TVD – Tablas de Valoración

Documental
POLITICAS INSTITUCIONALES
POLITICAS ARCHIVISTICAS

PRESENTADO POR
PAOLA ANDREA RODRIGUEZ
POMPILIO GONZALEZ GIRALDO
FICHA 1576607
TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL
 TVR – Tablas de Valoración
Documental
Las TVD – Tablas de Valoración Documental,
son un instrumento Archivístico usado para el
tratamiento de Fondos Acumulados los cuales
se definen como, documentos reunidos por
una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin ningún criterio archivístico de
organización, adicionalmente no cuenta con
las mínimas condiciones de conservación y
con pocas posibilidades de ser fuente de
información y de consulta eficiente para los
usuarios.
 DEFINICION
Es el producto del análisis y
organización de un fondo
acumulado que presenta el listado
de agrupaciones documentales o
series documentales con anotación
de sus fechas extremas, sus
valoración, su disposición final y los
procedimientos a seguir para
aplicar la disposición final.
 OBJETO
El objetivo de la Tabla de Valoración
Documental – TVD es servir de
instrumento como soporte para
recuperar la memoria institucional
mediante la aplicación de criterios
archivísticos, que permitan realizar
el plan de transferencias
secundarias.
 ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoración Documental -TVD como elemento
archivístico es proporcionar, el instrumento dentro del Programa de
Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad
del fondo acumulado y se convierte en la guía para la organización,
selección y expurgo de los documentos, y se constituye en la base de
las respectivas transferencias definidas en el calendario para la
entidad.
 VALORACION DOCUMENTAL
Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD, los
documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde tres
perspectiva: “la trascendencia como testimonio de la Entidad, la
trascendencia de la actuación de la administración y la trascendencia
de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.” Siguiendo las
directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento
General de Archivos para Colombia, define valoración documental
como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo. Recordemos los
valores primarios y secundarios.
 PLAN DE ACCION
Es el conjunto de acciones, que se evidencian de manera ordenada y cuyo
fin es establecer a corto, mediano y largo plazo las actividades, frente a la
organización de los fondos acumulados y en la elaboración y aplicación de
las TVD. La ejecución del plan deberá estar sujeto a la aprobación
definitiva por parte del Comité de Archivo de la entidad. Cada una de las
acciones ejecutadas requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el
cumplimiento de los logros alcanzados con el fin de retroalimentar las
etapas propuestas. La programación de las actividades y su control, puede
llevarse a cabo utilizando el instrumento que se presenta a continuación:
PLAN DE ACCION
ENTIDAD------------------------------------------ FECHA-------------------
¿Qué? ¿PARA ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿CON
QUE? QUE?
ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES FECHA FECHA DE FECHA DE RESPONSABILID RECURSOS
INICIAL CONTROL TERMINACIO AD
N
 METODOLOGIA APLICACIÓN TVD
Una vez aprobadas las TVD se procederá a su aplicación y opera a
partir del archivo central o Histórico, para lo cual en primera instancia
se debe adelantar las siguientes acciones:

• Capacitación: Aplicación TVD

• Selección: retiro de la documentación que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD.
• Foliación.
• Eliminación: elaboración inventarios.
• Preparación física de la documentación a conservar: limpieza, retiro.
• De material metálico y sustitución de unidades de conservación.
• Inventario: actualización
 Metodología de elaboración TVD

A) Estudio Cualitativo
La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar
la situación real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del
Archivo, Planta física, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e
instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación).
 Metodología de elaboración TVD
B) Estudio Cuantitativo
La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario, se puede
identificar a nivel documental el estado físico, deterioro biológico y las
unidades de conservación (Carpetas, A, Legajos, Tomos, Libros,
paquetes entre otros.
 Metodología de elaboración TVD
C) Estudios Institucionales
En la mayoría de situaciones no se cuentan con las fuentes de información
pertinentes para reconstruir la estructura organizativa de la organización por
esta razón es necesario usar:
-Fuentes Primarias: Se emplea en los casos en que la información se pueda
obtener directamente de los funcionarios que conozcan el desarrollo
institucional, de esta manera se logre recopilar testimonios que soporten las
actividades de organización del Fondo Acumulado.
-Fuentes Secundarias: Se emplea para ampliar la comprensión y análisis del
caso en estudio haciendo uso de información documental y bibliográfica. Este
acercamiento se soporta en la búsqueda de Actos administrativos de creación
de la entidad, Organigramas, Actos administrativos de codificación
institucional, Legislación contemporánea de la entidad que se está tratando y
la relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades
administrativas.
 Metodología de elaboración TVD
D) Evolución de La Estructura Orgánica de la Institución
Como resultado de la etapa anterior de recopilación de las fuentes primarias y
secundarias, el personal encargado de esta actividad deberá realizar la
evolución de Estructuras Orgánicas del Fondo Acumulado. el cual brinda los
siguientes resultados:
• Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los
documentos.
• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.
• Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad orgánica y
a cada una de sus partes.
• Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que
durante diversos periodos históricos hayan afectado a la entidad.
• Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la
entidad orgánica.
 Metodología de elaboración TVD

E) Cuadro de clasificación Documental - CCD

A partir del análisis de la información compilada que ha obtenido de
las fuentes documentales. Se puede construir la propuesta del Cuadro
de Clasificación.
 ELEMENTOS TVD
Una vez que se ha elaborado la propuesta de Tabla de Valoración
Documental – TVD para cada unidad administrativa del fondo
acumulado y sugerido el plazo de retención para cada serie y/o
subserie documental, deberá ser sustentada y presentada ante el
Comité de Archivo de la Entidad, quienes deberán evaluarla para su
aprobación. Antes de la aprobación final del TVD.
 ELEMENTOS TVD
A) Código
Sistema de codificación que identifica tanto a las dependencias
productoras de los documentos como sus series y subseries
documentales.
 ELEMENTOS TVD
B) Asunto o Serie
Debe registrar el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales
(series), de igual forma también se listarán
las subseries y tipologías documentales
correspondientes, establecidas en el Cuadro
de Clasificación Documental -CCD.
 ELEMENTOS TVD
C) Fechas
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupación
documental.
 ELEMENTOS TVD
D) Retención en archivo central
Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben permanecer
en el Archivo Central.
 ELEMENTOS TVD
E) Valoración Documental
Se debe indicar si las Agrupaciones Documentales, les corresponden
valores primarios o secundarios. El valor documental debe indicarse
para las series y/o subseries documentales. Nunca para los tipos
documentales, y siempre en forma independiente para cada uno de
estas agrupaciones.
 ELEMENTOS TVD
F) Disposición final
Definición de los procesos que se aplicaran a los expedientes correspondientes
a cada serie o subserie, de acuerdo con los resultados arrojados durante el
proceso de valoración, la cual se señala teniendo en cuenta cuatro
alternativas: CT - Conservación Total: para aquellos documentos que
adquieren valores secundarios y por tanto se consideran de valor histórico, es
decir se convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y
la cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.
E - Eliminación: proceso mediante el cual se destruyen los documentos que
hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores históricos. La
eliminación es un proceso irreversible, por tanto, esta decisión debe estar muy
bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoración abordado durante el
proceso de elaboración de la Tabla de Valoración.
 ELEMENTOS TVD

G) Documental. M - Microfilmación
técnica que permite, reproducir documentos y obtener pequeñas
imágenes en película. En esta columna también se indican otros
soportes electrónicos o magnéticos. S - Selección: este procedimiento
se aplica para aquellas series y/o subseries documentales que no
ameritan conservarse totalmente, pero que poseen valor informativo
que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales. Una vez se efectué la selección, implícitamente se está
determinando eliminación sobre la documentación no seleccionada.
 ELEMENTOS TVD

F) Procedimientos
En esta columna se explicará, cuando sea necesario, en forma concisa y
clara la forma en que se aplicarán los procedimientos relacionados con
los términos de retención y la disposición final, ejemplo los
expedientes se transferirán al Archivo Histórico la Serie Informes
Financieros, ya que refleja el manejo financiero de empresa, en el
archivo Central serán microfilmados aquellos que de acuerdo con una
selección cualitativa, el Comité de Archivo determine que se deben
conservar.
POLITICAS INSTITUCIONALES
 POLITICAS ARCHIVISTICAS
La política de gestión documental en el
Estado Colombiano, acorde con el artículo
6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser
entendida como el conjunto de directrices
establecidas por una entidad para tener
un marco conceptual claro para la gestión
de la información física y electrónica, un
conjunto de estándares para la gestión de
la información en cualquier soporte, una
metodología general para la creación, uso,
mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información,
independiente de su soporte y medio de
creación, un programa de gestión de
información y documentos, una adecuada
articulación y coordinación entre las áreas
de tecnología, la oficina de Archivo, las
oficinas de planeación y los productores
de la información.