AUDITORIA AL SOFTWARE

DE MANTENIMIENTO
 INTRODUCCION
Hay que recordar que cuando se adquiere un Sistema de
Gestión de Mantenimiento computarizado se adquiere un
programa vacío que hay que configurar. Hay que cargar los
equipos y activos de que dispone la planta,

Hay que diseñar un esquema de generación y cierre de

órdenes de trabajo, hay que cargar el mantenimiento
preventivo diseñado para la instalación, la forma en que se
gestionará la entrada y salida de materiales de repuesto del
almacén de repuestos, la forma en que se solicitarán los
materiales que se necesite y la gestión de compras, etc.
 INTRODUCCION

Es muy normal acometer el proceso de implantación sin tener

una idea clara de lo que se quiere, sin tener experiencia en
este tipo de trabajo, y comenzar a introducir datos en el
ordenador con una estructura que después será muy difícil
cambiar.

Para que el proceso de implantación sea el correcto y se

obtenga el máximo partido del sistema es conveniente definir
en primer lugar qué objetivos se pretende alcanzar, definir de
manera precisa qué es lo que se quiere conseguir con la
implantación.
 INTRODUCCION

Los objetivos principales que deben buscarse en la

implantación de un programa informático de

mantenimiento son dos y sólo dos:

⎯ Ahorrar dinero

⎯ Poder disponer de información de manera rápida que ayude

a los responsables de mantenimiento

y de producción a tomar decisiones.

Puede haber otros, pero seguro que son menos importantes

que los dos indicados
 AHORRO ECONOMICO CON EL CMMS

Para conseguir ahorrar dinero, se debe, pues:

⎯ No aumentar la carga de trabajo indirecto no productivo

⎯ Conseguir un sistema ágil para abrir y cerrar órdenes de

trabajo

⎯ Conocer en todo momento el stock de materiales de que se

dispone
 AHORRO ECONOMICO CON EL CMMS

⎯ Poder agilizar al máximo la reparación de un equipo

(disminuyendo el tiempo de intervención al disponer
inmediatamente del procedimiento de trabajo y de un
diagnóstico de averías)

⎯ Generar la menor cantidad posible de papel. El soporte

papel tiene el inconveniente de que cuesta dinero (hojas,
tonner de impresora, carpetas), y necesita ser archivado
(estanterías, mano de obra indirecta para manejar el archivo)
MEJORA DE DISPOSICION DE LA INFORMACION

Una lista de las informaciones que debe proporcionar un buen

sistema informático bien implantado puede ser la siguiente:

⎯ Planificación del mantenimiento. Todas las órdenes de

trabajo periódicas deben generarse, además,
automáticamente. Debe ser posible consultar la carga de
trabajo programado en un periodo determinado

⎯ Histórico de averías de todos los equipos. Este histórico

puede estar dividido por sistemas, áreas, equipos individuales,
etc.
MEJORA DE DISPOSICION DE LA INFORMACION

⎯ Órdenes de trabajo pendientes, tanto de mantenimiento

correctivo como de mantenimiento programado.

⎯ Medida de los diferentes indicadores de gestión

⎯ Stock de repuestos

⎯ Valor del stock de repuesto, tanto de almacenes centrales

como de almacenes de zona

⎯ Pedidos de material pendiente de recibir

MEJORA DE DISPOSICION DE LA INFORMACION

⎯ costo total de mantenimiento, que incluya las partidas de

Mano de Obra, Materiales, Subcontratos y reparaciones
efectuadas en talleres exteriores

⎯ costo de una O.T.

⎯ costo del mantenimiento de un equipo, un área determinada,

una factoría, etc. en un periodo de tiempo concreto

⎯ Repuesto consumido en una O.T.

MEJORA DE DISPOSICION DE LA INFORMACION

⎯ Repuesto consumido en un equipo, un área, etc., en un

periodo de tiempo

⎯ Trabajos realizados por cada operario en un periodo de

tiempo determinado

⎯ Trabajos realizados por un equipo de operarios

determinados (por ejemplo un turno, una especialidad –
mecánicos, eléctricos, etc.)
 ERRORES AL IMPLEMENTAR UN CMMS

Pueden darse entonces algunas de las siguientes situaciones:

⎯ costo del sistema mucho mayor del esperado, al no haber

tenido en cuenta el alto costo de implantación

⎯ Aumento del personal indirecto. Al no haber tenido en cuenta

la carga de trabajo adicional que tiene una determinada forma
de operar (para abrir y cerrar O.T., para dar de alta o baja
materiales en el almacén, para realizar las compras a través
del sistema, etc.), el resultado final es que resulta necesario
incrementar el número de técnicos indirectos e improductivos
 ERRORES AL IMPLEMENTAR UN CMMS

⎯ Aumento del volumen de información en soporte papel. El

sistema que debería buscar la reducción de la información en
soporte papel proporciona montones de informes, a veces
voluminosos, donde antes no se generaba ninguna
documentación. Se gasta más en papel, en tonner, se plantea
la posibilidad de adquirir nuevas impresoras más rápidas, se
necesita más espacio para estanterías, se genera un volumen
mayor de residuos (papel) que hay que gestionar, se requiere
de más personal administrativo para manejar esta información,
etc.
 ERRORES AL IMPLEMENTAR UN CMMS

⎯ El sistema proporciona datos, pero no proporciona

información. O al menos no proporciona toda la información
que precisamos. Una buena parte de la información útil
necesaria hay que generarla después con otras aplicaciones
informáticas de desarrollo propio, como hojas de cálculo,
pequeñas bases de datos, o incluso, hay que seguir
calculándolas de forma manual.
 ERRORES AL IMPLEMENTAR UN CMMS

⎯ La información no es fiable. Los sistemas de trabajo son tan

engorrosos que los operarios no son rigurosos y se los saltan
habitualmente, con lo que se pierde información y fiabilidad.

Por ejemplo, si no se anotan todos los movimientos de

almacén, cuando se realice un inventario no coincidirá lo que
hay realmente en el almacén con lo que hay registrado en el
sistema informático. Consecuentemente, al solicitar un
inventario a través del sistema éste no reflejará la realidad, no
será fiable.
 PROCESO DE IMPLEMENTACION
Las etapas de un proceso son:

⎯ Codificación de los equipos. Creación de la estructura

arbórea que contiene todos los activos de la planta y las
relaciones de dependencia entre ellos

⎯ Introducción de los equipos en el sistema. Carga de los

equipos en el sistema informático, junto con las características
más importantes de éstos

⎯ Introducción del personal en el sistema. Carga de las fichas

de personal en el sistema, incluyendo todos los datos
relevantes para mantenimiento
 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Codificación de tareas. Las tareas, sobre todo las tareas de

mantenimiento programado de carácter periódico deben estar
codificadas, para facilitar (en algunos casos posibilitar) su
planificación o programación en el tiempo. Debe diseñarse en
esta fase el tipo código que deben tener las tareas

⎯ Introducción de las tareas en el sistema

 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Codificación del repuesto. Hay que definir el sistema de

codificación del material de repuesto que permita su
introducción en el sistema. Hay que diseñar el tipo de código
para los tres tipos de materiales habituales en mantenimiento
(consumibles, repuesto específico y repuesto genérico)

⎯ Introducción del inventario de repuesto en el sistema.

Realizada la codificación, hay que introducir lo que se tiene en
el almacén en el momento de la puesta en marcha del
sistema.
 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Definición del Plan de Mantenimiento Programado. Una de

las partes más importantes de la implantación es la definición
del plan de mantenimiento, que debe ser anterior a la puesta
en marcha del sistema información o parametrización del
sistema de CMMS. Aunque parezca obvio, es necesario
recordar que el sistema informático no genera un plan de
mantenimiento, sino que gestiona un plan de mantenimiento
previamente diseñado por el personal de mantenimiento.
 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Introducción del Plan en el Sistema

⎯ Definición de determinadas formas de funcionamiento:

• Apertura y cierre de órdenes de trabajo

• Entradas y salidas del almacén

• Gestión de compras
 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Creación de documentos personalizados:

• Orden de trabajo

• Formato de Gama de mantenimiento programado

• Formato de informe de intervención

• Formato de propuesta de mejora

 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Diseño de los informes que debe generar el sistema. Es,

evidentemente, la parte más importante de la implantación. A
menudo olvidada o deficientemente tratada, la información que

devuelve el sistema con todos los datos introducidos y que

permite tomar las decisiones adecuadas es la parte más
importante del proceso y el objetivo último de éste. Antes de
adquirir un sistema CMMS y desde luego, antes de
implantarlo, debe estar muy claro cuál es la información que
se pretende obtener de él y que justifica tanto esfuerzo y la
fuerte inversión.
 PROCESO DE IMPLEMENTACION

La lista de tareas que es conveniente preparar en paralelo a la

implantación del programa para que estén listos en el
momento preciso en que se necesiten sería la siguiente:

⎯ Definir el plan de mantenimiento preventivo

⎯ Tener inventariado el repuesto

⎯ Lista del personal y su organigrama

⎯ Definir el flujo de una orden de trabajo

⎯ Definir el sistema de entradas y salidas del almacén

 PROCESO DE IMPLEMENTACION

⎯ Definir el sistema a seguir para realizar las compras

⎯ Definir los informes que se necesitarán.

 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

Se propone evaluar 9 áreas básicas:

1. Integridad de los datos
2. Adiestramiento y formación
3. Control de las actividades de mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos
5. Planificación y programación del Mantenimiento
6. Gestión de Materiales
7. Técnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medición de desempeño del mantenimiento
9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestión del
mantenimiento)
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

1. INTEGRIDAD DE LOS DATOS (MÁXIMA CALIFICACIÓN:

24 PUNTOS)

1. Introducen datos completos sobre: tipo, ubicación,

posición, códigos y detalles técnicos de los Equipos

2. Registra el inventario de piezas de repuesto detallado de

cada equipo

3. Registra información detallada sobre las actividades de

mantenimiento PM/CM/SW ejecutadas (informes de ejecución)
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

4. Registra la información detallada de las fechas de inicio y

finalización de las tareas de PM/CM/SW

5. Se asignan los datos específicos de piezas/refacciones para

la ejecución del mantenimiento PM/CM/SW

6. Los datos de fallas (tiempos, modos y síntomas) se

registran, codifican, capturan y generan bases de datos para
ser analizados
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

2. ADIESTRAMIENTO Y FORMACIÓN (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 16 PUNTOS)

7. Proceso de formación inicial está orientado a todos los

posibles usuarios

8. Proceso de formación avanzado para el uso del CMMS a

los usuarios de mantenimiento y almacén

9. Proceso de formación específico del uso del CMMS

orientado para los usuarios de operaciones

10. Proceso de formación avanzado para los administradores

 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

11. Describen de forma detallada dentro del CMMS la

descripción de la actividad del mantenimiento (paso a paso)
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

12. La creación y el flujo de la orden de trabajo de

mantenimiento dentro del CMMS es manual, manual-
automática o totalmente automatizada (por ejemplo, mejor
caso: el operador puede crear una orden On-line, la orden va a
mantenimiento en forma virtual, mantenimiento revisa el
equipo, diagnóstica, resuelve el problema, entrega el equipo y
se cierra la orden de trabajo de forma totalmente automática,
sin registros en papel)
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

13. Se registra el detalle específico de las horas de trabajo de

los ejecutores del mantenimiento

14. Se revisan y analizan las horas de trabajo de

mantenimiento estimadas contra las horas reales de ejecución
del mantenimiento
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

15. Se define un proceso de asignación prioridades de las

órdenes de trabajo en base a la criticidad de los equipos:
factores de seguridad, lucro cesante, costo de materiales,
mano de obra, calidad, coste del tiempo de inactividad, etc.
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

16. Se cargan en la orden de trabajo de forma detallada los

costos por mano de obra, refacciones y se contabilicen a nivel
de equipos

17. Se visualizan los presupuestos de mantenimiento y se le

hace seguimiento a su ejecución a nivel de: área, proceso,
sistema, equipos y componentes
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

18. Dentro del CMMS se calculan y analizan indicadores de

costos de mantenimiento (costes de mantenimiento
preventivo, costos de mantenimiento correctivo, preventivo vs
correctivo, costos de mantenimiento vs coste de producción,
etc.
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

19. Se definen los costos de Mantenimiento y reparaciones

especiales (mantenimientos mayores, overhauls,
modificaciones importantes, etc.) y se les hace seguimiento y
análisis detallado

20. Se estiman los costos totales de mantenimiento en el ciclo

de vida del activo, se utiliza esta información para tomar
decisiones de sustitución o renovación de los equipos
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL

MANTENIMIENTO (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

21. Se desarrolla y aplica dentro del CMMS un proceso

documentado para la planificación y programación del
mantenimiento PM/CM

22. Se documentan y registran las actividades de

mantenimiento PM/CM, se controla y mide su eficiencia y se
analizan y registran las mejoras de este tipo de mantenimiento
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL

MANTENIMIENTO (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

23. Se mide el tiempo de ejecución efectivo de las actividades

de mantenimiento PM/CM, se analizan y documentan las
mejoras obtenidas

24. El CMMS registra la información de las herramientas

necesarias para la ejecución de las actividades de
mantenimiento programadas
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL

MANTENIMIENTO (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

25. Está definido el proceso de soporte de repuestos dentro

del CMMS y está disponible para el apoyar la planificación y la
programación de las actividades de mantenimiento

26. Está definido en el CMMS el proceso de soporte de

coordinación entre el mantenimiento y las operaciones en la
fase de programación y ejecución del mantenimiento
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

5. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL

MANTENIMIENTO (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

27. Se registran los detalles de las reparaciones de

emergencia, horas, costos de directos y costos por
indisponibilidad, se da seguimiento y se analiza esta
información para generar recomendaciones que ayuden a
evitar estos mantenimientos de emergencia
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

6. GESTIÓN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

28. Está totalmente integrado el módulo de gestión de

inventarios utilizado plenamente con el módulo de órdenes de
trabajo PM/CM del CMMS

29. Están definidos los indicadores de máximos y mínimos y

nivel de reposición dentro del CMMS y los mismos se estiman
en función de las órdenes de trabajo PM/CM
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

6. GESTIÓN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

30. Están definidos los Kits de partes de mantenimiento para

las actividades de mantenimiento preventivo PM

31. Están definidos dentro del CMMS los de partes para los
equipos de protección y seguridad
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

6. GESTIÓN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

32. Están definidos dentro del CMMS los repuestos críticos (en
función del factor Riesgo) y su nivel de stock mínimo

33. Están relacionados e integrados los catálogos de fallas de

las órdenes de trabajo del CMMS con los repuestos del
almacén
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

6. GESTIÓN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MÁXIMA

CALIFICACIÓN: 28 PUNTOS)

34. Está definida dentro del CMMS la información sobre la

garantía de las principales refacciones de los equipos y está
integrada con las órdenes de mantenimiento por garantía (PM
/ CM)
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

7. TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR

TIEMPO (PM) Y PREDICTIVO (PdM) (MÁXIMA
CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

35. Se utilizan indicadores de revisión continua de la eficiencia

de PM / PdM y se relacionan con la criticidad de los equipos
(cumplimiento de ejecución de PM/PdM, niveles de asertividad
de los PdM, back log por PM, etc.)

36. El CMMS mide el cumplimiento de la ejecución de los

presupuestos de PM /PdM, se generan tendencias de gastos
de mantenimiento
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

7. TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR

TIEMPO (PM) Y PREDICTIVO (PdM) (MÁXIMA
CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

37. Se tienen cargados en el CMMS el detalle de la ejecución

de las actividades PM / PdM

38. El CMMS proporciona información sobre las variables por

condición y status de alarmas para los equipos que tienes
definidas actividades de PdM
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

7. TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR

TIEMPO (PM) Y PREDICTIVO (PdM) (MÁXIMA
CALIFICACIÓN: 24 PUNTOS)

39. El CMMS proporciona los resultados de los indicadores de:

MTBF, MTTR, las tendencias de falla, Costes por
indisponibilidad

40. El CMMS proporciona información detallada de las tareas

de PM / PdM, para que pueda ser utilizada como parte de la
formación de los nuevos trabajadores de mantenimiento
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

8. INDICADORES DE MEDICIÓN DE DESEMPEÑO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

41. EL CMMS permite evaluar y diferenciar el tiempo de

indisponibilidad (mantenibilidad) por mantenimientos
correctivos, preventivos y por condición (tiempos fuera de
servicio, los tiempos de reparación y los tiempos fuera de
control)

42. El CMMS permite diferenciar entre los tiempos operativos

(confiabilidad) por mantenimientos correctivos, preventivos y
por condición
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

8. INDICADORES DE MEDICIÓN DE DESEMPEÑO

(MÁXIMA CALIFICACIÓN: 20 PUNTOS)

43. El CMMS integra los indicadores Mantenibilidad y

Confiabilidad con los indicadores de costos por
indisponibilidad por fallas (CIF)

44. El CMMS integra los indicadores técnicos con los

indicadores financieros del negocio
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

9. OTROS USOS AL CMMS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24

PUNTOS)

45. Los líderes de Mantenimiento utilizan el CMMS para

gestionar el mantenimiento e integrarlo con los procesos
fundamentales del negocio

46. El personal de operaciones y manufactura comprende la

lógica básica del CMMS y recibe información e indicadores
que lo ayuden a mejorar sus procesos
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

9. OTROS USOS AL CMMS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24

PUNTOS)

47. Los cambios de ingeniería relacionados con datos del

equipo / activo, planos y especificaciones se actualizan y
registran de forma efectiva en el CMMS

48. Se incluyen dentro del CMMS la información de las

jerarquías de sistemas / subsistemas utilizados para la
codificación de los equipos de planta
 CUESTIONARIO DE AUDITORIA DEL CMMS

9. OTROS USOS AL CMMS (MÁXIMA CALIFICACIÓN: 24

PUNTOS)

49. Se incluyen dentro del CMMS los reportes de los análisis

de fallas (ACR) ejecutados (se registra una base de datos de
fallas evaluadas)

50. Se integran dentro del CMMS, las aplicaciones de

Confiabilidad (RCM, TPM, Six Sigma, etc…) y se actualizan y
mejoran los planes de mantenimiento e inspección en función
de los resultados obtenidos a partir del uso de estas
metodologías