Auditados Del SGC Pre Auditoria Externa

Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo
PREPARACIN PARA AUDITADOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PREAUDITORIA EXTERNA (IMNC)
18 Septiembre de 2006
Sistema de Gestin de la Calidad Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo
Agenda
10:00-10:15 10:15-10:30 10:30-11:00 11:00-13:00 13:00-13:15 Registro de asistentes. Bienvenida. Sensibilizacin a la calidad. Documentacin necesaria para la preauditoria externa y Cmo recibir una preauditoria? Comentarios y cierre
Sistema de Gestin de la Calidad
1. Bienvenida
2. Sensibilizacin a la calidad
Calidad
Video: Equipo de guila Video: Quin se ha llevado mi queso
3. Documentacin necesaria para la Preauditoria Externa

Inicio
Implementacin Diagnstico
Conocer la operacin del rea con respecto a la norma ISO 9000 para definir el alcance del sistema
Preauditora
Realizacin de ajustes finales del sistema de calidad. Preparacin del personal para la auditora de certificacin
Revisin, aprobacin, distribucin y difusin de los documentos Ejecuccin de las actividades de acuerdo a los documentos normalizados.
Planeacin
Determinacin de objetivos y cadena de valor. Programa de Actividades.
Auditoras de Certificacin Auditora Interna (19 al 23 de Junio)

Ejecucin de auditoras internas. Realizacin de acciones correctivas y preventivas. Cambios a la documentacin. Cierre efectivo de no conformidades Seguimiento al desempeo del SGC
Capacitacin
Interpretacin de las normas ISO 9000. Designacin del representante de la Rectora, Asesores y auditores internos. Sensibilizacin del personal.
Decisin Negativo del Comit Positivo
Auditora de seguimiento
Revisin por la Rectora
ENTREGA CERTIFICADO ISO 9000
Documentacin
Elaboracin de documentos : Manual de la Calidad Procedimientos del SGC Plan de Calidad Instructivos de trabajo Registros de calidad
Revisin documental en sitio

el manual de la calidad Los resultados de las auditorias internas Los resultados de la revisin por la Rectora
Auditoras de Seguimiento (Anual)
4. Sistema de gestin de la calidad 4.1 Requisitos generales (Preguntas claves)

a) Cuntos procesos integran el sistema de gestin de la calidad? Mapa de procesos b) Explicar la interaccin y secuencia de los procesos del SGC? Manual de calidad c) Como se planifican las actividades de los procesos? d) Cmo se aseguran los recursos necesarios para los procesos? Presupuesto asignado e) Cmo se realiza el seguimiento, medicin y anlisis de procesos? plan de calidad del proceso f) Cmo se toman las acciones derivadas de los procesos? Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
4.2 Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades

La documentacin del SGC se encuentra disponible en el sistema de control de documentos MasterWeb e incluye: a) Una declaracin documentada de la Poltica y los Objetivos de la calidad.
b) El Manual del SGC. c) Los procedimientos documentados requeridos por la norma.
d) Los documentos requeridos por la Universidad que aseguran la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.
e) Los registros requeridos por la norma ISO 9001:2000 y el propio SGC.
4.2.2 Manual de la calidad

La Universidad establece y mantiene un Manual de la Calidad. a) Cul es el alcance del SGC?
El alcance del sistema incluye adems los procesos de gestin de recursos:

Ejercicio y Control del Presupuesto Contratacin y Capacitacin de Personal Administrativo Adquisiciones de Bienes y Materiales adems del proceso de la Rectora de Revisin por la rectora y el proceso de control Medicin Anlisis y Mejora.
4.2.2 Manual de la calidad

La Universidad establece y mantiene un Manual de la Calidad.
b) Cules son las exclusiones del SGC? 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio. Se excluye parcialmente en el inciso a) en lo referente a actividades posteriores a la entrega, debido a que no se determinan requisitos para las actividades posteriores a la entrega de los servicios. 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo. Se excluye para el proceso de trmites de titulacin en el cual no se hace validacin puesto que no est previsto el uso del producto. 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio. Se excluye debido a que en todos los procesos se realizan verificaciones mediante actividades de seguimiento o medicin. 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Se excluye el inciso a), b), c), d) y e) en cuanto al control de los dispositivos de medicin, debido a que en la realizacin de nuestros procesos no se emplean dispositivos que deban ser calibrados o ajustados.
4.2.3 Control de los documentos

La Universidad cuenta con un procedimiento para controlar los documentos del SGC contenido en el master web.
a) Cmo se controlan los documentos internos? b) Cmo se controlan los documentos externos? c) Cmo se controlan los documentos obsoletos?
4.2.4 Control de los registros

La Universidad establece un Procedimiento para el Control de los Registros, contenido en el master web. Cmo se controla los registros generados en el SGC?
Presentar la tabla de tipo de registros
5. Responsabilidad de la Rectora 5.1 Compromiso de la Rectora

a) Cmo se comunica en la Universidad la importancia de satisfacer los requisitos de los usuarios as como los legales y reglamentarios? b) Qu mecanismos se utilizan para comunicar este compromiso?
5.2 Enfoque al usuario

Cmo la Rectora se asegura que los requisitos del usuario se cumplen? Quin es el usuario del SGC?
Proceso
Admisin
Usuario
Aspirante
Inscripcin
Aspirante aceptado
Reinscripcin
Alumno
Titulacin
Egresado
5.3 Poltica de la calidad

Cul es la poltica de calidad?
Quienes laboramos en la Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo asumimos el compromiso de satisfacer los requisitos de los alumnos, los legales y reglamentarios y los determinados por la Universidad a travs de un Sistema de Gestin de la Calidad que promueva y mejore continuamente
los procesos al servicio de la enseanza, la investigacin

cientfica, la creacin artstica y la difusin de la cultura y que coadyuve al logro de los objetivos Institucionales
5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de la calidad

Cules son los objetivos de calidad del SGC?
Ver tabla de objetivos de calidad Los objetivos se documentan en el Plan de Calidad de cada
proceso, y en l que se indica cmo se medirn.
5.4 Planificacin 5.4.2 Planificacin del SGC

Cmo se planifica el SGC? Ver tabla anexo en el manual de calidad
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y autoridad

Cmo se dan a conocer las responsabilidad y autoridad? La responsabilidad y autoridad del personal que desarrolla las actividades, se encuentran descritas en los Planes de Calidad de cada Proceso, en los procedimientos para la realizacin de los servicios, y en el anexo del manual de calidad
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.5.2 Representante de la Rectora

A quin se le asigna como responsable de la rectora? Qu autoridad y responsabilidad tiene?
Esta informacin se encuentra en el manual de la calidad como anexo
5.5.2 Representante de la Rectora

a) Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC.
b) Informar a la Rectora sobre el desempeo del SGC, incluyendo las necesidades para la mejora.
c) Promover la concientizacin en todos los niveles de la Universidad, a fin de cumplir con los requisitos establecidos por los usuarios.
d) A peticin de la Rectora, fungir como su representante ante las instancias que requieran conocer el estado que guarda la implementacin del SGC. e) Las dems que se encuentren descritas en los procedimientos del SGC.
5.5.3 Comunicacin interna

Cules con los mecanismos de comunicacin interna?: comunicados por escrito reuniones de trabajo peridicas
comunicacin directa a todos los niveles de la Universidad

boletines correos electrnicos la pgina Web de la Universidad, entre otros,
5.5.3 Comunicacin interna

Medios de Comunicacin oficiales dentro del SGC
Rector
Reuniones de trabajo peridicas Comunicacin directa a todos los niveles de la Universidad Boletines Correo electrnico Pag. Web de la Universidad
Coordinador de la calidad
Representante de la Rectora
Responsable del SIA
Responsable del proceso de ejercicio y control presupuestal
Responsable del proceso de adquisicin de bienes y materiales
Responsable del proceso de contratacin y seleccin del personal
Proceso de admisin
Proceso de inscripcin
Proceso de reinscripcin
Proceso de Titulacin
Equipo de Despliegue de la Calidad
5.6 Revisin por la Rectora

5.6.1 Generalidades
Cada cuando se realiza la revisin de la Rectora?
La Rectora establece la revisin del SGC al menos una vez cada ao o antes si es necesario, para asegurar su pertinencia,
adecuacin y eficacia continua.
5.6.2 Informacin para la revisin

Cul es la informacin que revisa la rectora?
Resultados de auditoras internas de calidad.

Retroalimentacin del usuario. Desempeo de los procesos y conformidad del servicio. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Acciones de seguimiento de revisiones previas por la Rectora. Cambios que podran afectar al SGC. Recomendaciones para la mejora.
Estado de la Poltica y Objetivos de la calidad.

Evaluacin del desempeo de proveedores. Comunicacin interna y ambiente laboral.
5.6.3 Resultados de la revisin

Cules son los resultados de la revisin de la Rectora?
a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos.

b) La mejora de los servicios, en relacin con los requisitos del usuario. c) Necesidades de recursos.
6. Gestin de los recursos
6.1 Provisin de recursos

Cmo se determinan los recursos necesarios para la realizacin del proceso? La Universidad determina los recursos necesarios para operar el SGC con base en los procesos que lo integran y los provee a travs de la asignacin presupuestal.
6. Gestin de los recursos 6.2 Recursos humanos 6.2.1 Generalidades

Cmo se asegura el personal necesario para el desempeo de los procesos? La Universidad reconoce que su capital humano es indispensable para lograr satisfacer plenamente los requisitos del usuario y cumplir con la Poltica y los Objetivos de la calidad del SGC.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y capacitacin

Cmo se determinan las competencias necesarias para el desempeo de los procesos?
Los titulares de las reas, con base en el anlisis de los conocimientos y aptitudes del personal a su cargo, determinan si es competente; de lo contrario, solicita se lleve a cabo la capacitacin u otras acciones que permitan cubrir el diferencial detectado.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y capacitacin
Definicin del perfil del personal con base en la reglamentacin
Determinacin de las competencias con los responsables del proceso
Evaluacin de las competencias del personal que participa en el proceso
Habilidades, actitudes, educacin, formacin
Programa de capacitacin del personal
Deteccin de necesidades de capacitacin del personal
Evaluacin del desempeo de la capacitacin
Certificacin de competencias
6.3 Infraestructura
Cmo determina, mantiene la infraestructura necesaria para elo desempeo de los procesos? Los titulares de las reas, con base en sus necesidades, determinan sus requerimientos de infraestructura, mismas que gestionan ante la Rectora. Presentar el plan de mantenimiento de computadoras, espacios e edificios
6.4 Ambiente de trabajo

Cmo se determina el ambiente de trabajo?
La universidad determina como ambiente de trabajo, las condiciones necesarias para llevar a cabo las actividades del Sistema de gestin de la calidad, estas condiciones incluyen: la motivacin hacia el trabajo esquemas de reconocimiento condiciones de higiene, limpieza y seguridad condiciones del mobiliario y equipo de trabajo, y
condiciones ambientales (calor, humedad, ruido), entre otras. Cules son los resultados de la medicin de ambiente de trabajo y cuales son las acciones para mejorarla?
Rector
Mejora de procesos Responsable del proceso Satisfaccin del cliente Competencia del personal Comunicacin interna Ambiente de trabajo
Evaluacin de proveedores
Proceso
Seguimiento de acciones correctivas y preventivas Auditorias internas Medicin de objetivos de calidad y desempeo del proceso
7. Realizacin del servicio
7.1 Planificacin de la realizacin del servicio

Cmo se planifica la realizacin del servicio? Mediante la elaboracin de los Planes de Calidad de cada proceso. Esta planificacin considera: Los objetivos de la calidad y los requisitos para los servicios. La necesidad de establecer procesos, documentos proporcionar recursos especficos para los servicios. y de
Las actividades requeridas de verificacin, seguimiento, inspeccin y ensayo y/o prueba.
validacin,
Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y los servicios resultantes cumplen los requisitos.
7.2 Procesos relacionados con los usuarios
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con los servicios

Cmo se determinan los requisitos relacionados con los servicios?
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio. Se excluye parcialmente en el inciso a) en lo referente a actividades posteriores a la entrega, debido a que no se determinan requisitos para las actividades posteriores a la entrega de los servicios.
En los procesos del SGC se determinan los requisitos especificados por los usuarios, incluyendo las actividades para la entrega de los servicios;
aquellos no establecidos por el usuario pero necesarios para la

realizacin del servicio son establecidos por la Universidad. Deben estar
incluidos en el plan de calidad
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con los servicios

Cmo se revisan los requisitos relacionados con los servicios?
Antes de aceptar la realizacin de los servicios bajo los requisitos sealados en el punto 7.2.1, se revisa que stos estn definidos en los planes de la calidad y estos sean acordes con la normatividad y disposiciones establecidas por la universidad.
7.2.3 Comunicacin con los usuarios

Cmo se establece la comunicacin de los usuarios?
Por medio de:

correo electrnico medios grficos atencin directa y personal
buzn de quejas, sugerencias y felicitaciones, entre otros.
que permitan hacer una retroalimentacin a sus dudas con respecto al servicio, consultas sobre sus peticiones y modificaciones, en su caso.
7.3 Diseo y desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo

Cmo se disean los servicios requeridos por los usuarios?
La Universidad se asegura que cualquier diseo requerido por el usuario, se atiende de manera ordenada hasta su validacin.
El responsable del proceso, determina en conjunto con el personal

involucrado, las etapas del diseo y desarrollo, as como la revisin, verificacin y validacin apropiadas para cada etapa del
diseo
desarrollo;
adems
de
las
responsabilidades
autoridades necesarias que no estuvieran previamente definidas.
7.3.2 Elementos de entrada del diseo y desarrollo

Cmo se determinan los elementos de entrada? Cuando se realiza el diseo y desarrollo de un servicio, el responsable del proceso, determina en conjunto con el personal involucrado y con el usuario cuando es necesario, los elementos de entrada relacionados con los requisitos del servicio. Los elementos de entrada pueden incluir cuando aplique: a) requisitos funcionales y de desempeo b) requisitos legales y reglamentarios c) informacin proveniente de diseos previos similares y, d) cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo

Cmo se verifican los resultados del diseo?
Una vez realizado el diseo y desarrollo, se generan los resultados del diseo y desarrollo de tal manera que pueden verificarse respecto a los elementos de entrada y aprobarse antes de su liberacin. Los resultados y desarrollo del diseo:
a) Cumplen con los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo; b) Proporcionan informacin apropiada para la compra, la produccin y la prestacin del servicio; c) Contienen o hacen referencia a los criterios de aceptacin del producto; d) Especifican las caractersticas del servicio que son esenciales para el uso seguro y correcto.
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo

Cmo se realiza la revisin del diseo y desarrollo? En las etapas adecuadas, se realizan revisiones del diseo y desarrollo de acuerdo con lo planificado en el punto 7.3.1. para: a) Evaluar la capacidad de los resultados del diseo y desarrollo para cumplir con los requisitos; e b) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. El responsable del proceso realiza las revisiones en conjunto con los representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseo y desarrollo que son revisadas. El responsable del proceso registra usando el formulario Resultados de la Revisin del Michoacanay San Nicols de Hidalgo Diseo de Desarrollo Sistema de Gestin de la Calidad Universidad
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
Cmo se realiza la verificacin del diseo y desarrollo? El responsable del proceso, en conjunto con los representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseo y desarrollo, realiza la verificacin de acuerdo con lo planificado en el punto 7.3.1., para asegurarse que los resultados del diseo y desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada del diseo y desarrollo.
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo

Cmo se realiza la validacin del diseo y desarrollo?
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo. Se excluye para el proceso de trmites de titulacin en el cual no se hace validacin puesto que no est previsto el uso del producto.
Cuando es posible, el responsable del proceso realiza la validacin del
diseo y desarrollo de acuerdo con lo planificado en el punto 7.3.1. para asegurarse que el servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicacin especificada o su uso previsto, cuado es conocido. Cuando es factible, la validacin se realiza antes de la implementacin del servicio.
7.3.7 Control de cambios del diseo y desarrollo
Cmo se controlan los cambios en el diseo y desarrollo?
Cuando existen cambios del diseo y desarrollo, se revisan,

verifican y validan segn sea apropiado, y aprueban antes de implementarse por parte del responsable del proceso en conjunto con los representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseo y desarrollo.
7.4 Compras 7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes y materiales

Cmo se asegura que los productos adquiridos cumplen con los
requisitos especificados?
La Universidad se asegura que los productos adquiridos para la
prestacin
de
los
servicios
cumplen
con
los
requisitos
especificados en la orden de compra (COM_Pd_RequInsuAlma), y son verificados de forma fsica por el Departamento de Compras y/o los solicitantes del bien y/o material.
7.4 Compras 7.4.1 Proceso de adquisiciones de bienes y materiales

La Universidad define en el procedimiento COM_Pd_SeleEvalProv Procedimiento para evaluar, seleccionar y re-evaluar a los proveedores los criterios para evaluar, seleccionar y reevaluar a los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos y servicios adecuados que satisfagan las necesidades de los usuarios que los solicitan. Con base en la informacin que genera el anlisis de los proveedores, se toman las acciones pertinentes y se conservan los registros correspondientes.
Para el control de los servicios contratados externamente, se utiliza la instruccin Verificacin de Servicios Externos (REC_In_VeriServExte).
7.4.2 Informacin de las compras

Cmo se determinan las necesidades de compra de los insumos requeridos para la realizacin del servicio?
Las
necesidades
de
adquisiciones
de
la
Universidad
se
transmiten a los proveedores por medio de una orden de compra, esta manifiesta:
Los requisitos necesarios para que los bienes surtidos cumplan con los requerimientos de la Universidad.
Cuando sea apropiado, que el personal del proveedor que atiende las rdenes de compra sea competente para esta operacin. Los requisitos necesarios del SGC.
7.4.3 Verificacin de los productos comprados
Cmo se verifican los productos comprados a fin de que se cumpla con las necesidades requeridas? El Departamento de Compras y/o el solicitante del producto, realizan una inspeccin o cualquier otra actividad necesaria para asegurarse que el producto comprado cumple con los requisitos especificados en la orden de compra. En caso contrario, se toman las acciones correspondientes.
7.5 Produccin y prestacin del servicio
7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio

Cmo se planean los procesos requeridos en el SGC?
Los responsables de los procesos planifican y mantienen bajo

condiciones controladas, los procesos para la realizacin de los servicios, de acuerdo con lo establecido en los Planes de
Calidad.
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y prestacin del servicio

Este apartado se excluye.
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio. Se excluye debido a que en todos los procesos se realizan verificaciones mediante actividades de seguimiento o medicin.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad

Cmo se realiza la identificacin y trazabilidad del servicio?
La Universidad establece los criterios para la asignacin de una identificacin adecuada de los servicios, a lo largo de su realizacin y
hasta su entrega final; misma que se puede verificarse a travs de

elementos como: nmero de empleado, nombre del interesado, lugar de adscripcin, entidad acadmica o dependencia, nmero de folio, nmero de requisicin o proyecto, nmero de matrcula, entre otros.
La
universidad
identifica
en
todo
momento
el
estado
de
los
servicios con respecto a los requisitos de seguimiento y medicin. La Universidad controla y registra la identificacin nica de todos los servicios.
7.5.4 Propiedad del usuario

Cmo se resguarda la propiedad del cliente?
Los responsables de los procesos en los que se reciben bienes que son propiedad del usuario, tales como: original del acta de nacimiento, el
ttulo profesional, la cdula profesional, entre otros, cuidan que

mientras estn bajo su control o estn siendo utilizados por ellos, se identifican, verifican, protegen y salvaguardan, incluyendo aqullos que son suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del servicio.
Cuando un bien se pierde, deteriora o que de algn otro modo se considere inadecuado para su uso, es registrado y comunicado al usuario.
7.5.5 Preservacin del servicio

Cmo se preserva el servicio?
Los responsables de los procesos definen cules son los criterios para preservar la conformidad del servicio durante el proceso interno y hasta la entrega al destino previsto. Esta preservacin incluye la identificacin, manipulacin, almacenamiento y proteccin. La preservacin se aplica tambin a las partes constitutivas de un servicio. Se explica en el plan de calidad
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Se
excluye el inciso a), b), c), d) y e) en cuanto al control de

los dispositivos de medicin, debido a que en la realizacin de nuestros procesos no se emplean dispositivos que deban ser calibrados o ajustados.
La Universidad determina en los planes de calidad de cada proceso las mediciones a realizar para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio.
Rector
Mejora de procesos Responsable del proceso Satisfaccin del cliente Competencia del personal Comunicacin interna Ambiente de trabajo
Evaluacin de proveedores
Proceso
Seguimiento de acciones correctivas y preventivas Auditorias internas Medicin de objetivos de calidad y desempeo del proceso
8. Medicin, anlisis y mejora
8.1 Generalidades
Cmo se realiza la medicin, anlisis y mejora?
Los responsables de los procesos definen, planifican e implementan las

actividades de medicin, anlisis y mejora identificadas en los Planes de Calidad, as como las de seguimiento necesarias para asegurar la
conformidad de los servicios, la conformidad del SGC y la consecucin

de la mejora continua de su eficacia.
8.2 Seguimiento y medicin
8.2.1 Satisfaccin del usuario

Cmo se mide la satisfaccin del usuario? Los responsables de los procesos obtienen informacin relativa a la percepcin del usuario con respecto al cumplimiento de sus requisitos a travs de algunos de los mtodos siguientes: Reuniones con los usuarios, en caso de ser necesario. Buzn de quejas, sugerencias y felicitaciones. Quejas directas. Correo electrnico. Estadsticas derivadas de los procesos. Informe de auditoras. Cuestionarios y encuestas.
8.2.2 Auditora interna

Cmo se llevan a cabo las auditoras internas?
La Universidad lleva a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el SGC:
Es conforme con las disposiciones planificadas en 7.1 del presente manual

con los requisitos de la norma ISO 9001:2000 con los requisitos del SGC; y Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

Cmo se da el seguimiento y la medicin de los procesos? La Universidad da seguimiento a los procesos del SGC a travs de auditoras internas y la evaluacin del cumplimiento de los objetivos de la calidad definidos en cada plan de calidad de cada proceso y la revisin de la Rectora. Cuando no se alcanzan los resultados
planificados, se realizan correcciones o acciones correctivas segn

sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del servicio.
8.2.4 Seguimiento y medicin del servicio

Cmo se da el seguimiento y la medicin del servicio? Los responsables de los procesos miden y verifican que se cumplan las caractersticas de los servicios en cada una de sus etapas, manteniendo evidencia de conformidad, de acuerdo con los procedimientos operativos que aplican en cada proceso para la
realizacin de los servicios. En dichos documentos se establecen los

criterios de aceptacin, para asegurar que slo aquellos servicios que cumplen con los requisitos son liberados.
8.3 Control del servicio no conforme

Cul es el tratamiento para el servicio no conforme? Los responsables de los procesos identifican y controlan los servicios que no sean conformes con los requisitos para prevenir su uso o entrega no intencional. Para ello utilizan el
Procedimiento documentado Control de Servicio no Conforme (REC_Pd_CtrlServNoConf), en el que se determinan los controles, responsabilidades, autoridades y el tratamiento que se le da al servicio no conforme, realizando alguna de las siguientes
acciones: a) Eliminar la no conformidad detectada.

b) Autorizar su uso, aceptacin o liberacin bajo concesin por alguna autoridad pertinente o por el usuario cuando sea aplicable. c) Llevar a cabo acciones originalmente prevista. para evitar su uso o aplicacin
8.4 Anlisis de datos

Cmo se analizan los datos analizar la conformidad del servicio?
La Rectora determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGC y para evaluar los puntos en que puede realizarse la mejora continua. Estos datos generados del resultado del seguimiento y medicin y de cualesquiera otras fuentes sirve como elemento de entrada para la Revisin por la Rectora.
El anlisis de datos proporciona informacin sobre:

a) c) la satisfaccin de los usuarios. las caractersticas de los procesos, servicios y sus tendencias.
b) la conformidad con los requisitos de los servicios.

d) los proveedores. e) oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua

Cmo se determina la mejora continua del SGC?
La Universidad mejora continuamente la eficacia del SGC,

mediante el uso de la poltica, los objetivos de la calidad, las revisiones de la Rectora, los resultados de las auditoras, el anlisis de datos y los resultados de acciones correctivas y preventivas realizadas. Evidencia Diagrama de flujo antes de mejorar el proceso Y Diagrama de flujo actual
8.5.2 Accin correctiva

Qu es una accin correctiva? Qu es una correccin? Cmo se atiende una accin correctiva? De donde se derivan las acciones correctivas? Los responsables de los procesos realizan acciones correctivas apropiadas de acuerdo al efecto de las no conformidades, para eliminar sus causas y evitar su repeticin.
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DEPARTAMENTO DE COMPRAS ANLISIS DE HALLAZGOS DE LA PRIMERA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
MANO DE OBRA
MTODOS Y MEDICIONES
MATERIALES
Requisito de la Norma 4.1 En las reas auditadas no se conocen los procesos necesarios para el SGC y su interaccin con los otros, ni los criterios, mtodos, seguimiento y medicin necesarios para el control del proceso.
MAQUINARIA
MEDIO AMBIENTE
ACCIONES CORRECTIVAS
MTODOS Y MEDICIONES: ACCIN: SE REQUIERE DAR CAPACITACIN AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN EL REQUISITO 4.1 Y REALIZAR EVALUACIN AL FINAL DE LA CAPACITACIN. SE EFECTUARN DOS SESIONES SEMANALES DE CAPACITACIN AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LOS SIGUIENTES TEMAS: REQUISITO DE LA NORMA 4.1 REQUISITOS GENERALES DIAGRAMA DE GESTIN DE LA CALIDAD E INTERACCIN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN PLAN DE LA CALIDAD, HACIENDO NFASIS EN LOS OBJETIVOS PLANEADOS EXPLICAR LA FORMA DE MEDICIN DE CADA OBJETIVO FECHA DE INICIO CAPACITACIN: MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: VIERNES 6 DE OCTUBRE DE 2006 MANO DE OBRA: SE REQUIERE PERSONAL DE APOYO PARA DAR CAPACITACIN A TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO. ACCIN: ESTELA OROZCO ARIAS Y RICARDO ORTEGA MACAS DARN CAPACITACIN EN LOS TEMAS DE LOS HALLAZGOS. MATERIALES: PROPORCIONAR COPIA DEL DIAGRAMA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y DEL PLAN DE LA CALIDAD RESPONSABLE: RICARDO ORTEGA MACAS FECHA DE INICIO : MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 MAQUINARIA: CONFIRMAR QUE PUEDAN CONSULTAR EN EL MASTER WEB EL MANUAL DE LA CALIDAD Y DEJAR ASENTADO EN MINUTA DE TRABAJO. RESPONSABLE: ESTELA OROZCO ARIAS Y RICARDO ORTEGA MACAS FECHA DE INICIO : MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: VIERNES 8 DE SEPTIEMBRE DE 2006
8.5.3 Accin preventiva

Qu es una accin preventiva? Los responsables de los procesos determinan y realizan acciones preventivas apropiadas, para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DEPARTAMENTO DE COMPRAS ANLISIS DE HALLAZGOS DE LA PRIMERA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
MANO DE OBRA
MTODOS Y MEDICIONES
MATERIALES
Requisito de la Norma 4.1 En las reas auditadas no se conocen los procesos necesarios para el SGC y su interaccin con los otros, ni los criterios, mtodos, seguimiento y medicin necesarios para el control del proceso.
MAQUINARIA
MEDIO AMBIENTE
ACCIONES CORRECTIVAS
MTODOS Y MEDICIONES: ACCIN: SE REQUIERE DAR CAPACITACIN AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN EL REQUISITO 4.1 Y REALIZAR EVALUACIN AL FINAL DE LA CAPACITACIN. SE EFECTUARN DOS SESIONES SEMANALES DE CAPACITACIN AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LOS SIGUIENTES TEMAS: REQUISITO DE LA NORMA 4.1 REQUISITOS GENERALES DIAGRAMA DE GESTIN DE LA CALIDAD E INTERACCIN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN PLAN DE LA CALIDAD, HACIENDO NFASIS EN LOS OBJETIVOS PLANEADOS EXPLICAR LA FORMA DE MEDICIN DE CADA OBJETIVO FECHA DE INICIO CAPACITACIN: MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: VIERNES 6 DE OCTUBRE DE 2006 MANO DE OBRA: SE REQUIERE PERSONAL DE APOYO PARA DAR CAPACITACIN A TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO. ACCIN: ESTELA OROZCO ARIAS Y RICARDO ORTEGA MACAS DARN CAPACITACIN EN LOS TEMAS DE LOS HALLAZGOS. MATERIALES: PROPORCIONAR COPIA DEL DIAGRAMA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y DEL PLAN DE LA CALIDAD RESPONSABLE: RICARDO ORTEGA MACAS FECHA DE INICIO : MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 MAQUINARIA: CONFIRMAR QUE PUEDAN CONSULTAR EN EL MASTER WEB EL MANUAL DE LA CALIDAD Y DEJAR ASENTADO EN MINUTA DE TRABAJO. RESPONSABLE: ESTELA OROZCO ARIAS Y RICARDO ORTEGA MACAS FECHA DE INICIO : MIRCOLES 30 DE AGOSTO DE 2006 FECHA DE TERMINACIN: VIERNES 8 DE SEPTIEMBRE DE 2006
Cmo recibir una preauditoria externa?
Finalidades de un SGC
Usuario
Personas que intervienen en una preauditoria
Auditor
Una
persona
que
tiene
las
competencias
necesarias para realizar una auditora interna al sistema de gestin de la calidad
Auditado
Es cualquier miembro de la universidad que desempea una funcin que forma parte del programa de calidad, y cuya operacin afecta directamente la calidad del servicio.
Qu debe hacer un auditor

Prepararse: Conocer el tema y el material Aprender: Todo lo posible acerca del proceso
Controlar: La auditoria
Ayuda: En reas donde existe una falta de entendimiento o mala interpretacin Escuchar: Lo que esta diciendo el auditado Observar: El entorno en el que se rodea Obtener: Evidencia objetiva Ser conciso: Mantenga las preguntas cortas
Qu debe hacer un auditor
Recolectar evidencia objetiva a travs de:

Entrevistas con el personal de la instalacin Examen de documentacin Observacin de las actividades y condiciones Revisin de los registros
Qu debe hacer un auditado

Estudiar el manual de calidad Estudiar el glosario de trminos
Portar la camisa
Contestar nicamente las preguntas del auditor Externo Atender amablemente al auditor
Prestar inters en las preguntas

Ayudarse mutuamente para contestar las preguntas del auditor No dudar de lo que dice Presentarles las evidencias correspondientes
Qu no debe hacer un auditado

No conocer el SGC No mostrar inters en la realizacin de la auditoria
Quejarse de los problemas de la Universidad

No mostrar evidencia Poner resistencia a responder
Mostrar inconformidad del ambiente de trabajo

Llegar tarde a la cita Interrumpir la auditoria con alguna actividad no programada
Conocer un da antes el SGC
Razones de no conformidades
No se implementan los procedimientos en el proceso
El proceso es ineficaz
Otras causas fundamentales son las AUSENCIAS de:
Educacin y capacitacin
Recursos
Riesgos de la Preauditoria
No acceso al Master Web No acceso al SIA
Dados a la armona bajo la sombra de la religin, unidos por el lazo fraterno hacia la luz del saber, la paz y la victoria

Auditados Del SGC Pre Auditoria Externa

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PREPARACIN PARA AUDITADOS DEL

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Sistema de Gestin de la Calidad

Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo

Sistema de Gestin de la Calidad

Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo

3. Documentacin necesaria para la Preauditoria Externa

Auditoras de Certificacin Auditora Interna (19 al 23 de Junio)

Decisin Negativo del Comit Positivo

Revisin por la Rectora

ENTREGA CERTIFICADO ISO 9000

Revisin documental en sitio

Auditoras de Seguimiento (Anual)

Sistema de Gestin de la Calidad

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4. Sistema de gestin de la calidad 4.1 Requisitos generales (Preguntas claves)

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4.2 Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades

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4.2.2 Manual de la calidad

El alcance del sistema incluye adems los procesos de gestin de recursos:

Sistema de Gestin de la Calidad

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4.2.2 Manual de la calidad

4.2.3 Control de los documentos

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4.2.4 Control de los registros

Presentar la tabla de tipo de registros

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5. Responsabilidad de la Rectora 5.1 Compromiso de la Rectora

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5.2 Enfoque al usuario

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5.3 Poltica de la calidad

los procesos al servicio de la enseanza, la investigacin

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5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de la calidad

proceso, y en l que se indica cmo se medirn.

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5.4 Planificacin 5.4.2 Planificacin del SGC

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5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y autoridad

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5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin

5.5.2 Representante de la Rectora

Esta informacin se encuentra en el manual de la calidad como anexo

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5.5.2 Representante de la Rectora

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5.5.3 Comunicacin interna

comunicacin directa a todos los niveles de la Universidad