Administración Documentaria y Archivos

en la Gestión Pública

MODULO III

Docente: Lic. Julio Gutiérrez Gómez

jcgutierrez0708@hotmail.com
Teléfono: 978117420
RPM:947672718 1
 NIVELES DE ARCHIVO Y SUS
FUNCIONES

 LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA

• PATRIMONIO CULTURAL Y ARCHIVOS

• SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

• FALTAS Y SANCIONES;

Según “Reglamento de Infracciones y

Aplicaciones de Sanciones del Sistema
Nacional de Archivos”.
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 FASES O NIVELES DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO DE ARCHIVO
GESTIÓN PERIFÉRICO
ARCHIVO DE (SI EXISTIESE)
GESTIÓN
ARCHIVO DE
GESTIÓN ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO
ARCHIVO DE INTERMEDIO HISTÓRICO
GESTIÓN
PERIFÉRICO CENTRAL (AGN)
(SI EXISTIESE) (AGN)
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO DE
GESTIÓN ARCHIVO
PERIFÉRICO
ARCHIVO DE
(SI EXISTIESE)
GESTIÓN
ARCHIVO DE
GESTIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN Y/O ARCHIVO
ENTIDAD REGIONALES
(Nivel interno) (Nivel externo)

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 NIVELES DE ARCHIVO
Los niveles de Archivos que se van
formando durante el ciclo vida de los
documentos son:

ARCHIVOS DE GESTIÓN: (SECRETARIALES,

ADMINISTRATIVOS, DE OFICINAS)

Son los que reúne la documentación en

trámite o sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las misma
oficinas. Se constituyen en cada oficina o
área administrativa que genera
documentación.

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 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN:

 Organizar, conservar y control de la documentación que van

produciendo y recibiendo (evitar la acumulación)

 Formar correctamente las series documentales,

impidiendo la dispersión o eliminación de documentos

 Contar con un Cuadro de Clasificación de Documentos

 Coordinación fluida con el Archivo Central de su institución

para la identificación de las series documentales.

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 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN:

 Elaboración de instrumentos de control (Sistema de Base de Datos,

Ficheros Etc.)

 Organizar los documentos de archivos y transferirlos al

Archivo Central de su institución tomando en cuenta los
procedimientos Técnicos Archivístico.
- Utilizar inventarios descriptivos (general, registro y analítico).

 Controlar las salidas y entradas los documentos de archivos

(utilizar sistemas informáticos B_D)

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 FUNCIONES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN:

 Contar con un espacio adecuado y con el mobiliario

necesario para una correcta instalación y conservación de
los documentos de archivos (cajas, paquetes archivadores de
palanca etc.) del área correspondiente, mientras dure su
permanencia en dicho archivos de gestión.

 Contar con un responsable de archivo (tratamiento archivístico)

que se encargue de todas las tareas relacionadas con la
gestión de archivo del área de procedencia respectiva.
Así mismo podrá elaborar un diagnostico situacional del
archivo de gestión.

 Conocer la Normatividad Archivística para su aplicación

correspondiente.
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ARCHIVO CENTRAL ; (Órgano de Administración de Archivos)

Es el responsable de cumplir y hacer

cumplir las normas y directivas del
Sistema Nacional de Archivos (Ley N°
25323) y, el Sistema Institucional de
Archivo (SIA) institucional,
coordinando las actividades
archivísticas, así como la
conservación y el uso de la
documentación proveniente de los
Archivos Periféricos (si existiese) y de
los Archivos de Gestión.

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 FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL:

 Planificar, asesorar, organizar, dirigir, normar, coordinar,

ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional (siendo ente rector de la institución) SIA.

 Así mismo capacitar en fortalecer sus capacidades de

conocimiento en la “Gestión de Documentos y Archivos” en la
Gestión Publica, desde el inicio o creación de los documentos
de archivos hasta su eliminación o conservación permanente
cumpliendo con los procedimientos, normas y directivas
emitidas por el Archivo General de la Nación-AGN.

 Del mismo modo coordina con el Archivo General de la

Nación–AGN. los Procesos de Eliminación de Documentos y
Transferencia de Documentos etc. Según directivas y normas
establecidas en nuestra Legislación Archivística y normas
vigentes. 9
 FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL:

 Conformación del Comité Evaluador de Documentos-CED

 Elaborar el Diagnostico Situacional de Archivo (Archivo

Central de la institución.

 El Elaborar y Presentación del “Plan Anual de Trabajo del

Archivo Central-MINSA” AF-2016 Presentación al comienzo
del año de inicio (febrero) al Archivo General de la Nación.

 Elaborar y Presentación del Informe de Evaluación “Plan Anual

de Trabajo del Archivo Central-MINSA” AF-2016 (2da. Semana
(enero) del año siguiente 2017).

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FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL:

 Elaborar instructivos y/o directivas de Manual de

Procedimientos Técnico Archivístico

 Elaborar y presentación el “Expediente de Eliminación de

Documentos” (declarados innecesarios por la institución) ante el
Archivo General de la Nación (Ente Rector del Sistema Nacional de
Archivo del Sector Público Nacional). Se recomienda
periódicamente.

 El Elaborar y Presentación del “Expediente de

Transferencia de Documentos” ante el Archivo General de
la Nación-AGN. (Documentación que hayan superado los 30 a mas
de antigüedad).
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 ARCHIVO INTERMEDIO (AGN)

 Es el responsable de transferir los

documentos de los archivos centrales
cuando su consulta ya sea frecuente al
archivo histórico.

 No puede conservar documentación de

mas de 50 años. ¿?

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 ARCHIVO HISTORICO (AGN)

 Contiene la documentación no
eliminada y transferida por el archivo
intermedio. Considerado Patrimonio
Documental de la Nación.

 Puede conservar o poseer donaciones

y colecciones de documentos
concernientes a la Historia Nacional.

 La finalidad del Archivo es el Servicio.

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LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA PERUANA

 PATRIMONIO CULTURAL Y ARCHIVOS

 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

 FALTAS Y SANCIONES

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LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA PERUANA

PATRIMONIO CULTURAL Y ARCHIVO

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 QUE ES CULTURA…?

“Es el conjunto de los rasgos

distintivos espirituales y materiales,
intelectuales y afectivos que
caracterizan a una sociedad y que
abarcan las artes y letras, los modos
y maneras de vivir juntos, los
sistemas de valores, las tradiciones y
las creencias”. Ej.

UNESCO ONU

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 PATRIMONIO CULTURAL…?

La herencia de bienes materiales e

inmateriales que las antiguas
sociedades a lo largo de la historia han
legado a las generaciones actuales en
el presente futuro.

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CLASIFICACION DEL
PATRIMONIO CULTURAL?

 BIENES MUEBLES

 BIENES INMUEBLES

 BIENES MATERIALES

 BIENES INMATERIALES

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 PATRIMONIO MATERIAL INMUEBLE;

Se refiere a los bienes cultural que no pueden trasladarse y

abarcan tanto los sitios arqueológicos (huacas,
cementerios, templos, cuevas, andenes, entre otros) como
las edificaciones coloniales y republicanas.

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 PATRIMONIO MATERIAL MUEBLE;

Incluye todos los bienes culturales que

pueden trasladarse de un lugar a otro, es
decir objetos como pinturas, cerámicas,
monedas, libros, documentos y textiles,
entre otros.

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 PATRIMONIO INMATERIAL;

Se refiere a lo que llamamos cultura

viva, como lo es el folclor, la medicina
tradicional, el arte Popular, las
leyendas, el arte culinario, las
Ceremonias y costumbres, etc. Se
trata de los usos, representaciones,
expresiones, conocimientos y
técnicas, asociados a los
instrumentos, objetos, artefactos y
espacio culturales que les son propios,
que son transmitidos de generación
en generación.

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 PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN?

El PDN; Es el conjunto de documentos de

valor permanente y forma parte del
Patrimonio Cultural de la Nación conservados
en los archivos públicos y privados del ámbito
nacional que sirve como fuente de información
para la investigación en los aspectos
históricos, sociales, económicos, políticos y
legales.

No es materia de transferencia a ningún titulo

sin conocimiento autorización expresa del
Archivo General de la Nación a excepción del
Heredero.
Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos
DECRETO SUPREMO N° 022-75-ED
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 PATRIMONIO
BIBLIOGRAFICO

Se refiere a los libros, periódicos,

revistas y otro material impreso,
guardados principalmente en
bibliotecas. Se refiere a documentos y
textos impresos sobre papel, con la
nueva tecnología, también
considerados como documentos las
grabaciones, medios digitales,
audiovisuales y entre otros.

23
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA PERUANA

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CONSIDERACIONES GENERALES;

 La Legislación Archivística Peruana como

normatividad existente en materia de
archivo regula el funcionamiento de los
archivos y garantiza la salvaguarda del
Patrimonio Documental.

 Existe normas generales y especificas.

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LA CREACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS

En 1991, se creo la Ley N° 25323 “ Ley del

Sistema Nacional de Archivos” y su reglamento,
Decreto Supremo N° 008-92-JUS.

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 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

TIENE POR FINALIDAD

“Integrar estructural, normativa y

funcionalmente los archivos públicos
existentes en el ámbito nacional. Mediante la
aplicación de principios, normas, técnicas y
métodos de archivo, garantizando con ello la
defensa, conservación, organización y servicio
del “Patrimonio Documental de la Nación”.

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 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUS FUNCIONES SON LAS SIGUIENTES:

 Proteger y defender el “Patrimonio Documental de la Nación”

 Contribuir a la eficiente gestión pública y privada en apoyo

al desarrollo nacional.

 Cautelar y difundir los valores de la identidad nacional.

 Fomentar la investigación científica y tecnológica a través

del servicio de los fondos documentales.

 Asegurar la uniformidad y eficiencia de los Procesos

Técnicos Archivísticos en la República”
28
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA) ESTA
INTEGRADO POR:

ARCHIVO
GENERAL DE
LA NACIÓN

SNA

LOS ARCHIVOS LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS REGIONALES

29
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
(SNA) ESTA INTEGRADO POR:

ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN:

Es el órgano Rector y Central del

Sistema Nacional de Archivos de
carácter multisectorial; goza de
autonomía técnica y administrativa y
depende del Ministerio de Cultura.

El poder Ejecutivo, nombra al Jefe del

Archivo General de la Nación por un
periodo de tres años, nombramiento
es prorrogable.
30
 EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA) ESTA
INTEGRADO POR:

LOS ARCHIVOS REGIONALES:

Son Organismos descentralizados
del Gobierno Regional con
personería jurídica de derecho
público.

Los Archivos Regionales tienen por

finalidad la defensa, conservación,
incremento y servicio del Patrimonio
Documental de la Nación existente
en la Región.

Artículo 22 y 23 D.S. 008-92-JUS 31

 EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA) ESTA
INTEGRADO POR:

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS:

Las Instituciones: Son organismo creados por

el estado para el control y manejo de la vida
pública.

Son de dos tipos:

Pública y privado

Artículo 27 D.S. 008-92-JUS

32
 NORMAS ARCHIVÍSTICAS GENERALES:

 Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e

Incremento del Patrimonio Documental de la Nación
(16 de mayo de 1970)

Decreto Supremo N° 022-75-ED. Reglamento del Decreto Ley

N° 9414 (29 de diciembre 1975)

 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos

(10 de junio de 1991).

Decreto Supremo N° 008-95-JUS. Reglamento de Ley N°

25323 (26 de junio 1992)
33
 NORMAS ARCHIVÍSTICAS GENERALES:

RESOLUCION JEFATURAL N° 073-85-AGN/J

“Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos”

 SNA 01 Administración de Archivos

 SNA 02 Organización de Documentos
 SNA 03 Descripción Documental
 SNA 04 Selección Documental
 SNA 05 Conservación de Documental
 SNA 06 Servicios Archivísticos

34
 NORMAS ARCHIVÍSTICAS GENERALES:

RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 346-86-AGN/J

Que aprueba la Directiva N° 003-2008-AGN-DND/AAI
“Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual
de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las
entidades de la Administración Publica”.

RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 112-93-AGN/J

Que aprueba la Directiva N° 001-93-AGN/DNDA, “Normas
para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos
integrantes del Sistema Nacional de Archivos”.

35
 NORMAS ARCHIVÍSTICAS GENERALES:

RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 375-2008-AGN/J.

Que aprueba la Directiva N° 005-2008-SGN/DNDAAI.

“Normas para la Foliación de los Documentos de los

Archivos Integrantes al Sistema Nacional de Archivos” .

36
 NORMAS ARCHIVISTICAS GENERALES:

RESOLUCION JEFATURAL N° 173-86-AGN/J

Directivas del Sistema Nacional de Archivos

 Directiva N° 004/86-AGN-DGAI
“Normas para la formulación del Programa de Control de
Documentos PCD”.

 Directiva N° 005/86-AGN-DGAI “Normas para la

Transferencia de Documentos”.

 Directiva N° 006/86-AGN-DGAI “Normas para la

Eliminación de Documentos”.

 Directiva N° 007/86-AGN-DGAI “Normas para la

Conservación de Documentos en los Archivos”.
37
 Y además…
Los archivos ayudan a
evitar la CORRUPCIÓN

• Expone actos de corrupción debido a la

información que se refleja en la
documentación.

• Garantiza la transparencia de la gestión.

38
R.J. 442-2014-AGN/J
FALTAS Y SANCIONES

RESOLUCIÓN JEFATURAL N°
442-2014-AGN/J
(18 de diciembre del 2014)

“Reglamento de Infracciones y
Aplicaciones y Sanciones del
Sistema Nacional de Archivos”.

39
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 1. FINALIDAD DEL REGLAMENTO:

Regular el Procedimiento Administrativo

sancionador por incumplimiento de las
disposiciones del Decreto Ley N° 19414
“Ley de Defensa, Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental”.
Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional
de Archivo. Ley N° 27806 Art. 18° y sus
respectivas disposiciones reglamentarias.

40
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 2 OBJETIVOS DEL REGLAMENTO:

 Salvaguardar el Patrimonio Documental y

Cultural dela Nación.

 Establecer e identificar las infracciones

cometidas contra el Patrimonio
Documental de la Nación, el Sistema
Nacional de Archivos y el Patrimonio
Cultural de la Nación.

 Fortalecer el Sistema Nacional de

Archivos.
41
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 3 AMBITO DE APLICACIÓN:

 Las entidades comprendidas en el Artículo I

del Título Preliminar de la Ley N° 27444, Ley
de Procedimiento Administrativo General.
“La presente Ley será de aplicación para todas las entidades de la
Administración Publica”

 Los archivos comprendidos en el artículo 27°

del Reglamento de la Ley del Sistema Nacional
de Archivos – D.S. 008-92-JUS.

42
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 3 AMBITO DE APLICACIÓN:

 Las personas naturales o jurídicas

responsables de los archivos históricos,
notariales, eclesiásticos, parroquiales y
particulares que posean documentos que
constituyan Patrimonio Documental de la
Nación o Patrimonio Cultural de la Nación.

43
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 4 POTESTAD SANCIONADORA:

 El Archivo General de la Nación (AGN) y

los Archivos Regionales determinan y
sancionan la comisión de infracciones
administrativas en el ámbito de su
jurisdicción; con sujeción a los principios
contenidas en el Titulo Preliminar y el
articulo N° 230 de la Ley N° 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General

44
 FALTAS Y SANCIONES
DETERMINACIÓN DE INFRACCIONES

ART.5 INFRACCÍON

Constituye infracción todo incumplimiento o transgresión, por

acción u omisión, de las normas que regulan el Patrimonio
Documental de la Nación, el Sistema Nacional de Archivos y
el Patrimonio Cultural de la Nación.

Las infracciones son posibles de sanciones y se clasifican de

la siguiente manera:

 Leves y
 Graves

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 FALTAS Y SANCIONES

ART. 6 INFRACCION LEVE

Se incurre en infracción leve al:

 No establecer el Órgano de Administración de Archivos (Archivo

Central) en la entidad, con un nivel equivalente al de las
unidades orgánicas de las distintas sistemas administrativas.

 No establecer el Sistema Institucional de Archivos, de acuerdo

con las directivas emitidas por el AGN

 No contar con una Comisión Evaluadora Consultiva encargada

de evaluar los documentos (Comisión Evaluadora de
Documentos-CED).
46
 FALTAS Y SANCIONES
ART. 6 INFRACCIÓN LEVE
Se incurre en infracción leve al:

 No formular y actualizar el Programa de Control de

Documentos-PCD, de conformidad con las directivas emitidas
por el AGN.

 No dotar al Órgano de Administración de Archivos (Archivo

Central) y los Archivos Periféricos de locales apropiados,
equipos, mobiliario y materiales necesario para la protección y
conservación de los documentos de archivos.

 Incumplir el desarrollo de la Organización de Documentos en la

entidad de acuerdo a los Procedimientos Técnicos Archivístico.
47
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 6 INFRACCIÓN LEVE

Se incurre en infracción leve al:

 No solicitar al AGN, la eliminación de documentos

(declarados innecesario por la institución) al vencimiento de
los periodos de retención establecidos en el Programa de
Control de Documentos-PCD

 No contar con personal capacitado para participar en el

desarrollo de la Gestión Archivística en la institución.

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 FALTAS Y SANCIONES

ART. 6 INFRACCIÓN GRAVE

Se incurre en infracción grave al:

 No proteger y conservar adecuadamente el bien integrante

del Patrimonio Cultural de la Nación.

 Abandonar, depredar y/o deteriorar el bien o permitirlo o no

dar aviso al Archivo General de la Nación o al Archivo
Regional (de su jurisdicción correspondiente).

 Exportar de manera ilícita, o el intento de la misma, el bien

integrante del Patrimonio Cultural de la Nación.

49
 FALTAS Y SANCIONES

ART. 15 ESCALAS DE SANCIONES

Serán sancionado de la siguiente manera:

 La infracción LEVE será sancionado con multa, dentro de la

siguiente escala: De 0.25 a 50 Unidades Impositiva
Tributarias

 La infracción GRAVE será sancionado con multa o

decomiso. La multa por falta grave se impondrán dentro
de la siguiente escala: Mas 50 a 1000 Unidades
Impositiva Tributarias.

50
 Muchas Gracias…
LIC. JULIO GUTIERREZ GOMEZ
Especialista en Gestión Documentaria y Archivo en la Gestión Publica

51