2.

2 Planeacin de la presentacin
En una presentacin eficaz, el momento de la exposicin

es casi el final del proceso de produccin. Antes se realiza un trabajo de planeacin, diseo y elaboracin. Despus de la exposicin debe de evaluarse el resultado

2.2.1 Tareas en el proceso de la planeacin

Preparar una presentacin eficaz y de calidad es un proceso que involucra varias tareas, en las que el presentador solo o en equipo debe ocuparse. De manera especfica, el expositor como la persona responsable de la presentacin tiene cuatro tareas bsicas a realizar, previas, durante y posteriores a su exposicin La planeacin es una parte importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta hasta que concluye la participacin en una exposicin. El presentador y su equipo pueden utilizar herramientas como el plan general de accin, en donde se proyectan y programan las actividades necesarias para que la presentacin concluya con xito. Con la informacin recopilada se organiza el contenido y se disean los materiales de apoyo. En este caso el material de apoyo consistir en la elaboracin de presentaciones electrnicas. Durante la exposicin el presentador gua a la audiencia auxiliado por los recursos o medios establecidos y producidos de acuerdo con la planeacin, pero sobre todo apoyado en sus principales cualidades, como dominio del tema, manejo de tcnicas comunicativas, carisma y habilidad en el de la tecnologa. Una vez concluida la exposicin el presentador debe verificar o comprobar si se alcanz el objetivo; as la planeacin debe de proveer una forma de retroalimentacin. Resumiendo, las acciones del presentador son: planear la presentacin, organizar el contenido, guiar a la audiencia y comprobar el resultado o efecto de lo expuesto. PROCESO DE PLANEACION La presentacin como un acontecimiento a realizar debe ser planificado por el presentador, lo que permitir adelantarse a los hechos, anticipando las condiciones que puedan surgir. A continuacin se presentan algunos conceptos tiles en este proceso.

Documentacin.
Para lograr una mejor organizacin, el presentador debe

documental cuidadosamente la fecha y el tiempo en el que est programada la presentacin, el tipo y el tema de la presentacin, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicacin y las caractersticas del escenario, el tamao y naturaleza de la audiencia y establecer el resultado que se espera lograr.

Identificacin de contactos.
Es usual que una presentacin surja por invitacin y la

persona que convoca o la que coordina el o sea el contacto principal que puede proveer al presentador de informacin til y detallada relacionada con su participacin.

Fuentes de informacin
Despus de conocer el tema de la presentacin es

importante identificar las fuentes adecuadas para recopilar la informacin y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. El documento puede ser resultado de una investigacin, libros, artculos en revistas, sitios en Internet. Es importante mencionar la autora si se incluyen citas textuales o imgenes que no hayas producido.

Prueba de la presentacin.
El xito de una presentacin puede ser evaluado al final del evento mediante la aplicacin de alguno de los recursos ya comentados. Sin embargo, antes de llegar a ese momento, es conveniente realizar las pruebas necesarias al material de apoyo y ensayar cmo se complementan en conjunto el presentador y el material. La prueba del material y el ensayo de la presentacin tienen varios propsitos. Verificar la calidad, organizacin y cantidad del contenido en cuanto a los objetivos planteados y al tiempo disponible para la exposicin. Probar el diseo y funcionamiento de la presentacin respecto al tipo y tamao de texto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas. Permitir al presentador alcanzar un buen nivel de memorizacin del contenido, pero sin llegar a la repeticin mecanizada. Probar el funcionamiento y manejo del equipo de proyeccin. La intencin puede ser una autoevaluacin o incluso invitar a algunas personas a estos ensayos y escuchar sus comentarios para realizar los ajustes necesarios para garantizar el xito.

Planeacin de la presentacin electrnica.

Una vez establecidos los aspectos generales de la

presentacin, como son el propsito, el tema y las caractersticas de la audiencia, y despus de haber recopilado y preparado la informacin, se puede planear la produccin de la presentacin electrnica, que es el apoyo visual necesario en toda exposicin.

Recursos de ayuda a la planeacin

Desarrollar un plan general de accin y emplear

formularios especiales son estrategias que ayudarn en la organizacin de la presentacin

Plan general de accin.

Es una herramienta de organizacin en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentacin concluya con xito. En l se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una. El alcance del plan general de accin puede ser tan amplio como la importancia y magnitud que requiera el evento. No obstante, un presentador demuestra su profesionalismo al dedicar el tiempo suficiente para planear adecuadamente su participacin por mnima que sta sea. Un plan general de accin eficaz consigue su propsito empleando los medios ms idneos y pertinentes. La planificacin debe girar en torno a la audiencia, es decir, del cliente; por tanto, todos los aspectos de la presentacin, como la preparacin del contenido, el lenguaje, los audiovisuales, el comportamiento, la respuesta y la retroalimentacin, se consideran en relacin con la audiencia a la que van dirigidos. En la fase de planificacin es conveniente: Aclarar la hora en que est programado el inicio de la presentacin y verificarlo posteriormente, por si hubiera algn cambio. Considerar el tiempo neto para la transmisin del mensaje y conocer la dinmica que tendr la presentacin, porque puede verse afectado por la intervencin de la audiencia durante la exposicin o por la reserva de tiempo para la sesin de preguntas y respuestas. En funcin del tiempo neto estimado, se decide la cantidad de material que tendr la presentacin. No es conveniente prepararse para una intervencin de una hora si el tiempo concedido es de 30 minutos, o el caso contrario resultara muy embarazoso para el presentador. Un expositor profesional prev las posibles situaciones y tiene la precaucin de considerar la forma de alargar o condensar la presentacin en caso necesario. Ms que con puntualidad, es necesario llegar temprano, es decir, con bastante tiempo de anticipacin porque las circunstancias no se ajustan siempre al plan previsto. Al llegar temprano, puede verificar que todo est en orden para la presentacin y tiene la oportunidad de prepararse mentalmente para dirigirse a la audiencia.

Lista de planificacin.
Son tres formularios que ayudarn a prestar atencin a los

detalles que no deben olvidarse cuando se planifica la presentacin. Lista de planeacin portada (LPP). Resume informacin necesaria para plantear preparativos, objetivos y el plan de accin de la presentacin. Lista de planeacin audiencia (LPA). Resume las caractersticas de la audiencia y algunas de las cuestiones clave a plantear sobre su naturaleza y necesidades. Lista de planeacin lugar (LPL). Rene informacin en torno a la ambientacin, instalaciones y equipamiento del lugar.

Retroalimentacin.
Para comprobar el resultado y evaluar la eficacia de la presentacin,

as como un indicador del grado han alcanzado los objetivos, es conveniente establecer un mecanismo de retroalimentacin que permita medir la respuesta de la audiencia al mensaje. Este mecanismo puede ser hablando a la audiencia de manera individual al concluir la exposicin , o en ocasiones especiales se puede realizar una llamada telefnica a la persona que toma las decisiones, un da o dos posteriores al evento, para investigar su nivel de satisfaccin y formularle algunas preguntas para medir la eficacia de la presentacin. Otro mtodo de evaluacin es la aplicacin de cuestionarios despus de la presentacin; ste es tal ves el mas adecuado debido a que la retroalimentacin resulta ms verdica y perdurable.