You are on page 1of 47

Tehnik Audit Internal

Tehnik audit internal


• Tehnik Pengumpulan data
• Tehnik Wawancara
• Tehnik Observasi
• Tehnik Telaah (Review) Dokumen
• Tehnik Telusur (tracer)
Tehnik Pengumpulan
Data
Metoda pengumpulan data
• Wawancara
• Observasi
• Menelusur/menelaah dokumen-
dokumen bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
• Telusur pelaksanaan kegiatan
• Meminta peragaan (simulasi)
• (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
• Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
• Berapa lama waktu dibutuhkan
untuk mengumpulkan
data/informasi
• Kualitas data/informasi
Proses pengumpulan data

• Retrospective
• Prospective/conccurent
Jenis data yang dikumpulkan
• Data primer
• Data sekunder
Data primer

Survei
Diskusi
Kuesioner
Interview
Telusur pelaksanaan kegiatan
Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
Data sekunder

• Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam kegiatan


• Hasil-hasil survei
• Rekam medis pasien
• Melihat Laporan
• Melihat data Kohort
Instrumen yang
biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal
Panduan wawancara dengan
daftar pertanyaan
Check list
Panduan observasi
Check list pemeriksaan
fasilitas
Penugasan
No Topik audit Metoda Alasan Jenis instrument
Pengumpulan yang perlu
data disusun

1 Proses pendaftaran
pasien

2 Proses penyusunan
rencana usulan kegiatan
untuk program KIA
3 Proses analisis
kebutuhan masyarakat

4 Audit kinerja keuangan


puskesmas
Tehnik Wawancara
Pengertian wawancara (Schostak,
2006)
• Komunikasi dua arah (conversation) yang bertujuan untuk
memperoleh informasi secara lebih mendalam (in-depth information)
tentang suatu topik atau subyek, sehingga dapat diinterpertasikan
fenomena yang disampaikan oleh yang diwawancara
Melakukan wawancara
• Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan alamiah: lebih
banyak mendengar dari pada berkata-kata
• Auditor harus bersikap netral
• Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang auditee bebas dan
mudah untuk berbicara
• Auditor harus dapat mengarahkan proses wawancara focus pada hal-
hal penting dari topik yang dibahas
Etika wawancara
1.Perhatikan penampilan, percaya diri
2.(Perkenalkan diri)
3.Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau menyalahkan
4.Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan auditee. Boleh menyela apabila
auditee lari dari topik wawancara
5.Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan auditee (drill down),
tetapi jangan sampai terkesan mencecar, dan jangan memojokkan auditee,
sehingga merasa bodoh atau sebagai tertuduk
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
Tehnik wawancara (bertanya)
• I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat bahwa
anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak melakukan…….)
• Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan tertutup)
• Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang netral, buka
pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban tertentu)
• Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti mengupas bawang
• Active listening (mendengar aktif)
• Polite questioning (bertanya dengan sopan)
Do you know these?
• We listen at 125-250 wpm, think at 1000-
3000 wpm
• 75% of the time we are distracted,
preoccupied or forgetful
• 20% of the time, we remember what we hear
• More than 35% of businesses think listening
is a top skill for success
• Less than 2% of people have had formal
education with listening
Active listeners speak 30% of the time
and listen 70% of the time. Sometimes,
we have to try hard not to interrupt –
the only acceptable reason is to clarify
or confirm what has been said.
When to Use Active Listening
Appropriate
Inappropriate
• Organizational
Routine interactions
Crises
• Conflict
Physical emergencies
situations
• Giving and receiving feedback
• Brainstorming, problem solving
• Seeking peers’ cooperation
STEPS OF ACTIVE LISTENING
1) Listen
2) Question
3) Reflect-Paraphrase
4) Understand
Step 1: Listen

• To Feelings As Well As Words


• Words – Emotions -- Implications
• Focus on Speaker
• Don’t plan, speak, or get distracted
• What Is Speaker Talking About?
• Topic? Speaker? Listener? Others?
• Look At Speaker
• Use Verbal & Non-Verbal Encouragers
2.Question

• 3 Purposes
• Demonstrates you are listening
• Gather information
• Clarification
When you asked some questions:
 Show interest
 Encourage more explanation
 Keep the person talking
 Ask questions but not too many
3.PARAPHASING
PARAPHRASE the speaker to acknowledge the story and capture the content.

EXAMPLE: “Let’s see if I got this right.


You’re upset because you think we’re
going off in the wrong direction and you
want to clarify our objective before we
write this assignment. Is that right”
Step 4: Understand
• Get Speaker’s Consent to Your Reframing
• Speaker Has Been Heard and Knows It!
• Solution Is Near!
POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk melakukan
koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses monitoring…………
Setiap kali mengajukan satu
pertanyaan, perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang ditanyakan
oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab kurang tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk mendorong
lebih banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan
pemahaman jawaban yg lebih lanjut

26
Active listening
• Pay attention:
• Look at the auditee directly
• Put aside distracting thoughts
• Do not mentally prepare a rebuttall
• Avoid being distracted by environmental factos
• Show that you are listening:
• Nod occasionally
• Smile and use other facial expressions
• Make sure that your posture is open and interested
• Encourage the auditee to continue with small verbal comments like “yes”, “oke”. “
huuh”
• Provide feedback:
• Reflect on what has been said by paraphrasing
• Ask questions for clarification
• Summarize periodicallya
• Do not interupt:
• Allow auditee to finish each point before asking further questions
• Do not interupt with counter arguments
• Respond appropriately:
• Be candid, open and honest in your response
• Assert yout opinions respectfully
• Treat auditee in a way that you think s/he would want to be treated
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah daftar pertanyaan untuk
wawancara.
• Simulasikan kegiatan wawancara auditor dan auditee
Teknik Observasi
• Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan indra jadi
tidak hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja. Medengarkan,
mencium, mengecap meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi.
Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan
lembar pengamatan.
• Observation is way of gathering data by watching behavior, events, or noting
physical characteristics in natural setting (CDC, 2008)
• Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung
Keuntungan observasi
• Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan tempat kejadian atau
kegiatan dilakukan
• Tidak bergantung pada kebersediaan atau kemampuan pemberi
informasi
• Memberi peluang pada auditor untuk melihat langsung, tidak hanya
mendengar kata orang
Kerugian observasi
• Observer bias
• Hawthorne effect: berperilaku baik karena diamati
• Butuh waktu
• Tidak dapat menjelaskan mengapa orang melakukan atau tidak
melakukan sesuatu tindakan
Keterbatasan observasi
• Observasi tidak selamanya memungkinkan untuk suatu kejadian yang spontan
oleh sebab itu harus ada persiapan
• Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas terhadap apa yang diobservasi
• Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih baik dari
biasanya dan sering menutupi kekurangan yang ada (HAWTHORNE EFFECT)
• Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan data terutama yang sifatnya rahasia
Teknik observasi dalam proses pengumpulan data
dibagi menjadi 2 macam
• Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan dengan baik oleh
autor: di mana observasi akan dilakukan, kapan, siapa/apa yang akan
diobservasi, standar/instrumen yang akan digunakan
• Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat alamiah). Auditor
hanya mencatat apa adanya apa yang dilihat
• Observasi partisipatif: merupakan variasi dari observasi tidak
terstruktur, auditor juga berperan sebagai bagian dari kelompok yang
diobservasi.
Kapan auditor perlu melakukan
observasi
• Kalau auditor ingin membahami suatu proses atau situasi yang sedang
berjalan
• Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku individual atau
interaksi antar orang/karyawan
• Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi fisik
• Kalau audito ingin melakukan konfirmasi antara hasil wawancara
dengan fakta di lapangan.
Merencanakan observasi
• Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana, dan kapan
• Merencanakan bagaimana data observasi akan dikumpulkan:
• Lembar observasi dan daftar tilik
• Panduan observasi
• Buku catatan observasi
• Video recording
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun, susunlah:
• Apa yang akan diobservasi, kapan dan di mana ?
• Susun panduan/daftar apa saja yang akan diobservasi dan bagaimana cara
melakukan observasi
Telaah dokumen
• Tujuan:
• Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen, laporan, file, tulisan, catatan
• Keuntungan:
• Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
• Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
• Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri pencarian data
• Kerugian:
• Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari dokumen yang ditelaah
• Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan menganalisis membutuhkan
waktu (time consuming)
• Kualitas data tidak dapat dikendalikan
Langkah
• Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
• Buat panduan telaah dokumen dan checklist yang berisi butir-butir
apa saja yang akan dilihat dari tiap dokumen tersebut
• Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee untuk terlibat ketika
melakukan telaah dokumen
• Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah dokumen tersebut
Tugas
• Dari kerangka acuan yang disusun:
• Buat daftar dokumen apa saja yang akan dilihat
• Dari dokumen yang akan dilihat, buat chek list butir-butir apa saja pada
dokumen tersebut yang akan diperiksa
Tehnik telusur
• Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana pelaksanan dari aturan
(regulasi) yang telah disusun.
• Telusur dilakukan untuk:
• Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur, perencanaan yang sudah disusun
• Untuk mencari peluang untuk perbaikan
• Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur atau aturan yang telah
ditetapkan
• Jenis-jenis telusur:
• Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
• Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien
• Telusur (pelaksanaan) program tertentu
• Telusur lingkungan
• Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses pelaksanaan prosedur
kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
Contoh-contoh telusur
• Mutu dan keselamatan pasien:
• Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
• Telusur proses identifikasi pasien:
• Bagaimana regulasinya ?
• Bagaimana pelaksanaan:
• Dari dokumen rekam kegiatan
• Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
Telusur manajemen
• Untuk membuktikan bahwa proses manajemen berjalan dengan baik,
maka dapat melakukan telusur terhadap rekaman kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan puskesmas.
Telusur UKM
• Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM
Puskesmas dilakukan mulai dari proses identifikasi kebutuhan masyarakat
akan program, perencanaan program, pengorganisasian program,
pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program.
• Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman kegiatan
mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi dengan
hasil-hasil dan tindak lanjut yang dilakukan.
• Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah proses
dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman program (melalui
wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan dan pelaksanaan
program termasuk lintas program, lintas sector, masyarakat dan sasaran program).
Telusur pelayanan klinis
• Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai dari proses
pendaftaran sampai pulang
• Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
• Melihat keseluruhan system pelayanan klinis
• Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan klinis mulai dari system
pendaftaran, system kajian klinis, system pemeriksaan penunjang, proses
pemberian obat, pemulangan, dst.
• Telusur system pelayanan klinis secara individual:
• Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium misalnya, mulai dari
kebijakan, panduan, SOP, dan proses pelaksanaannya
Tugas
• Buat scenario telusur untuk salah satu kegiatan audit yang
direncanakan sesuai dengan kerangka acuan yang disusun

You might also like