ADMINISTRASI

USAHA
 Pengertian

John M. Pfiffer  pengorganisasian dan

penjurusan sumber-sumber manusia dan bukan
untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

William H. Newman  pedoman, kepemimpinan

dan pengawasan dari usaha-usaha satu
kelompok orang-orang ke arah suatu tujuan
bersama.
 Kegunaan

1. Sebagai alat manajemen bagi para

wirausaha
2. Sebagai alat penilaian bagi para wirausaha
3. Sebagai alat bukti tentang
pertanggungjawaban para wirausaha di
dalam menjalankan kegiatan usahanya.
 Maksud dan tujuan

Agar wirausahawan dapat :

1. Memonitoring kegiatan administrasi
perusahaan.
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaan.
3. Menyusun program pengembangan usaha dan
kegiatan pengorganisasian perusahaannya.
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya.
 Fungsi

1. Mencatat alat-alat perlengkapan,

organisasi dan kegiatan-kegiatan ke dalam
buku-buku administrasi.
2. Memelihara buku-buku administrasi
3. Menyediakan, melengkapi, dan mengelola
buku-buku administrasi
4. Mengerjakan buku-buku admnistrasi
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku
 Macam catatan dan kegiatan
administrasi
1. Catatan perjanjian dagang  dengan siapa
janji dibuat, waktu, isi dan keterangan lain
yang perlu.
2. Catatan pemesanan dan pengiriman 
nama, alamat, jumlah pemesanan,
pemberian komisi, jadwal pengiriman
barang, dsb.
3. Catatan pemasaran  nama-nama
distributor/ agen, identitasnya, pemberian
komisi, jadwal pengiriman barang, dsb.
4. Catatan proses produksi  semua masalah
berkaitan dengan kelancaran proses
produksi .
5. Catatan perbekalan/ persediaan  jenis,
jumlah, arus keluar masuk barang,
kondisi,dll. (perbekalan untuk perkantoran/
pun bahan-bahan produksi)
6. Catatan kepegawaian  data dan identitas
pegawai, jumlah upah, prestasi kerja dan
catatan lainnya.
7. Catatan surat-menyurat  mencatat semua
keluar masuk surat dnegan mencatat nomor
surat, sifat, tanggal surat, isi surat, dan
keterangan lain yang penting.
8. Catatan gudang  jenis dan nama barang,
jumlah, arus keluar barang dan kondisi
barang.
 Buku-buku administrasi
dalam pengelolaan usaha
Buku pembelian
Buku penjualan
Buku voucher
Faktur, surat jalan, kuitansi dan meterai
Buku pembukuan uang
Buku gudang
Buku tenaga kerja
Buku agenda
Buku produksi
 SURAT MENYURAT

Alat untuk menyampaikan informasi secara

tertulis kepada pihak lain, baik atas nama
pribadi maupun jabatan dalam organisasi
dengan maksud tertentu.
 Macam-macam surat

1. Menurut isinya :
Surat pribadi
Surat dinas, misal : surat tugas, surat
keputusan,dll
Surat niaga, misal : surat penawaran, surat
pesanan, dll
 Lagiiie..

2. Menurut keamanan isinya

Surat sangat rahasia  berhubungan erat
dengan keamanan negara
Surat rahasia  isinya tidak boleh diketahui
orang lain
Surat konfidensial  isinya cukup diketahui
oleh pejabat yang bersangkutan
Surat biasa  surat yang tidak akan
menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi atau pejabat yang bersangkutan
3. Menurut urgensinya :
Surat kilat  harus sampai selekas mungkin
Surat segera  surat yang harus segera
ditanggapi, tetapi tidak perlu kilat
Surat biasa  surat yang isinya tidak
memerlukan tanggapan si penerima.
4. dsb…
Surat menyurat dalam kegiatan bisnis

1. Surat penawaran
 surat yang berisi penawaran produk kepada
pihak lain
 isinya memperkenalkan produk, harga, kualitas,
sampai cara pembayaran jika pihak yang diberi
surat penawaran berminat.

2. Surat pesanan
 respon atau tanggapan positif atas surat
penawaran yang telah diterima.
 Isinya menyebutkan macam dan jumlah barang
yang dipesan serta kesanggupan membayar.
 Lalu???

3. Surat pengiriman barang

 surat yang dikirim bersama dengan
barang yang dipesan
 surat niaga yang mungkin muncul setelah
pengiriman barang : surat pengaduan/ klaim,
surat tanggapan pengaduan, surat
penagihan, dan surat penangguhan
pembayaran utang.
 Kearsipan

Penetapan kertas-kertas dalam tempat-tempat

penyimapanan yang baik, menurut aturan yang
telah ditentukan sedemikian rupa, sehingga setiap
kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan
dengan mudah dan cepat.

Dokumen-dokumen perusahaan yang perlu

diarsipkan : faktur, kuitansi, surat penawaran, surat
permintaan, nota kontan, perjanjian dagang,
NPWP, SITU, SIUP, AMDAL, neraca dagang , polis
asuransi, dll
 Sistem kearsipan
1. Sistem kronologis : berdasarkan tanggal surat
masuk dan keluar.
2. Sistem numerik agenda : berdasarkan nomor
agenda keluar.
3. Sistem alamat partner : berdasarkan
perusahaan atau langganan
4. Sistem subjek : berdasarkan isi surat
5. Sistem kartu kendali : pengurusan dan
pengendalian dokumen-dokumen yang masuk
atau keluar
 PERIZINAN USAHA

IZIN USAHA PERUSAHAAN

 Suatu bentuk persetujuan atau
pemberian izin dari pihak-pihak
berwenang (pemerintah) atas
penyelenggaraan suatu kegiatan usaha
oleh seorang pengusaha atau suatu
perusahaan
Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
Surat izin yang diberikan oleh menteri atau pejabat yang
ditunjuk kepada pengusaha untuk melaksanakan kegiatan
usaha di bidang perdagangan dan jasa

Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

 dikeluarkan oleh kabupaten atau kotamadya
sepanjang ketentuan UU Gangguan mewajibkannya.
 pemberian izin tempat usaha kepada sesorang atau
badan usaha yang tidak menimbulkan gangguan atau
kerusakan lingkungan.

HO (Hinder Ordonantie)  pemberian izin tempat usaha

kepada sesorang atau badan usaha yang menimbulkan
gangguan atau kerusakan lingkungan.
NRB (Nomor Rekening Bank )
 Nomor rekening dalam buku bank yang
diberikan oleh pihak bank untuk kepentingan
segala transaksi keuangan usaha melalui bank

NRP (nomor registrasi perusahaan) atau TDP

(tanda daftar perusahaan)
Mewajibkan mendaftar di Kantor Departemen
Perdagangan setempat
NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak )
Mendaftarkan diri ke Kantor Pelayanan Pajak
yang sesuai dengan domisili wajib pajak

AMDAL (Analisis mengenai dampak lingkungan)

Hasil kajian mengenai dampak besar dan
penting dari suatu kegiatan usaha yang
direncanakan terhadap lingkungan hidup yang
digunakan untuk proses pengambilan
keputusan mengenai penyelenggaraan kegiatan
usaha di Indonesia.
Selesai..