
 Informasi dari desain
sebelumnya
 Persyaratan lainnya
 Rekaman desain &
pengembangan harus dipelihara

43
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.3 Keluaran desain dan


pengembangan :
7. 3.3 Keluaran desain
 Memenuhi persyaratan
 Termasuk skill dan pengetahuan
masukan
yang diperlukan
 Informasi untuk pembelian,
 Strategi pembelajaran
produksi, dan penyediaan jasa
mengacu pada kriteria  Penilaian kinerja
keberterimaan produk  Lihat Lamp. B.3
 Menentukan karakterisitik
produk untuk pemakaian yang
benar dan aman

44
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.4 Tinjauan desain dan


pengembangan 7. 3.4 Tinjauan desain
 Evaluasi kemampuan  Tinjauan hasil terhadap
persyaratan yang berhubungan
 Identifikasi masalah dan
dengan siswa dari setiap
tindakan yang diperlukan
tahapan
 Tinjauan dari berbagai ilmu
 Dipakai untuk disain pelajaran
 Rekaman harus dipelihara
 Didasarkan atas pengalaman dan
informasi yang sesuai

45
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.5 Verifikasi desain dan pengembangan


 Pemastian desain keluaran memenuhi 7. 3.5 Verifikasi
persyaratan masukan  Dilakukan secara internal oleh
 Rekaman hasil verifikasi dipelihara spesialis
 Dilakuan secara eksternal oleh pihak
independen
 Output sesuai input
 Lihat lamp. B.3

46
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.6 Validasi desain dan pengembangan


 Memastikan produk memenuhi 7. 3.6 Validasi
persyaratan penerapan dan
 Dilihat dari hasil kurikulum dan
penggunaan
silabus
 Bila perlu, validasi diselesaikan
 Metode validasi dengan cara
sebelum pemakaian produk
melakukan tes secara kecil (pilot test)
 Rekaman dan tindakan hasil validasi dan sertfikasi
harus dipelihara

47
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 3.7 Pengendalian perubahan desain 7. 3.7 Pengendalian perubahan


dan pengembangan  Termasuk evaluasi efek dari
 Identifikasi, tinjau ulang, verifikasi dan masuknya kurikulum baru
validasi
 Evaluasi dampak perubahan desain
dan pengembangan
 Rekaman harus dipelihara

48
7. Realisasi Produk

7. 4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian
Organisasi harus memastikan:
 Produk yang dibeli sesuai spesifikasi
 Pemilihan supplier
 Pengendalian supplier
 Evaluasi kemampuan supplier (harga, mutu,
pengiriman, jaminan)
 Proses pembelian harus sesuai dengan peraturan dan
persyaratan perundang-undangan
 Rekaman harus dipelihara

49
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 4.2 Informasi pembelian

 Persyaratan persetujuan produk, prosedur,


proses pemilihan
 Persyaratan kualifikasi personel (apabila
diperlukan)
 Persyaratan sistem manajemen mutu

50
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7. 4.3 Verifikasi produk yang dibeli

 Inspeksi kedatangan produk yang dibeli


 Bila perlu dilakukan verifikasi atau tes dan metode percobaan
di tempat supplier
 Rekaman harus dipelihara

51
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.5.2 Validasi proses produksi dan


pelayanan
Validasi dilakukan bila keluaran tidak 7.5.2 Validasi proses
dapat diverifikasi kecuali setelah Validasi dilakukan bila keluaran
tidak
diserahkan :
dapat diverifikasi kecuali setelah
 Kriteria peninjauan dan
persetujuan proses diserahkan
 Persetujuan peralatan dan
kualifikasi personel
 Pemakaian metode dan prosedur
tertentu
 Persyaratan rekaman
 Validasi ulang

52
7. Realisasi 7. Realisasi
Produk Layanan
Pendidikan

7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur

Identifikasi dan Mampu Telusur 7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur


dilakukan bila keluaran tidak
dapat diverifikasi kecuali setelah Identifikasi dan Mampu Telusur
diserahkan : mencakup :
 Identifikasi status produk  Kurikulum
 Pengendalian rekaman dipelihara  Nomor induk siswa
 Jadwal pelajaran
 Buku pegangan, buku pelajaran
 Peralatan laboratorium
 Hasil penelitian
 dll

53
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.5.4 Barang milik pelanggan 7.5.4 Barang milik pelanggan

Organisasi harus:  Barang milik pelanggan, termasuk


 Mengidentifikasi dan memelihara ijazah, raport, hasil penelitian, buku
 Mencatat dan melaporkan kerja/ lembar kerja, software, dan
kerusakan dan kehilangan fasilitas yang dititipkan di organisasi
 Mencakup pula hak intelektual

54
7. Realisasi Produk 7. Realisasi Layanan
Pendidikan

7.6 Pengendalian peralatan 7.6 Pengendalian peralatan


pemantauan dan pengukuran pemantauan dan pengukuran
Pengendalian peralatan mencakup:
 Menetapkan test/ penilaian yang
 identifikasi peralatan valid untuk pendidikan
 Kalibrasi/ verifikasi per jangka  Memastikan test yang aman dan
waktu tertentu valid
 Penyetelan/ penyettingan  Pemantauan dilakukan selama
 Identifikasi status kalibrasi pengajaran untuk memastikan
kesesuaian dengan rencana
 Perlindungan dari kerusakan dan belajar, kurikulum dan program
penurunan mutu pendidikan
 Jika ditemukan alat penilaian
tidak valid maka harus
diperbaiki, lihat lampiran B.3
55
7. Realisasi Produk

7.5..5 Pemeliharaan produk 7.5.5 Pemeliharaan

Organisasi harus memelihara  Pemeliharaan dokumen akademik


kesesuaian produk selamaproses seperti kurikulum, silabus, program
internal sampai pengiriman yang komputer
mencakup:  Termasuk laboratorium
 Identifikasi  Termasuk juga untuk siswa yang
tinggal di asrama perlu disediakan
 Penanganan dan pengemasan fasilitas kesehatan, konseling,
 Penyimpanan keamanan, akomodasi dan
 perlindungan trasnportasi

56
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.1 Umum 8.1 Umum


8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pembelajar
8.2.2 Internal Audit 8.2.2 Internal Audit
8.2.3 Pemantauan-Pengukuran 8.2.3 Pemantauan-Pengukuran
Proses Proses
8.2.4 Pemantauan-Pengukuran 8.2.4 Pemantauan-Pengukuran
Produk Layanan Pendidikan
8.3 Produk yang tidak sesuai 8.3 Produk yang tidak standar
8.4 Analisis Data 8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan 8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.2 Tindakan Perbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 Tindakan Pencegahan

57
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.1 Umum
8.1 Umum
Pemantauan, Pengukuran, Analisis
 Hasil pemantauan digunakan
dan Proses Peningkatan Mutu
untuk mengidentifikasikan area
dilakukan untuk: peningkatan SMM dan proses
 Kesesuaian Produk pendidikan, lihat lampiran B.1
 Memastikan Kesesuaian SMM
 Memastikan Terus Menerus
SMM

58
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 Pemantauan dan Pengukuran


8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pembelajar
Organisasi harus memperoleh  Menetapkan presepsi siswa tentang
informasi persepsi pelanggan layanan pendidikan
mengenai pemenuhan persyaratan.  Data kepuasan siswa didukung oleh
data yang obyektif (statistik)
Metode informasi Kepuasan  Diskusikan dengan siswa sesuai
dengan kepuasan persepsi, lihat
Pelanggan: lampiran B.3
 Komplain/ keluhan
 Analisis data
 Survei/ kuisioner
 Komunikasi langsung (wawancara)

59
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.2.2 Internal Audit 8.2.2 Internal Audit


 Prosedur Audit Internal  Menilai kinerja SMM dan proses
 Ruanglingkup, jenis & frekwensi pendidikan
audit  Membuktikan penggunaan
 Program/ rencana audit internal metode untuk proses pendidikan
 Pelatihan auditor/ kualifikasi , lihat lampiran B.1
auditor  Umpan balik untuk
 Wewenang auditor dan auditee mengidentifikasi kebutuhan
tindakan perbaikan dan
 Laporan audit pencegahan, lihat lampiran B.4
 Rekaman audit

60
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses
 Pemantauan & Pengukuran Proses  Menggunakan alat evaluasi spesifik
SMM  Metode yang digunakan untuk
 Jika hasil yang direncanakan tidak mengukur kinerja dan efektivitas
tercapai, dilakukan tindakan proses, lampiran B.1 & B.3
perbaikan terhadap persyaratan

61
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan

8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk 8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk
 Verifikasi persyaratan/ karakteristik produk  Untuk seluruh type pendidikan. Penilaian
 Dilakukan pada tahapan yang sesuai digunakan untuk mengukur perkembangan
 Bukti kesesuaian dengan spesifikaasi ketercapaian persyaratan kurikulum
 Produk tidak boleh dilepas sebelum  Penilaian kinerja penyedia pendidikan juga
verifikasi dilakuan sebagai bagian dari layanan
pendidikan
 Persetujuan personel yang berwenang
 Rekaman dipelihara

62
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai 8.3 Pengendalian Produk Tidak Standar
 Prosedur pengembalian produk tidak  ProsAlternatif untuk memperbaiki
sesuai ketidak sesuaian
 Identifikasi dan Pengendalian Produk  Untuk proses, lihat lampiran B.1
NC
 Simpan hasil laporannya, lihat
 Personel yang bertanggung jawab lampiran B.3
 Bukti rekaman
 Penanganan Produk NC melalui:
- mengurangi ketidak sesuaian
- konsesi dengan pelanggan
- pencegahan pemakaian material
diluar spesifikasi

63
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.4 Analisis Data 8.4 Analisis Data


Organisasi harus menganalisis:  Variabel yang dianalisis seperti
 Kesesuaian persyaratan produk indikator kinerja, catatan
 Kepuasan pelanggan pencapaian, kepausan siswa,
analisis kecenderungan siswa
 Karakteristik dan kecenderungan masuk yang semuanya melalui
proses/ produk teknik statistik
 Pemasok/ supplier  Lihat lampiran B.4
 Penaganan produk NC

64
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.5 Peningkatan 8.5 Peningkatan


8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan 8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
Organisasi harus meningkatkan :  Mendorong personel untuk
 Kebijakan mutu mengidentifikasi dan menetapkan
 Sasaran mutu perbaikan langkah perbaikan
 Hasil audit  Proses perbaikan termasuk penanganan
 Analisis data komplain. Saran, komentar dari siswa
 Tindakan Perbaikan & Pencegahan
 Tinjauan Manajemen

65
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan

8.5.2 Tindakan Perbaikan 8.5.2 Tindakan Perbaikan:


Prosedur tindakan perbaikan untuk:  Mengimplementasikan tindakan
 Peninjauan ketidak sesuaian koreksi berdasarkan analisis ketidak
 Keluhan pelanggan sesuaian, lhat lampiran B.1 dan B.2
 Penyebab ketidak sesuaian
 Ketidak sesuaian berulang
 Penetapan dan penerapan tindakan
 Bukti rekaman tindakan
 Tinjauan bukti tindakan

66
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan

8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 Tindakan Pencegahan


Prosedur tindakan pencegahan untuk:  Mengimplementasikan tindakan
 Penentuan ketidak sesuaian pencegahan berdasarkan analisis
potensi dan penyebabnya ketidaksesesuaian potensial, lihat
 Evaluasi kebutuhan untuk lampiran B. 2
mencegah ketidak sesuaian  Hasil pembelajaran harus ditinjau
 Penetapan dan penerapan tindakan dan dikomunikasikan ke seluruh
bagian organisasi, lihat lampiran
 Bukti rekaman tindakan B.3
 Tinjauan bukti tindakan

67
68
Hirarki Dokumen
Manual Menyatakan filosofi/ kebijakan
Perusahaan terhadap mutu
Mutu

Menyatakan bagaimana menerapkan


Kebijakan sistem manajemen mutu

Prosedur Mutu

Menyatakan langkah-langkah/
Instruksi untuk produk, mesin
atau pekerjaan tertentu

Instruksi Kerja, Dokumen Teknis, Standar, Dll


Merupakan bukti
dari penerapan
sistem
Catatan Mutu

69
70
Proses Dokumentasi SMM
Persyaratan Tuntutan/
Dokumentasi Kebutuhan
ISO 9001/ IWA kebutuhan
yang sudah ada internal
2 Eksternal

Menunjuk Koordinator & Tim Pembuat Dokumentasi

Menilai/ membandiingkan dokumen yang sudah ada


Analisa proses dan keterkaitan
dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal

Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan

Manual Mutu Prosedur & instruksi kerja Form & Rekaman

Pembuatan draf dokumen

Sirkulasi draft dokumen untuk mendapatkan umpan balik

Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan

Penerapan dan pengendalian

71
Implementasi, Sertifkasi dan
Pemeliharaan Sistem
Manajemen Mutu

72
Implementasi dan Pemeliharaan
Sistem Manajemen Mutu

• Langkah Implementasi ISO 9001:2008


• Masalah-masalah yang sering dihadapi
dalam Penerapan ISO 9001
• Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem
Mutu yang berkesinambungan

73
Program Implementasi ISO 9001: 2008

Persiapan

Dokumentasi

Implementasi

Audit Sertifikasi

Program Peningkatan Mutu

ORGANISASI

74
Tahapan Implementasi ISO 9001
Persiapan:
 Komitmen dari manajemen puncak
 Ikut pelatihan/briefing ISO 9001:2008
 Tetapkan ruang lingkup penerapan
 Tetapkan rencana proyek termasuk Steering Committee
(komite Pengarah) dan Working Committee (Komite
Kerja).
 Pelatihan ISO 9001:2008 untuk Working Committee
 Tetapkan Kebijakan Mutu
 Promosi 8 Prinsip Manajemen Mutu

75
Tahapan Implementasi ISO 9001
Dokumentasi:
 Lakukan Penjabaran Kebijakan (Policy Deployment)
termasuk Program Peningkatan Mutu
 Lakukan pemetaan proses
 Identifikasi dan tetapkan dokumentasi
• yang baru
• modifikasi (peluang improvement)
 Desain dan pengembangan dokumentasi

76
Tahapan Implementasi ISO 9001
Implementasi:
 Komunikasikan ke seluruh karyawan (kebijakan,
sasaran, prosedur yang baru, program peningkatan, dll)
 Penerapan ISO 9001:2008 termasuk Program
Peningkatan Mutu
 Pantau dan tinjau penerapan
 Tindakan dan revisi dokumentasi (bila diperlukan)

77
Tahapan Implementasi ISO 9001
Audit:
 Pelatihan untuk auditor internal
 Lakukan audit internal
 Lakukan tinjauan manajemen untuk melihat efektivitas
sistem manajemen mutu
 Jalankan tindakan koreksi

78
Tahapan Implementasi ISO 9001
Sertifikasi:
 Hubungi badan sertifikasi
 Diskusikan ruang lingkup penerapan “permissible
exclusion” (bila ada)
 Desk audit oleh badan sertifikasi
 Site assessment oleh badan sertifikasi
 Surveillance audit (tiap 6 bulan/1 tahun)
 Resertifikasi (tiap 3 tahun)

79
80
Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam
Penerapan ISO 9000

 Kurangnya pemahaman akan aktivitas dan prinsip Sistem


Manajemen Mutu
 Kurangnya pemahaman akan persyaratan ISO 9001
 Kesulitan dalam dokumentasi
 Kesulitan dalam mengatasi masalah dari dokumentasi ke
implementasi/penerapan
 Kurangnya kerjasama antar staf senior
 Kurangnya komitmen dari Manajemen
 Mutu bukanlah prioritas utama dalam aktivitas kerja sehari-hari
 Kurangnya sumber daya untuk penerapan dan pemeliharaan
sistem mutu

81
Masalah yang dialami dalam Pemeliharaan
ISO 9000

 Menjaga dokumen sistem mutu tetap up-to date


 Menambah kerja administrasi (paperwork)
 Kesulitan memelihara audit internal yang efektif
 Pekerja sering tidak mengikuti prosedur yang
sudah tertulis jika sedang bekerja di bawah
tekanan (beban kerja bertambah)

82
Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem Mutu
yang berkesinambungan
Melalui :
 Perencanaan audit mutu internal
 Mengambil tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian
 Menindaklanjuti tindakan perbaikan dalam jangka waktu
yang sudah disepakati
 Peningkatan yang berkesinambungan melalui audit mutu
internal
 Melaporkan masalah mutu yang belum terselesaikan
dalam tinjauan manajemen dan diikuti dengan tindakan
perbaikan

83
Hatur Nuhun
Matur Nuwun
Merci bien
Arigatoo
Thank You
Matur se Kelangkong
Syukron
Kheili Mamnun
Danke
Tsie-Tsie
Kamsia
84