Md.

6 (Team 6)
FORMALISASI
Windy Fitriana (030307223)
Fia Putri Nurani (030702788)
Kb.1
Definisi Formalisasi
Secara sederhana, formalisasi dapat diartikan sebagai derajat atau
tingkat pembakuan (standarisasi) dari jabatan-jabatan yang terdapat
dalam suatu organisasi.
A.APAKAH FORMALISASI SELALU TERTULIS?

Sebagian pandangan memang menyatakan bahwa peraturan dan

prosedur formalisasi selalu perlu diwujudkan dalam bentuk tertulis,
adapun pendapat lain yang beranggapan bahwa derajat formalisasi
perlu mencakup seluruh peraturan dan prosedur tertulis maupun yang
tidak tertulis.
Perbedaan yang mendasar adalah dimana pandangan formalisasi
tertulis ini berdasarkan data, yaitu dengan mengukur banyaknya
dokumen resmi yang digunakan dalam organisasi. Sedangkan untuk
yang tidak tertulis tidak hanya mengacu pada banyaknya dokumen
tetapi juga mengenai sikap (attitude) dari karyawan terhadap peraturan
atau prosedur yang digunakan.
Dengan demikian, derajat formalisasi dapat dilakukan dengan cara
yang lebih lengkap, yaitu:

1. Memeriksa banyaknya dokumen resmi yang telah digunakan dalam

kegiatan organisasi;
2. Mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan dan
prosedur;
3. Mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku;
4. Memeriksa konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya
peraturan.
B.FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DALAM
DERAJAT FORMALISASI

1. Tingkat profesionalitas
Dimana pekerjaan yang tingkat profesionalitas tinggi cenderung
diatur dengan derajat formalisasi yang rendah.
2. Tingkat hierarki
Tingginya derajat formalisasi suatu jabatan berbanding terbalik
dengan tingkat hierarki dan profesionalitas jabatan tersebut. Dimana
semakin tinggi tingkatan hierarki suatu jabatan, semakin rendah derajat
formalitas pada jabatan tersebut.
3. Jenis tugas atau fungsi
Dimana semakin tinggi tingkat formalisasi maka semakin berkurang
tenaga kerja dalam melaksanakan tugas-tugas yang tercakup dalam
jabatan yang ia pegang.
C.FORMALISASI DAN TENAGA PROFESIONAL

Ada 2 lingkup dalam mewujudkan formalisasi, yaitu formalisasi di

luar pekerjaan (off the job) ataupun dilakukan di tempat kerja (on the
job).
Apabila formalisasi diterapkan secara langsung di tempat kerja (on
the job) digunakan istilah externalized behavior yang berarti formalisasi
dilakukan diluar pribadi si karyawan dimana organisasi akan
menggunakan lebih banyak peraturan atau prosedur untuk mengatur
kegiatan karyawan. Sedangkan untuk off the job adalah internalized
behavior yang berarti formalisasi dengan mengusahakan agar tenaga
kerja mengadopsi formalisasi dan memasukannya ke dalam diri masing-
masing sebelum menjadi anggota organisasi dengan latihan maupun
pendidikan.
 Kaitan formalisasi dan tenaga kerja profesional yaitu organisasi
bisa mengendalikan secara langsung perilaku karyawan dengan
menggunakan peraturan atau prosedur atau melalui pengendalian
secara tidak langsungdengan memanfaatkan tenaga profesional. Oleh
karena itu, jika tingkat profesionalisasi meningkat maka derajat
formalisasi yang dibutuhkan organisasi akan berkurang, begitupula
sebaliknya. Organisasi yang memperkerjakan banyak tenaga
profesional tidak perlu memiliki terlalu banyak peraturan karena
tenaga profesional itu telah mampu mengatur dirinya sendiri.
Kb.2
Berbagai Teknik Formalisasi
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk membakukan perilaku
anggota organisasi, seperti berikut ini :

A.SELEKSI
Seleksi merupakan teknik yang paling banyak digunakan untuk
mengendalikan ‘kebebasan’ karyawan. Untuk memilih karyawan biasa maupun
tenaga professional.
Pelamar kerja biasanya diharuskan melewati rangkaian proses seleksi dengan
berbagai prosedur. Rangkaian seleksi biasanya dimulai dari pengajuan surat
lamaran, tes, wawancara, dan pemeriksaan latar belakang maupun kesehatan
pelamar, di mana pada setiap tahapan pelamar mungkin dapat ditolak.
B.PERSYARATAN PERAN

Pada setiap jabatan, biasanya terkandung harapan (ekspektasi)

mengenai perilaku yang diharapkan dari pemegang jabatan tersebut.
Analisis jabatan, misalnya menetapkan tugas-tugas yang perlu
dikerjakan dalam suatu jabatan dan perilaku seperti apa yang
dipersyaratkan untuk menjalankan jabatan tersebut. Analisis jabatan
menghasilkan berbagai jenis keterangan yang kemudian akan digunakan
untuk menyusun uraian jabatan (job description).
Kesimpulannya, melalui uraian jabatan ini persyaratan peran pada
suatu jabartan diatur dan dikendalikan oleh organisasi.
C.PERATURAN, PROSEDUR, DAN KEBIJAKAN

Peraturan merupakan pernyataan yang secara eksplisit menunjukkan

apa yang boleh maupun yang tidak boleh dilakukan oleh karyawan
dalam suatu organisasi.
Prosedur merupakan serangkaian langkah berurutan dan saling
berkaitan, yang perlu diikuti oleh karyawan dalam menyelesaikan
tugasnya.
Kebijakan merupakan petunjuk berupa serangkaian pembatas yang
mengarahkan karyawan dalam melakukan pengambilan keputusan.
D.PELATIHAN (TRAINING)

Banyak organisasi yang menyelenggarakan pelatihan untuk

meningkatkan pengetahuan maupun ketrampilan karyawannya, baik
yang dilakukan di tempat bekerja, di mana pelatihan dilakukan saat
bekerja melaksanakan tugas (on the job training) maupun yang tidak
dilakukan di luar pelaksanaan tugas, bahkan di luar perusahaan (off the
job training).
Pelatihan dimaksudkan untuk membentuk karyawan agar memiliki
corak pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
E.RITUAL (UPACARA)

Ritual atau upacara sering kali merupakan teknik formalisasi yang

dilakukan terhadap sejumlah anggota terpilih suatu organisasi.
Anggota terpilih yang menjadi sasaran teknik formalisasi sejenis ini
adalah individu yang dianggap berpotensi untuk dipromosikan menjadi
pejabat tinggi ataupun pimpinan organisasi.
F.TEORI X, TEORI Y, DAN FORMALISASI

Ahli psikologi ternama, Douglas McGregor, pada tahun 1960

memperkenalkan 2 kategori sifat manusia, kemudian bisa dijadikan
sebagai acuan untuk menetapkan derajat formalisasi yang sesuai
digunakan dalam suatu organisasi. Dua kategori sifat manusia itu
dinamakan Teori X dan Teori Y.
Setelah mempelajari cara-cara yang digunakan oleh sejumlah
menejer dalam menangani bawahannya, McGregor menarik kesimpulan
bahwa pandangan para menejer mengenai sifat atau fitrah bawahannya
dipengaruhi oleh sejumlah anggapan.
Dalam Teori X terdapat 4 jenis anggapan (asumsi) yang dianut oleh para
menejer, yaitu:

1. Karyawan atau bawahan pada dasarnya tidak suka melaksanakan

kegiatan bekerja
2. Karena tidak suka melaksanakan kegiatan bekerja, maka perlu
dipaksa bekerja, diawasi, dan diancam dengan hukuman
3. Karyawan pada dasarnya tidak ingin berinisiatif maupun
bertanggungjawab, dan lebih menyukai jika diberi perintah resmi
4. Kebanyakan karyawan menempatkan rasa aman sebagai prioritas
utama dalam bekerja, dan cenderung tidak memiliki ambisi
Empat anggapan yang sifatnya positif mengenai karyawan, yang
dinamakan sebagai Teori Y, yaitu:

1. Karyawan atau bawahan menganggap bahwa bekerja merupakan

hal yang wajar bagi manusia
2. Karena ingin berhasil mencapai sasaran maka karyawan akan
mengendalikan diri sendiri
3. Rata-rata karyawan bersedia memikul tanggungjawab
4. Kebanyakan karyawan bersifat kreatif, memiliki kemampuan untuk
membuat kemampuan secara baik
 H.HUBUNGAN FORMALISASI DENGAN KOMPLEKSITAS
ORGANISASI
Dari satu sudut pandang formalisasi dan kompleksitas organisasi memeang
cenderung meningkatkan derajat pengendalian dalam suatu organisasi. Spesialisasi,
standarisasi yang diimplementasikan melalui peraturan dan prosedur, dan
profesionalisasi, seluruhnya merupakan perangkat yang dimaksudkan untuk
meningkatkan kemampuan atasan dalam mengatur perilaku bawahannya.
Bertambahnya diferensiasi ke arah vertikal akan menambah jumlah menejer dan
tenaga penunjang, seperti tenaga teknis maupun tenaga professional dalam organisasi.
Tingkat pembagian tugas yang lebih tinggi akan memperbesar derajat formalisasi,
terutama untuk mengakomodasikan meningkatnya kebutuhan akan koordinasi
maupun untuk melakukan pengendalian.
Dengan demikian, berarti bahwa arah tindakan dalam melakukan diferensiasi akan
menentukan corak hubungan yang terjadi antara formalisasi dengan kompleksitas
suatu organisasi.