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O tempo o recurso mais precioso de que dispomos. Ele no pode ser poupado, recuperado, expandido: S PODE SER USADO. E como s temos 24 horas por dia, no poderemos realizar todas as atividades que gostaramos. Sempre haver mais coisas a fazer do que o tempo disponvel. Por isso preciso PLANEJAR e ESCOLHER.
ADMINISTRAO DO TEMPO
INTRODUO:
A arte do bom uso do tempo.
PRINCPIO DO OBJETIVO
PRINCPIO DA CONCENTRAO
PRINCPIO DO OBJETIVO
Os objetivos constituem a base para determinar que atividades devem ser realizadas e tambm permitem estabelecer os critrios para avaliar quo bem, essas atividades esto sendo realizadas.
1) O objetivo deve comear com um verbo de AO ou REALIZAO. Ex.: Conseguir aprovao para o projeto ...
2) O objetivo deve estabelecer de forma clara e especfica o RESULTADO a ser alcaado e deve QUANTIFICAR esse resultado. Ex.: Reduzir os custos de produo no mnimo em 10% .
3) O objetivo deve especificar a DATA-ALVO para sua realizao. Ex.: Reduzir os custos de produo de 15 para 10% at 05/12/98 .
4) O objetivo deve especificar o INVESTIMENTO mximo, em termos de DINHEIRO e TEMPO para ating-lo. Ex.: Realizar at o final do ano, 5 projetos, gastando at 5% do retorno previsto .
5) O objetivo deve ser expresso de FORMA MAIS COMPLETA possvel. Ex.: Realizar um curso de leitura dinmica at 15/01/99, para aprender a ler mais rpido, livros e relatrios, de modo a reduzir minha leitura de 6 horas semanais para 3 horas semanais .
OBJETIVOS SECUNDRIOS:
So os objetivos importantes. Sabemos que precisamos realiz-los, mas podem ser programados para logo a seguir aos objetivos essenciais.
OBJETIVOS MARGINAIS:
So aqueles que possuem certo grau de importncia, porm podem ser postergados ou at mesmo desprezados.
PRINCPIO DA CONCENTRAO
A definio clara e correta das prioridades e a firme concentrao nelas bsica para a boa administrao do tempo.
O QUE FAZER VERSUS O QUE NO FAZER. Na deciso da alocao de recursos, deve-se definir quais as atividades e objetivos a serem mantidos mas tambm, quais devem ser postergados ou mesmo abandonados. Deve-se questionar : Onde est o maior retorno ? Onde esto os poucos itens crticos que representam a grande parte dos resultados esperados ? O que realmente crtico ?
PRINCPIO DA CONCENTRAO
Os resultados so potencializados na medida em que se concentra fora, energia e tempo em alguns poucos itens crticos. (Princpio de Pareto ou Princpio 80/20).
DIAGRAMA DE PARETO
100 80 60 40 20 0 138 C 75 D 54 B 33 A 100 80 60 40 20 0
PRINCPIO DA CONCENTRAO
O QUE ESTABELECER COMO PRIORIDADES: Aqueles objetivos ou atividades que representam a maior parte dos resultados (os 80/20). O que decisivo para a sobrevivncia e o sucesso (se fizermos iremos garantir a vitria). O que crtico para a sobrevivncia e o sucesso (se no fizermos certamente seremos derrotados). A explorao de oportunidades em contraposio a resoluo de problemas.
PRINCPIO DO CONTROLE
Para assegurar a realizao de nossas atividades e de nossos resultados, devemos no s planej-los como tambm manter um controle contnuo sobre eles. O CONTROLE DEVE SER DIRIO. O CONTROLE EVITA A ARMADILHA DA ATIVIDADE .
Planeje diariamente :
O QUE NO FAZER
O TEMPO PARA VOC O TEMPO PARA ATENDER AS PESSOAS
Formas de organizao de um sistema de arquivo: Pasta diria Pasta mensal Lista de tarefas Lixo
Melhore a administrao do seu tempo mudando e melhorando seus hbitos; Pense e fale claro, explicitando sempre prazos e horrios; Melhore seu desempenho e resultados, escrevendo e controlando o que precisa ser feito; Planeje hoje o que pretende fazer amanh. O dia vai render muito mais.
No desperdice seu tempo parando no meio, uma tarefa iniciada; Faa agora, no deixe para depois; Reserve um tempo para si. a melhor maneira de ter tempo para os outros.