You are on page 1of 30

Performance

Appraisal
Meaning
• Performance Appraisal is the process of 
evaluating an employee’s performance of a 
job in terms of its requirements. Performance 
appraisal involves assessment of the actual 
performance of an employee against what is 
expected of him/her. Such assessment is the 
basis for awarding promotions, effecting 
transfers or assessing training needs.
• Performance Appraisal is the systematic 
evaluation of the individual with respect to his 
or her potential for development.
Objectives of Performance Appraisal

• To promote the employees, on the basis of performance and 
competence.
• To identify the requirement for training and development of 
employees.
• To provide confirmation to those employees who are hired as 
probationary employees, upon completion of the term.
• To take a decision regarding the hike in employees pay, incentives etc.
• To facilitate communication between superior and subordinate.
• To help employees in understanding where they stand in terms of 
performance.
• Data obtained from the appraisal of performance, are documented 
and used for different organizational purposes.
PROCESS/ STEPS OF
PERFORMANCE
APPRAISAL
1.Establishing Performance Standards
•The appraisal process begins with the setting up of 
criteria to be used for appraising the performance of 
employees.
•The criteria is specified with the help of job analysis 
which reveals the content of a job.
•This criteria should be clear, objective and in 
writing.
•It should be discussed with the supervisors to 
ensure that all the relevant factors have been 
included.
•Who is to do the appraisal and how frequently 
appraisal is to be done should also be decided.
2.Communicating the Standards
•The performance standards specified in the 
first step are communicated and explained to 
the employees so that they come to know 
what is expected of them.
•The reactions of employees to the standards 
should be obtained.
3.Measuring Performance
•Once the performance standards are specified and 
accepted, the next stage is the measurement of actual 
performance.
•This requires choosing the right technique of 
measurement. identifying the internal and external 
factors influencing performance and collecting 
information on results achieved.
•Personal observations, written reports and-face-to-face 
contacts are the means of collecting data on performance.
•The performance of different employees should be so 
measured that it is comparable.
4. Comparing the Actual with the Standards

•Actual performance is compared with the 
predetermined performance standards.
•Such comparison will reveal the deviations which 
may be positive or negative. Positive deviations 
occur when the performance exceeds the 
standards. On the other hand, excess of standard 
performance over the actual performance 
represents negative deviation.
5.Discussing the Appraisal

•The results of the appraisal are communicated 
to and discussed with the employees.
•Along with the deviations, the reasons behind 
them are also-analysed and discussed. Such 
discussion will enable an employee to know his 
weaknesses and strengths. Therefore, he will be 
motivated to improve himself.
6.Taking Corrective Actions

•Through mutual discussions with employees, 
the steps required to improve performance 
are identified and initiated.
•Training, coaching, counseling, etc. are 
examples of corrective actions that help to 
improve performance.
SEVERAL METHODS AND TECHNIQUES
are used for evaluating employee performance. They may be classified into
two broad categories :

a) Traditional Methods
i. Confidential Report
ii. Free Form or Essay b) Modern Methods
iii. Straight Ranking i. Assessment Centre
iv. Paired Comparisons ii. Human Resource 
v. Forced Distribution Accounting
vi. Graphic Rating Scales
vii. Checklist Method
iii. Behaviorally 
viii. Critical Incidents Anchored Rating Scales
ix. Group Appraisal iv. Appraisal through MBO
x. Field Review v. 360 Degree Appraisal
a) Traditional Methods
i. Confidential Report
• Used in most government organizations.
• A report is prepared by the employee’s immediate superior 
which covers the strengths and weaknesses, main 
achievements and failure, personality and behavior of the 
employee.
• It is descriptive in nature
• Used mainly used for promotions and transfers of employees.
• Employee is not provided with the feedback. Therefore the 
employees never get to know about his strengths and 
weaknesses.
• The method focuses on evaluating rather than developing the 
employee.
ii. Free form or Essay

• The evaluator writes a short essay on the 
employee’s performance on the basis of overall 
impression.
• The description should be factual and concrete.
• The drawback is that the method may involve 
biasness as evaluation is not based on specific 
performance dimensions related to the job.
• Another drawback is that quality of appraisal 
depends on the writing ability of the evaluator 
rather than on employee performance
iii. Straight Ranking

• In this method, the superior ranks his or her subordinates in the 
order of their merit, starting from the best to the worst.
• Straight ranking is one of the oldest and Simplest methods.
• The ‘how’ and ‘why’ are not questioned, nor answered.
• The method only indicates how a person stands in relation to 
others in the group but does not tell how much better or worse he 
is than another.
iv. Paired Comparisons Method
• In this method one employee’s performance is compared 
with that of the other employees. Two employees are 
taken at a time and a decision is made on who is more 
competent. Then another pair is compared and the same 
process is repeated until all are compared and ranked.
• The number of times   an  employee is judged   better   
than  the  other   determines  his
• Comparison is made on the basis  of overall performance.  
The number  of comparisons to be made   can  be  
decided  on  the  basis   of the  following formula:
N(N-1)/2
Checklist Method
• A checklist is a list of statements that describe the 
characteristics and performance of employees on the 
job.
• The rater checks to indicated if the behavior of an 
employee is positive or negative to each statement.
• There are three types of checklists that can be used:
There are three types of checklist.
1.Simple Checklist 
2. Forced Choice Block 
3. Weighted Checklist
Critical Incident Method
• In this method the supervisor keeps a written record of critical
events and how different employee behaved during such
events. The rating of an employee depends on his
positive/negative behavior during these events
Field Review method

• In this method, a training officer from the human resource department


interviews line supervisors to evaluate their respective subordinates.
• The interviewer prepares in advance the questions to be asked.
• By answering these questions a supervisor gives his opinions about the
level of performance of his subordinate, the subordinate’s work progress, his
strengths and weaknesses, promotion potential, etc.
• The evaluator takes detailed notes of the answer which are then approved by
the concerned supervisor. These are then placed in the employee’s personal
service file.
• It is time consuming and a skilled and competent interviewer is required .
Modern Methods of Performance Appraisal

• Psychological Appraisals: This is one of the most 


frequently used modern methods of performance 
appraisal, wherein the psychologist assesses the 
employee’s potential for the future performance rather 
than the past one. Under this method, the psychologist 
conducts the in-depth interviews, psychological tests, 
discussions with the supervisors and the reviews of other 
evaluations.This assessment is done to determine the 
intellectual, emotional, motivational and other related 
characteristics of an employee that is necessary to predict 
his potential for the future performance.
ii. Human Resource Accounting

• In this method, cost of and contribution of human 
resources are measured and compared.
• Cost of human resources include recruitment and 
selection cost, induction and placement cost, training 
and development cost, compensation and benefits 
cost etc. and contributions include the value addition 
made by the employee to the organization to further 
the goals and objectives of the organization.
• Difference between cost and contribution will reflect 
the performance of employees.
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)

• This method  combines graphic rating scales with critical incidents 
method.
• It is designed to assess behaviors required to successfully perform a 
job, where each job is likely to have several job dimensions and 
separate scales are supposed to be developed for each.
• It defines the dimensions to be evaluated in behavioral terms and 
uses critical events to anchor different performance levels.
• This method identifies incidents that are relevant to the 
performance of jobs usually assisted by job analysis.
• Each job is then assigned a numerical value, which shows the 
weight that is attached to it.
• These dimensions provide the criteria for assessing employees.
360 degree Method

• This method takes information from more than one source, that is, 
superiors, subordinates, peers, customers and oneself in order to get a 
360 degree view of an individual’s performance.
• For instance 360 degree evaluation of a manager involves evaluation 
of a manager by everyone above, alongside and below him.
• Structured questionnaires are used to collect responses about  a 
manager from his bosses, peers and subordinates. Several parameters 
relating to performance and behavior are used in the questionnaires. 
• Each manager is assessed by a minimum of fifteen colleagues, at least 
two of them being his bosses, four of them  peers,  and six of them 
subordinates. The responses are presented collectively to the assess in 
the form of charts  and
Management by Objectives:
• This concept was given by Peter.F.Drucker, according to 
him, the performance of an employee can be assessed on 
the basis of the targets achieved by him as set by the 
management of an organization.Firstly, the management 
sets the goals and communicate the same to the 
employees, and then the performance of an employee is 
compared against these set goals and is evaluated on this 
basis.In case the employee is not able to achieve the pre-
established goals, then management decides on a new 
strategy or policy that should be undertaken for the 
accomplishment of unattainable goals.
Advantages Of Performance Appraisals
1. Improves Performance.
Performance appraisals major focus on improving employees performance as it 
analyses and evaluates the opportunity factors like social process and 
technology.
2. Employee Development.
Performance appraisal helps determine who is in need of more training as it 
gives information regarding the strengths and potentials as well as weaknesses 
of the employees.
3. Corrects Deficiencies.
Performance appraisal detects employee deficiency and suggests on corrective 
measures to be taken.
4. Career Growth.
Appraisal serves as a tool for the employees’ career planning and development 
as it assists in preparing each employee’s SWOT analysis.
5. Promotion.
Appraisals help the management determine which employee is to be promoted, 
transferred or rewarded.
6. Motivation.
Appraisals motivate employees to work harder.
LIMITATION OF 
PERFORMANCE APPRAISAL
1. Halo effect :
• In this case the superior appraises the person 
on certain positive qualities only. 
• The negative traits are not considered.
•  Such an appraisal will no give a true picture 
about the employee. 
• And in some cases employees who do not 
deserve promotions may get it.
2. Problem of Leniency or Strictness

Many raters are too lenient (not strict) in their ratings. High scores may be given 
to all employees, even if they have no merit. Also a reverse situation may take 
place, where all employees are rated very strictly and very low scores are given.

3. Central Tendency

Sometimes a rater gives only middle range scores to all individuals. Extremely 
high or low scores are avoided. This is called Central Tendency.

4. Personal Bias

Performance appriasal is affected by personal bias of the rater. If the rater has 
good relations with the ratee (an employee who is getting rated), he may give 
higher scores to the ratee, even though the ratee does not deserve such high 
scores. So personal bias may lead to favoured treatment for some employees, 
and bad treatment to others.
5. Paper Work

Some supervisors complain that performance appraisal is pointless paper work. They complain because 
many times, performance appraisal reports are found only in the files. It does not serve any practical 
purpose. In other words, the performance appraisal reports are not used by some organisations. They are 
conducted just as a formality or for the name sake.

6. Fear of Spoiling Relations

Performance appraisal may also affect superior-subordinate relations. An appraisal makes the superior more 
of a judge than a coach. So, the subordinate may have a feeling of suspicion and mistrust, about the 
superior.
7. Evaluate performance not person

The rater should evaluate the performance, i.e. output, new ideas, extraordinary efforts, etc. and not the 
person. In reality, the person is evaluated and not his performance. It should be noted that failure is an 
event and a not a person.
8. Horn Effect

Sometimes the raters may evaluate on the basis of one negative quality. This results in overall lower rating of 
the particular employee. For e.g. "He does not shave regularly. Therefore, he must be lazy at work.“

9. Latest Behavior Effect

The rating is also influenced by the most recent behaviour. The rater may ignore an average behaviour 
during the full appraisal period

You might also like